數(shù)字化時代企業(yè)采購體系搭建及設(shè)計

文 | 毛科

作者系中國華電集團物資有限公司黨委書記、執(zhí)行董事

在新一輪信息技術(shù)革命的驅(qū)動下，我國電子商務(wù)與傳統(tǒng)經(jīng)濟融合顯著提升，電子商務(wù)加速從消費領(lǐng)域向各產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域拓展，數(shù)字化技術(shù)手段正在推動企業(yè)采購行為越來越智能化、智慧化。為適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢，運用數(shù)字化理念、技術(shù)和資源，華電集團積極探索采購管理信息化建設(shè)路徑，搭建中國華電集團電子商務(wù)平臺（以下簡稱“ECP平臺”），在采購管理信息全流程管理上取得了長足的進展，實現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)的“集中管控、分級實施”，提高了采購管理效率、效益，以及招投標(biāo)管理的公開性、公平性和公正性，有力促進和保障了集團公司生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展。

數(shù)字化采購體系搭建情況

ECP平臺是基于華電集團物資采購業(yè)務(wù)規(guī)劃建設(shè)的專業(yè)B2B電子商務(wù)平臺，可提供完全具有自主知識產(chǎn)權(quán)的采購電子商務(wù)一攬子解決方案。平臺架構(gòu)采購尋源管理、供應(yīng)商管理及評價、物資管理、運營管理四大模塊，實現(xiàn)采購方式全支持，與集團ERP系統(tǒng)及MDM主數(shù)據(jù)平臺等內(nèi)部系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，與中國招標(biāo)投標(biāo)公共服務(wù)平臺、中金電子支付平臺、防偽稅控開票系統(tǒng)等外部系統(tǒng)實現(xiàn)對接，與京東、蘇寧、得力、西域、震坤行五家主流電商實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時交互，實現(xiàn)了從采購計劃、采購尋源、合同執(zhí)行及交易評價的全流程管控，華電集團基建、技改、檢修、后勤等涉及的貨物、工程、服務(wù)等采購活動已統(tǒng)一通過ECP平臺實施，組成了全面完整的數(shù)字化采購體系。

ECP平臺采用https方式訪問，強化數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?；網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)分區(qū)部署，保證平臺的縱深防御；開發(fā)平臺安全組件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊行為；引入動態(tài)密碼因子和CA證書對菜單權(quán)限和敏感數(shù)據(jù)進行加密；部署應(yīng)用防火墻、日志審計、威脅分析等安全設(shè)備，輔助安全工程師發(fā)現(xiàn)攻擊行為；生產(chǎn)環(huán)境數(shù)據(jù)全雙鏈路熱備，平臺數(shù)據(jù)和程序等同時在本地和上海部署災(zāi)備，實現(xiàn)兩地三中心數(shù)據(jù)容災(zāi)。

數(shù)字化采購體系主要成效

（一）依托ECP平臺構(gòu)建“三位一體”數(shù)字化采購體系

ECP平臺采購尋源模塊集招標(biāo)采購、非招標(biāo)采購、商城采購為一體，實現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)的集中管控。一是招標(biāo)采購全流程管控。招標(biāo)業(yè)務(wù)以招標(biāo)計劃管理系統(tǒng)為龍頭，與電子招投標(biāo)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)招標(biāo)業(yè)務(wù)強管控。集團所有招標(biāo)計劃通過招標(biāo)計劃管理系統(tǒng)打通信息交互通道，實現(xiàn)提報、調(diào)整、流轉(zhuǎn)的統(tǒng)一管理；招標(biāo)業(yè)務(wù)公告、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、歸檔等流程，通過電子招投標(biāo)系統(tǒng)實現(xiàn)全過程電子化；評標(biāo)專家與監(jiān)督人員通過系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)動抽取及抽取全過程自動化。二是非招標(biāo)采購全過程閉環(huán)。非招標(biāo)采購系統(tǒng)滿足各種非招標(biāo)采購業(yè)務(wù)需求，上線競爭性談判、框架協(xié)議、詢價、單一來源、集團內(nèi)采購等模塊，通過接口與集團ERP、FAM等系統(tǒng)進行采購計劃與尋源結(jié)果的數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)非招標(biāo)采購的全過程閉環(huán)管理。三是部署商城采購新模式。滿足“撮合式”交易模式業(yè)務(wù)需求，上線華電商城。辦公用品及通用工業(yè)品通過商城采購并與合作電商獨立結(jié)算，設(shè)置比價平臺，能夠同時顯示不同合作電商同類商品信息，確保公開、透明、價優(yōu)。聯(lián)合儲備系統(tǒng)與三大主機廠商合作，實現(xiàn)制造廠管理、分類管理、商品管理、采購管理等聯(lián)儲采購協(xié)同功能。

（二）依托ECP平臺發(fā)揮信息反腐作用

一是過程規(guī)范。平臺各系統(tǒng)嚴(yán)格依據(jù)華電集團采購管理相關(guān)規(guī)定進行開發(fā)，覆蓋了從采購計劃到供應(yīng)商評價的全過程，將業(yè)務(wù)流程和管理要求固化在系統(tǒng)中，實現(xiàn)了全集團采購業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一、規(guī)則統(tǒng)一。二是陽光透明。評標(biāo)專家通過系統(tǒng)實現(xiàn)自動抽取，最大程度減少人為干擾因素。系統(tǒng)內(nèi)各單位通過平臺統(tǒng)一開展招標(biāo)采購業(yè)務(wù)時，平臺四萬余家供應(yīng)商資源可實現(xiàn)共享，有效打破地方供應(yīng)商的資源壟斷、信息壟斷。供應(yīng)商管理及評價系統(tǒng)通過信息共享，可將供應(yīng)商不誠信行為的影響面由一家單位擴大到整個集團，促使供應(yīng)商誠實守信，降低了各單位采購風(fēng)險。三是追溯查詢監(jiān)管。平臺按照“全程在案、永久追溯”的設(shè)計思想，保存了平臺系統(tǒng)上線以來的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息。在安全、保密的前提下，按照相應(yīng)的管理權(quán)限為各級采購管理部門提供全業(yè)務(wù)過程信息查詢，實現(xiàn)了采購管理的業(yè)務(wù)監(jiān)管。

（三）依托ECP平臺發(fā)揮管理效益

一是為兩級集采管理提供抓手。滿足集團集采業(yè)務(wù)需求，開發(fā)上線主機備品配件及服務(wù)聯(lián)儲采購系統(tǒng)、國產(chǎn)閥門集采功能、電纜集中采購等集采功能模塊；滿足二級單位集采業(yè)務(wù)需求，在支持二級單位通過招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等方式開展集中采購的基礎(chǔ)上，提供了二級單位框架協(xié)議采購功能，為集團各層級開展集采管理提供了抓手。二是提高采購工作效率。平臺電子招投標(biāo)系統(tǒng)開發(fā)了招標(biāo)計劃集中管控、業(yè)務(wù)與財務(wù)一體化管理、評標(biāo)專家和監(jiān)標(biāo)人自動抽取等創(chuàng)新應(yīng)用，上線招標(biāo)計劃在線流轉(zhuǎn)、標(biāo)書費自動計算和在線購標(biāo)、自動生成招標(biāo)公告、自動收退保證金、自動價格評審等輔助功能，系統(tǒng)應(yīng)用率達(dá)100%，有效提高了采購工作效率。三是發(fā)揮服務(wù)管理作用。通過平臺采購與物資管理統(tǒng)計系統(tǒng)實現(xiàn)了集團內(nèi)各級單位采購與物資管理對標(biāo)指標(biāo)的自動統(tǒng)計，為物資管理提供了數(shù)據(jù)支撐。

（四）依托ECP平臺保障防疫期間物資供應(yīng)

優(yōu)化開發(fā)ECP平臺電子招投標(biāo)系統(tǒng)、遠(yuǎn)程登錄、視頻會議、評標(biāo)專家系統(tǒng)、招標(biāo)監(jiān)督人員系統(tǒng)，為集團公司安全有序推進遠(yuǎn)程異地集中投標(biāo)、在線開標(biāo)、分散評標(biāo)等工作提供了堅強技術(shù)支撐。在平臺華電商城系統(tǒng)開設(shè)防疫物資專區(qū)，緊急上架防護服、測溫儀、消毒液、口罩等1455種防疫物資，有效保障了防疫期間的物資供應(yīng)。

下一步采購管理提升的設(shè)計思路

采購是現(xiàn)代供應(yīng)鏈管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)供應(yīng)鏈整合，將外部眾多產(chǎn)品、服務(wù)供應(yīng)商和企業(yè)內(nèi)部運營有效聯(lián)結(jié)的重要媒介。在當(dāng)今的數(shù)字化時代，采購供應(yīng)管理在供應(yīng)鏈體系中的地位與角色，已經(jīng)從原來單純的生產(chǎn)輔助職能轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾睦麧檨碓春透偁幜π纬傻尿?qū)動力。以更加安全、更加規(guī)范、更加友好、更加智能為方向，建設(shè)“數(shù)字化智慧采購”，是落實高質(zhì)量發(fā)展總體要求，促進采購管理提升的重要抓手。

（一）補上斷點、打通堵點，向綜合服務(wù)平臺轉(zhuǎn)型

一是補上斷點，促進平臺業(yè)務(wù)向供應(yīng)鏈兩端延伸，將采購與訂單管理、倉儲、運輸管理等納入平臺管理范圍，構(gòu)建從同步計劃、智能采購、數(shù)字化供應(yīng)鏈中的物流執(zhí)行到連接客戶的營銷與服務(wù)在內(nèi)的完整的數(shù)字化供應(yīng)鏈管理新體系。二是打通堵點，完善全過程采購管理路徑，順暢采購流程，做到品類適銷對路、降低庫存、倉配一體、滿足客戶個性化需求，實現(xiàn)降本增效；順暢銷售流程，改善客戶體驗，加速銷售周轉(zhuǎn)流程，為客戶創(chuàng)造價值。

（二）推動創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用，進一步提升采購效率

一是應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興信息技術(shù)，把圖像、語音識別技術(shù)、5G、人工智能等融合到采購管理過程中，為企業(yè)構(gòu)建經(jīng)營分析和決策支持體系，實現(xiàn)采購數(shù)智化轉(zhuǎn)型。二是進一步推動智能化技術(shù)在招標(biāo)業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，促進智能引導(dǎo)、智能調(diào)度、智能見證、智能分析、總線化的智能控制新技術(shù)在評標(biāo)中心的廣泛應(yīng)用。三是通過新的物聯(lián)方式，綜合運用多媒體和各類通信技術(shù)，實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)對各業(yè)務(wù)場景的服務(wù)，幫助實現(xiàn)招標(biāo)業(yè)務(wù)管理的精益化、高效化并規(guī)避傳統(tǒng)招標(biāo)中出現(xiàn)的弊病。

（三）深化數(shù)據(jù)應(yīng)用，為智慧決策提供支撐

一是為采購尋源提供科學(xué)支撐。對行業(yè)競爭格局及主要供應(yīng)商信息、供貨業(yè)績的大數(shù)據(jù)進行分析，提供采購尋源信息輔助，作為采購前的市場摸底?；趦?nèi)外部數(shù)據(jù)構(gòu)建多維度客戶標(biāo)簽，實現(xiàn)企業(yè)智能搜索、企業(yè)多維度信息展示與評估、提供專家評審資格條件審核、客戶價值分析及智能推薦?；诠?yīng)鏈提供產(chǎn)品、企業(yè)、企業(yè)上下游之間鏈狀網(wǎng)絡(luò)的行業(yè)分析，從更高視野為采購工作提供決策信息支持。二是為采購智慧管理提供科學(xué)支撐。結(jié)合招標(biāo)文件標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)評審資格條件智能審核，探索商務(wù)及技術(shù)自動化打分的實現(xiàn)路徑，為專家評標(biāo)提供輔助。使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對投標(biāo)文件進行相似度比對，結(jié)合現(xiàn)有的外圍數(shù)據(jù)的分析，提供圍串標(biāo)風(fēng)險度預(yù)警；從項目概況和資格條件著手搭建分析模型，運用自然語言處理技術(shù)提取特征，對項目流標(biāo)概率提供智能預(yù)警，建設(shè)規(guī)范、陽光、廉潔、高效的“數(shù)字采購”生態(tài)。