淺談物資采購過程中物資質量的監督管理

李徽

（國網湖北省電力有限公司黃石供電公司，湖北 黃石 435000）

物資采購管理是一項復雜而繁瑣的任務。在公司的生產和運營中，一方面可以降低材料成本，另一方面可以確保生產材料的正常供應，這是非常有難度的一項任務[1]。只有真誠地把公司當成家園并勤奮認真工作時，才能在保證生產和交付的同時使得材料成本降低，達到控制公司材料成本的管理目標[2]。現代管理的基本要求也是對采購人員的有效保護措施。所以，我們應該高度重視物資管理系統。

一、加強物資采購過程中物資質量的監督管理的對策

（一）建立內部和外部信息網絡，作為購買物資的可靠依據。監視和管理采購并降低采購成本的能力取決于對市場信息資源的及時，準確和全面的了解，以及對市場情報采取迅速行動。為了管理買賣之間的價格比較，價格比較的先決條件是必須有大量要比較的價格。只有通過比較才能確定，可以記錄價格批準的標準，并可以為購買物資提供可靠的依據。為了捕獲準確的市場價格并具有足夠的知識和權限來審查價格，應建立一個捕獲價格信息的網絡。使用諸如Internet和電子郵箱之類的現代通信方法來獲取最新的國內和國際產品價格信息，下載和整理信息，將其存儲在計算機上，并在使用時對其進行自定義。通過閱讀大量的新聞報紙和雜志，為定價信息網絡建立價格信息收集網絡。借助電話，電傳，信函，市場模擬采購和其他形式，并結合現場檢查，可以進行大量價格和質量調查，并可以創建動態信息文件，以便及時記錄市場價格變化并控制質量比較是選擇最佳采購的重要依據。

（二）嚴格按照準入點控制進料。在物資管理方面，實施“兩集中、五統一”，即從分包商，機器和電力公司購進集中的物資和財力，簡化采購渠道。對供貨單位進行現場檢查，以確定其法人資格，財務實力和創業性質，公司聲譽，業績，服務質量等，進行信用調查，并確定政府大中型企業和主機廠是商品的主要來源，由集體和個人作為補充，并填補了空缺。堅持從制造商那里訂購，避免因互連而導致價格上漲的問題，并大力向產品制造商直接寄售貨物，以減少儲備金的使用，使得各種材料的采購成本得到降低。

（三）建設并完善物資采購制度。全面實施有關物資采購制度。一是認真審查各公司提出的采購計劃，以確保采購計劃合理，科學。材料采購部門需要在現場審查報告的計劃，進行多方調查，并使用歸檔和注冊等方法來長期了解公司的生產和運營，為了避免誤報，錯誤等。二是與多方協調，形成共同力量。協調采購管理關系，完善采購機制，擴大集中采購范圍，鞏固采購基礎，加強采購指導，協調各種采購擔保資源的規劃，分配和使用，監督，組織實施，績效考核和采購管理績效評估，監督和管理等方面，要做到“不缺席”和“不越位”，防止行動程序被打亂，在這方面要做好，形成最大的合力并提供流暢高效的采購流程。三是改善對購置材料使用情況的跟蹤和登記，加強材料管理。特別是對于購置的材料，要加強對材料的管理，保管和使用，以進行登記和記錄，提高材料的使用率和經濟效益，降低企業的經營成本。

（四）監督物資采購的全過程。從制定采購計劃開始到使用采購材料結束為止，共有9個鏈接，包括計劃，批準，價格建議，投標，合同簽署，驗收，會計，付款和領用，并且每個鏈接都受到監控。然而最重要的是監督計劃、定價建議，合同簽署，質量檢查和付款的五個鏈接。監督計劃主要目的是確保計劃的充分性和準確性。監督價格的主要目的是確定物資是否價格最低并且是否合理。合同的監督主要基于合同的合法性和公正性。質量監控是保證接受過程不會降低標準，也不會訴諸欺詐。付款監控用于確保資金安全并遵守程序和合同。監控采購活動的全過程是確保標準化采購管理和保護公司利益的第二道防線。這一防線在采購管理中發揮著極其重要的作用。

（五）根據市場供應情況確定合同的采購渠道。由于直接在生產中消耗的大量原材料和配件以及供應商相對較少，因此組織起來很困難，并且重要原材料，配件和設備的質量和交貨時間要求也很高。由于某些市場資源相對寬松，因此有更多制造商可供選擇，并且需要大量穩定的材料和配件消耗。對于少量采購的某些原材料和配件，某些類型，數量和交貨日期可能會更改，或者需要臨時購買。這些等級不能通過穩定的渠道和招標方法來解決。在這種情況下，公司應建立價格比較采購。滿足質量標準的解決方法，“貨比三家”的實施以及最佳采購的選擇。

（六）為各種類型的購買確定合適的訂購單。生產中大量消耗原材料和配件需要穩定的交付渠道和數量，并且可以執行年度或半年度訂單。但是，由于在實施過程中價格會隨市場變化而變化，所以可以在年度或半年度合同中指定總額，前提是原材料和配件的價格可能會下降。價格由雙方每六個月或一個季度確定一次，價格也可以每年設定一次，或者可以每年設定總額，并按季度價格簽訂合同，下訂單。

（七）提高物資采購人員的素質。材料的采購不僅需要采購人員敏銳的洞察力，而且還需要豐富的公司相關生產和經營活動的經驗和知識。所以，有必要加強對現有員工的培訓，加大人員的選拔，使用和培訓工作，使他們能夠充分了解公司生產經營的實際情況。另一方面，為了保證物資采購的順利進行，有必要注意公司一線人員的選拔，要充分利用熟悉公司實際生產，了解需求的人員。再者，有必要通過制度實施，獎勵和懲罰性措施，加強對相關人員的監督管理，加大監督管理的強度，確保物資采購的高質量。

二、結束語

隨著法律制度的建立和公司管理制度的逐步完善，物資的采購越來越成為“陽光”，但是關于物資是否能真正滿足公司的生產要求，還有很多工作要做[3]。“強調監督使用”是指不要過分依賴物資采購人員的思想和道德影響，而是充分利用監督管理系統的限制性作用。許多監視和管理系統都很冗長，卻忽略了實際工作。物資采購是企業生產過程中的重要組成部分。管理過程中需要各崗位人員的共同努力配合，協調，標準化和共同監督業務，以確保采購工作制度化，標準化，程序化，并切實執行物資采購。確保物資采購和創造收益的最終目標是真正服務于建設，以此來降低企業的成本，從而使得經濟效益最大化。

綜上所述，監督和管理物資質量在制造過程中有著極其重要的作用。特別時在工業時代，物資的質量始終是反映制造商實力的重要因素。因此，物資質量監控不僅可以使得企業提高盈利能力，降低生產成本，而且有助于企業建立良好的質量管理體系，提高員工的質量控制意識，推動企業科學的發展[4]。