新經(jīng)濟形勢下如何做好檔案管理工作

莊錫睿

（長白山保護開發(fā)區(qū)就業(yè)服務中心，延邊 133613）

一、新時期檔案管理與利用的意義

檔案作為承載了組織在建設、運行、維護過程中的記錄載體，隨著時代的變革，成為了各個行業(yè)中不可獲取的信息模塊，新時期的檔案管理在一定程度上為社會經(jīng)濟發(fā)展和行業(yè)建設提供了全面、詳細的信息和數(shù)據(jù)參考，在政策法規(guī)的制定上為行業(yè)發(fā)展提供了有力的信息支持。

二、當前時代對于檔案管理的疏忽

社會經(jīng)濟在蓬勃發(fā)展，系統(tǒng)建設和組織發(fā)展也不斷進步，軟硬件設施投資不斷加大，信息技術得到廣泛應用。但也應看到，檔案管理工作還存在一些問題，影響了檔案管理的效率。

（一）對檔案管理重視不夠，管理不規(guī)范

一些組織對于檔案記錄工作的重要性意識不足，未將此類任務計入重要的工作日程中，另外部分員工思想渙散明顯。具體表現(xiàn)為：有的單位檔案管理投入少，檔案管理相關硬件設施水平低，檔案管理相關制度執(zhí)行不嚴，流于形式，致使檔案的完整性、真實性和利用價值大大降低檔案。同時，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，工作量大，成就感不強，部分工作人員對檔案重要性認識不足，心態(tài)嚴重懈怠，未按嚴格標準執(zhí)行，造成檔案管理混亂，利用率低。

（二）信息化程度低，工作效率有待提高

目前，檔案管理的發(fā)展取得了一定的進步，但總體發(fā)展仍不平衡。發(fā)達地區(qū)和政治、經(jīng)濟、等各方面表現(xiàn)突出，這些地區(qū)有能力、有制度保證引進更多具有專業(yè)知識的檔案管理人才，有力地保障了檔案管理信息化的飛速且平穩(wěn)的發(fā)展。但在一些經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)和邊遠地區(qū)，無法加大投入，檔案管理信息化建設軟硬件配置不均衡，管理和服務中難以全面落實信息化手段，管理質(zhì)量不高，服務效率低。

（三）檔案管理工作人員的素質(zhì)參差不齊

目前一些地區(qū)的檔案工作者也存在著年齡結構不合理、專業(yè)技能和服務觀念落后、職業(yè)道德薄弱等問題。在具體工作中，極度欠缺信息技術時代中必備的工作技能，無法落實新的檔案保管標準和現(xiàn)代服務理念，這就導致了檔案管理信息化建設的滯后，直接影響到檔案管理的水平。

（四）設施利用不充分，檔案內(nèi)容不全面

雖然一些檔案館、圖書館及有關單位設立檔案存儲空間，并配備了相應的物料支持但實際利用率不高，檔案保存不善。紙質(zhì)檔案的電子化、音視頻資料的收集歸檔、檔案數(shù)據(jù)的互動利用平臺等工作未得到有效開展，嚴重影響了檔案服務功能的發(fā)揮。一些單位在收集整理檔案時，片面注重紙質(zhì)資料，忽視音、視頻、照片等檔案資料的重要性，檔案內(nèi)容體系建設不全面，經(jīng)濟社會發(fā)展記錄不完善。因此，現(xiàn)有檔案已不能滿足經(jīng)濟社會建設的需要。

三、檔案管理人員應該具備的素質(zhì)

（一）具有良好的政治素養(yǎng)和保密意識

對于檔案管理工作者，需要時刻把握準確的政治方向，體會國家的各項方針政策，能夠運用馬克思主義、鄧小平理論、“三個代表”重要思想以及科學發(fā)展觀來充實自己。能夠運用馬克思主義來解釋問題。不管怎么樣，對于檔案管理而言，必須有一個正確的立場以及堅定的思想進行保護。此外，對于檔案，原本就是屬于保密的范圍，因此，作為檔案管理者，必須要對之進行保密。在遵守《保密法》和《檔案法》的基礎上，在運用檔案的時候，將保密任務做好。

（二）扎實的檔案專業(yè)素養(yǎng)

就存檔管理而言，是比較專業(yè)性的，技術含量比較高的一項任務。每一個程序必須配套專門的理論以及手段。唯有對于這些理論以及手段有了確切的了解之后，檔案管理者才可以保證對于檔案管理的成效。對于檔案管理工作而言，其內(nèi)容涉及收集檔案數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行整理，分類，并完成裝訂、報關利用等任務。因此，作為檔案管理者，必須要非常細心地進行工作，才能確保不出現(xiàn)任何錯誤。就檔案管理工作所具備的服務類性質(zhì)和條件，這就需要從事檔案管理的工作者需要有非常好的職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德。他們需要按照客觀事實進行，對于檔案完成分類以及建檔。對于檔案管理工作來說，這屬于事務處理工作以及知識密集型工作相互結合的產(chǎn)物，因此，作為檔案管理者，必須在專業(yè)素養(yǎng)方面過硬。

四、完善檔案管理的對策

（一）不斷創(chuàng)新檔案管理利用工作理念

時代在變化，檔案管理利用的工作理念也要與時俱進，不斷更新。檔案管理者應站在檔案管理產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高度審視現(xiàn)狀，摒棄陳舊的管理模式。積極學習先進的管理和使用方法，建立嶄新的工作狀態(tài)，保證檔案管理能夠順利進行，復核當前社會信息化的發(fā)展。檔案管理工作人員需要能夠主動地認識新時期檔案管理利用的規(guī)律和特點，樹立更加科學的管理理念，不斷創(chuàng)新管理形式。

（二）利用信息技術加強檔案的管理和利用

隨著信息化的不斷發(fā)展，各個企業(yè)事業(yè)單位，在發(fā)展的過程當中，所涉及到的內(nèi)容也越來越全面。對于檔案管理而言，在信息內(nèi)容以及形式方面呈現(xiàn)出多樣化。以往的人工處理方式完全不能滿足當前社會的發(fā)展。計算機的出現(xiàn)，已經(jīng)代替了人工，而且也逐步發(fā)展成云管理。基于管理流程以及運用手段方面，電子表格已經(jīng)進一步代替紙質(zhì)表格，在安全方面得到增強，保證信息處于保密的層面，防止信息泄露。

（三）完善檔案管理制度，加強檔案全生命周期管理

我們知道，管理和制度是密不可分的。為了對于檔案管理實現(xiàn)高效管理以及利用，需要構建檔案工作管理體制，覆蓋檔案的全部過程，即從出現(xiàn)到最后的運用。就不一樣的時期，不一樣的服務對象以及具體的保存手段。對于檔案實施分類歸檔，方便之后的使用。為了更好地利用檔案，有必要對檔案借閱辦理相應手續(xù)，避免檔案丟失。

（四）加強人員梯隊建設和業(yè)務能力培訓

現(xiàn)如今很多公司與組織中的檔案管理人員缺少專業(yè)素質(zhì)，對于檔案的理解存在認知偏差，處理能力有新時代的要求存在差距，所以新時期要更加強檔案管理人才的專業(yè)素養(yǎng)培訓，根據(jù)實際需要定期開展檔案管理專業(yè)培訓，提升相應工作人員的業(yè)務管理水平，重視檔案工作的責任感促。進新時代檔案管理水平全面提升。

（五）加強交流培訓

作為檔案管理部門，對于檔案管理工作者，必須進行相關的培訓，只有在不斷地學習過程當中，才能獲取到新的檔案管理知識，便于有效開展檔案的管理工作。因此，各個單位，需要拿出一部分的資金，對于那些有著突出業(yè)績的年輕工作人員，要對之實施短期的培訓，還需要注意脫崗學習和崗位培訓聯(lián)合起來。倡導以工作學習聯(lián)合的方式，使得理論學習與實踐結合起來，不允許發(fā)生“掉書袋”的情形，確保運用學習到的知識，增強工作者在檔案管理方面的水平。

（六）檔案管理人員需要持續(xù)學習

伴隨著當前檔案管理的不斷發(fā)展，對于檔案管理工作者而言，他們的個人文化素養(yǎng)以及專業(yè)技能都有了極大地進步。完成繼續(xù)教育，其主要的目標就是要不斷更新檔案管理工作者在知識方面的儲備、增強知識的認知能力、對于整體的知識機構進行重新構建，以符合當前社會的發(fā)展。其內(nèi)容主要涉及：提高職業(yè)道德教育、提高對于電子管理新概念的教育、增強在檔案管理方面的創(chuàng)造力的教育。檔案管理工作者需要精通信息的獲取能力、傳輸及時以及存儲技術方面，便于對于網(wǎng)絡信息資源進行開發(fā)和利用，而且能夠在工作當中，合理有效地運用信息管理體系，便于實現(xiàn)對于信息資源完成快速和精確的檢索。

結 語

新時代對于檔案管理的要求更進一步，要求管理工作必須做到科學規(guī)范，不但是保證檔案管理工作持續(xù)有序發(fā)展、更是提高檔案信息服務能力的重要保證。因此，必須緊跟時代特點，轉(zhuǎn)變管理觀念，創(chuàng)新管理方法，提高人員素質(zhì)，最大限度地發(fā)揮檔案管理的效能。