基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法探析

王琳

陜西省渭南市市政工程處 陜西渭南 714000

隨著建筑行業發展速度的不斷加快，行業間的競爭也更加的激烈，競爭壓力也更大，為確保建筑工程企業持續健康發展，需要不斷的提高自身管理能力與管理水平。工程建筑檔案管理是施工建設企業管理的重要組成部分，在管理過程當中需要科學的將信息化技術應用其中，促使工程建筑檔案管理逐漸的向信息化、現代化方向發展，促使工程檔案管理更加系統化、規范化、標準化，有效的在施工建設管理與運營的過程中發揮價值作用[1]。

1 工程建筑檔案管理的現狀

1.1 信息化建設發展緩慢

大部分建筑施工企業在管理過程當中認識到工程建筑檔案信息化管理建設的重要信息，也在加快工程檔案管理信息化建設，但是相對來說，投入力度和重視程度仍然不夠。大部分工程建筑檔案相關資料信息比較分散，在管理過程當中無法實現統一的管理、規范的管理。檔案信息化建設相關制度和機制不夠完善，導致信息化建設缺乏制度的保障和約束。而且部分工程建筑施工企業在檔案管理過程當中所采用的管理方法、管理手段比較落后，無法滿足信息化時代檔案管理的需求，影響了工程建筑檔案實用性和有效性的發揮。

1.2 信息化管理缺乏動力

部分建筑施工企業在工程建筑檔案信息化管理的過程當中還存在著諸多不足，相關管理制度和機制不夠完善，管理人員信息化意識不強，缺乏信息化建設人才等，導致工程建筑檔案信息化管理缺乏動力，從而影響了管理效果。

2 基于信息化的工程建筑檔案管理方法

2.1 強化檔案管理現代化意識

工程建筑檔案在建筑工程施工管理與工程項目建設當中發揮著重要的作用，強化對工程建筑檔案的管理，能夠更加準確地、更加全面反映工程建筑的實際施工狀況、質量安全狀況和工程進度等。因此，工程建筑施工企業需要重視強化工程建筑檔案信息化建設，要不斷增強檔案管理的有效性。例如，科學合理的將網絡技術、信息技術應用其中，借助網絡技術構建完善的、系統化的電子信息庫，方便相關信息資料的傳遞和溝通。要促使檔案管理工作與信息化建設有效的結合，強化檔案管理數字化建設、信息化建設、現代化建設。通過采用電子文件的方式進行存儲，擴大存儲空間，確保檔案信息的完整性與及時性。根據建筑工程施工企業實際工程項目建設的需要，建立科學合理的檔案信息化管理模式，促使工程檔案管理更加的系統化、標準化、規范化[2]。

2.2 強化檔案管理隊伍建設

工程建筑企業需要重視強化檔案管理隊伍建設，采取有效措施，不斷加大對檔案管理人員的培訓力度，不斷地提高管理的業務技術水平、綜合素養和職業操守。促使檔案管理人員參與到工程建筑項目施工建設的全過程當中，及時做好建筑工程檔案相關信息和資料的收集、分類、保存等工作，促使工程建筑檔案更加的科學、更加的完整。工程建筑施工企業需要不斷的創新檔案管理的方式和手段，通過培訓提升管理人員的綜合素質。強化對管理人員的信息化技術的培訓，提升信息化管理的能力；引進和推廣先進的管理理念，增強相關管理人員的責任意識、工作意識、創新意識。通過打造一支專業能力較強的、能熟練操作和運用信息化技術的、綜合素質較高的管理隊伍，為工程檔案信息化管理提供動力支持。

2.3 強化檔案庫的信息化管理

工程建筑企業還需要不斷的強化檔案庫的信息化管理建設，促使檔案管理工作更加的規范化、更加系統化，有效實現檔案信息的共享利用。例如，將需要實施歸檔的檔案信息資源依照統一的格式進行統一管理，由系統實施自動歸檔。將歸檔后的檔案信息、檔案資料集中地保存在數據庫平臺內，更加全面、準確的收集工程項目建設相關信息和資料，實現檔案信息資源的共享和利用?？茖W合理的利用計算機技術實現檔案數據資料的檢索、分類、組合。此外，還需要做好數據庫的維護和更新的工作，確保檔案信息的及時性與全面性。

2.4 強化信息化管理的安全意識

信息化技術在工程建筑檔案管理中的應用提高了檔案管理的工作效率，能使檔案管理向信息化、現代化、規范化方向發展。但是，在管理過程當中，尤其是電子檔案管理的過程當中還存在不穩定性的因素，需要工程建筑企業做好檔案信息的保密工作，強化信息化管理安全意識，預防檔案外泄造成的損失。例如，在日常的管理過程當中對于重要檔案內容進行加密處理；科學合理的制定檔案信息管理的權限；做好網絡的定期維護與管理，提高檔案管理的可靠性和安全性；促使紙質檔案與電子檔案結合；確保檔案移交各環節的有效銜接，減少移交過程中的失誤等，確保工程建筑檔案信息資料的的完整性與準確性[3]。

3 結語

綜上所述，信息技術的發展與推廣使用，推動了各行業的管理與進步。工程建筑企業在工程建筑檔案管理的過程當中也需要有效地將信息技術應用其中，強化工程檔案管理信息化建設，創新檔案管理的方式和手段。通過強化檔案管理現代化意識、強化檔案管理隊伍建設、強化檔案庫的信息化管理、強化信息化管理的安全意識。不斷地提高檔案管理工作的效率，推動檔案管理工作有序的開展，促使工程建筑檔案管理向信息化、現代化、規范化、高效化方向發展。