事業單位會計檔案管理的新思考

胡莉麗

（雅安市第四人民醫院，四川 雅安 625000）

在事業單位檔案管理中，會計檔案是對各種經濟活動的重要記錄和反映。通過對自己的會計檔案給予規范，分支學習和全面管理可以為不同機構在不同時期的財務工作的研究和發展提供參考，為今后財務規劃的決策提供重要的依據。此外，事業單位接受上級有關信息，會計檔案對部門的財務檢查和年度審計也非常重要，因此，對大多數事業單位來說，積極做好相應的會計檔案管理工作至關重要。

一、事業單位會計檔案管理工作的必要性

本文從會計檔案資料信息的存在狀況和基礎作用出發，分析了會計檔案資料信息是事業單位檔案資料和信息的重要組成部分，全面記錄事業單位經濟業務活動的組織和發展過程，反映事業單位各種經濟業務活動基本問題的重要載體。完整的內容對事業單位會計檔案的數據和信息的分析和體現具有非常重要的意義，同時也應具備真實性和全面性。事業單位在各個發展時期經濟業務活動的組織和發展，為了使財務活動的組織和發展在單位制定和形成基本業務發展政策、研究和分析各種日常業務問題以及日常經濟活動的組織方面起到極其重要的作用，需要注意提供參考依據。事業單位是我國政府機關的組成部分，是我國政府機關制度的重要組成部分，事業單位本身承擔著一定數量和一定形式的公共治理和社會服務職能。事業單位自日常經營開始，維持單位正常運轉和提供具體社會服務的項目主要依靠政府財政職能部門的資金支持，在日常經營過程中有效開展會計檔案數據和信息的業務管理，提高和改善我國金融資本要素的綜合利用價值，對于有效、有序地組織和開展行業單位的各項經濟業務活動具有重要意義。

二、新時代信息數據化背景下事業單位會計檔案管理現狀

（一）有的會計核算中心沒有或不及時向檔案管理部門移交會計檔案

《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。但在實務中，許多事業單位沒有及時完成會計檔的移交工作，主要原因是有的單位沒有把這項工作具體落實到個人，所以造成了工作的互相推諉和拖沓。

（二）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔

會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”在實務中，許多單位沒有按照規定及時備份電子檔案，或沒有及時將其移交給會計檔案管理機構。

（三）會計工作與會計檔案管理相脫節

會計檔案是會計的產物。會計工作就是這樣的。它是會計工作的延伸和終結。然而，在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務的熟練程度很高，經常參與會計業務的培訓和學習，但他們對檔案知識，特別是會計檔案規范化的標準知識知之甚少，也沒有參與會計檔案管理的培訓和學習。如果財務人員能夠更好地掌握會計檔案管理的相關知識，則更有利于提高單位的會計檔案管理水平。

（四）會計檔案管理工作模式有待創新

檔案是機構管理和研究活動的真實記錄和依據，是機構資產的核心信息資源和重要資源。目前，許多事業單位在實施會計檔案管理時，使用的仍然有限，但是，它是一種比較傳統的工作模式。具體的管理流程，由一定的人員負責收集整理各單位的會計檔案，并加以總結和保存。同時，在時間上，許多事業單位也大多采用傳統的按月、按月、按季、按年進行管理的方法。這樣，就會有的公共機構的發生相關的會計工作已經完成，但相應的會計檔案還沒有及時總結和管理。然后導致一些會計數據滯后，單位的發展部分的會計工作可能會受到影響，有一些錯誤。同時，由于沒有文件，當文件形成時，工作人員不能及時檢查文件。這些是新形勢下的情況，我們還需要機構與時俱進，加強單位內部各部門間的檔案信息共享，及時管理現行會計文件的模式應該優化和創新。

三、會計檔案管理的新思考

（一）創新檔案管理理念，靈活運用信息數據化管理思維

要在信息數字化背景下及時創新，在新的檔案管理理念下，在數據時代靈活運用新的管理思維。在這方面，應將信息技術和數據思想納入檔案管理系統、人員培訓、人員培訓、檔案信息存儲等工作。首先，相關人員應主動分析數據信息功能，將信息數據作為管理資源，從而將檔案信息轉化為信息數據，并在檔案管理過程中全面分析事業單位需求的實際情況，及時整合、梳理檔案信息，以提高事業單位查詢檔案信息的便利性。其次，在完善檔案管理體系的同時，應以信息數據管理思想為基礎，注重科學使用網絡技術，堅持共享、開放的原則，制定檔案管理制度。最后，在新的時期，事業單位對檔案信息的數據檢索有了更高的要求，因此檔案管理工作非常重要，根據不同的規章制度，人員應將檔案信息的類型與分類存儲事業單位檔案的頻率結合起來，為事業單位信息檔案管理平臺的建設奠定良好的基礎。

（二）優化檔案管理形式，建立管理服務平臺

在信息數字化的背景下，提高事業單位會計檔案管理的服務質量是必要的，及時優化檔案管理形式是必要的。應用信息技術和內部管理對事業單位數據進行處理，建立數據檔案管理服務平臺。事業單位信息數字檔案案例管理平臺可為事業單位檔案提供檔案管理、信息發布和電子化等綜合管理服務。另外，完善檔案管理業務流程，使事業單位會計檔案管理不再局限于檔案的存儲。同時，加強事業單位電子檔案的安全性和完整性，使事業單位檔案信息規范化、標準化和信息化管理。此外，事業單位還建立了管理服務平臺，該平臺可以通過平臺的擴展性與事業單位自動化辦公部門進行擴展，集成了自動歸檔的綜合應用程序，方便了電子文件的自動歸檔。同時，事業單位應采用智能化、數據化的檔案管理模式構建檔案信息管理系統，詳細記錄檔案的相關信息數據，并根據事業單位信息利用率，詳細記錄相關信息數據，對檔案資源進行管理和配置。并以數據分析的形式對事業單位信息資源進行總結，需求增加了檔案信息管理系統的功能。

（三）智能管理檔案信息，建立電子檔案系統

為了適應新時期信息數字化的發展趨勢，事業單位應將數據化為信息，這是檔案管理的核心。在信息數字化的背景下，事業單位需要對內部檔案信息進行智能化管理，利用大量的事業單位實體檔案、電子檔案管理、采集、存儲和利用，實現集中式的綜合管理。但在文件信息的應用過程中，可以利用“條碼掃描槍”和PDA等信息技術手段，提高事業單位文件管理的有序性。此外，現階段事業單位業務發展的經濟活動主要依靠數據支撐，因此事業單位會計檔案管理在新時期處于創新的過程中，應根據事業單位各業務生成的海量數據建立電子檔案系統，使業務人員能夠在系統中查找和定制他們需要的檔案信息，并在業務發展中實時提供檔案數據。

四、結束語

總之，會計檔案管理是事業單位日常工作的重要組成部分。通過對各種會計檔案的科學管理，有助于不同經營者更好地掌握自己的發展和財務活動，從而幫助事業單位更好地制定工作計劃和安排工作。通過本文的分析不難發現，在目前機構會計檔案管理過程中，還存在著會計檔案管理工作模式創新和會計檔案管理人員創新的問題，需要提高員工的綜合素質。針對這種情況，有必要引起廣大單位的重視，并根據實際工作情況進行分析研究，提出提高會計檔案管理現代化水平的途徑，進一步提高會計檔案管理水平，以保證單位會計檔案管理工作的順利開展。