淺析編制施工類商務投標文件的細節要點

王麗

摘要：本文從研讀招標文件、編寫規范的商務投標文件、投標文件的后期制作三個方面進行論述，詳細分析當前投標文件編制環節中應注意的關鍵問題。要制作高標準的投標文件，有必要在標書編制環節中對關鍵節點進行把控，防止因細節失誤被廢標、因邏輯矛盾或文檔失誤被扣分、被忽視、被誤判等情況。通過對投標文件編制的方法和措施著重闡述，充分挖掘提高投標文件編制的潛力，確保投標文件“有效、規范、優質”，為后續的標書編制借鑒使用。

Abstract： This article discusses the three aspects of studying bidding documents， preparing standard commercial bidding documents， and post-production of bidding documents， and analyzes in detail the key issues that should be paid attention to in the preparation of bidding documents. To produce high-standard bid documents， it is necessary to control key nodes in the bid preparation process to prevent bids being invalidated due to errors in details， deductions due to logical contradictions or document errors， being ignored， and being misjudged. By emphasizing the methods and measures for the preparation of bid documents， we will fully explore the potential of improving the preparation of bid documents， ensure that the bid documents are "effective， standardized and high-quality"， and be used as reference for subsequent bid preparations.

關鍵詞：商務投標文件;細節;注意事項

Key words： commercial bidding documents;details;matters needing attention

中圖分類號：F284? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2020）31-0036-03

0? 引言

隨著我國經濟的快速發展，國內基礎建設行業蓬勃發展，在當下競爭日趨激烈的市場環境中，投標人要從眾多競爭者中脫穎而出，編制一套合格有效、優質規范的投標文件顯得尤為重要，也是招標人考察投標人綜合實力的體現。商務投標文件作為工程投標中的重要組成部分，始終貫穿于資格預審或資格后審的整個過程，因此商務標書編制人員必須具備嚴謹細致的工作態度和精益求精的工作精神，熟練且規范地處理投標過程中遇到的每一個細節問題，才能帶來一次成功的投標。

1? 研讀招標文件

招標人是出卷人，投標人是答卷人，評標專家是閱卷人。答卷最關鍵是閱讀題目，標書編制人員要制作出合格有效的投標文件，研究分析招標文件是編制標書的基礎，這將影響到投標策略的制定和中標概率的分析。投標人自獲取招標文件后，應立即組織經驗豐富的標書編制人員召開標前會議，仔細研討招標文件的每一個章節、每一項條款，確定投標文件的重點、難點、疑點，并作出標注，編制投標計劃，認真落實各項投標準備工作，做好具體注意的細節和要點。

1.1 讀投標人資格要求及其說明

投標人自獲取招標文件后應仔細核對本單位是否滿足本工程的資質條件、施工業績、財務狀況、人員資格、信譽要求、市場準入資格等條件，并提前準備好證明材料。已經報名的投標人若發現本單位無法滿足招標文件提出的資格要求，務必要提前給招標人或招標代理機構遞交放棄投標函，否則會影響投標人在本地區的投標信用。

1.2 讀投標人須知

投標人須知是指導投標人全面了解項目的基本情況和在整個投標活動中必須遵守的各項規定及投標應注意的事項，并給出了有關投標文件編制的信息。投標人務必遵守投標人須知中規定的幾個時間節點、工期目標、質量目標、安全目標、投標保證金、投標限價、裝訂包封等要求，不可遺漏任何關鍵信息，如對招標文件有關內容存有質疑要盡快向招標人或招標代理機構提出澄清并得到書面回復，以免因投標失誤而造成無法彌補的投標損失。必要時，配合技術和報價編制人員做好統籌規劃，為后續標書編制打下良好的基礎。另外，資金來源也不可忽視，這是為保證中標后能否順利按合同進行施工的主要保障之一。

1.3 讀評標辦法

我國目前常用兩種評標辦法：綜合評估法和最低價中標法。無論采用哪種評標辦法，投標人都要精準分析評標辦法中的評審程序和標準，明確規范有效的投標策略。依據評標辦法，編制針對性的投標目錄，嚴格響應評標要求。

1.4 讀項目專用合同條款

提前熟知合同條款有利于發現是否存在投標人不能接受或含糊不清的條款，投標人一旦中標后，必須要按照招標文件中專用合同條款的事先約定內容、格式簽訂合同;同時，投標人要重點關注合同簽訂時甲乙雙方基本信息、權利與義務、簽訂合同的時間、計量及各類工程款項的支付方式和金額、違約責任約定以及需要說明的相關情況等，這也是保護投標人自身權益的前提條件。

2? 編寫規范的商務投標文件

2.1 商務標文件的編制內容

商務標文件主要以表格的形式反映投標人基本信息、人員、設備、業績、財務能力等基礎數據，它既是投標人編制商務文件的基礎，又是投標人能否通過初步評審和詳細評審的關鍵。因此，編制的投標文件不僅要符合全面、適當、真實、及時性的要求，而且要逐項核實填報內容、檢查證明材料復印件是否齊備、資格審查標準材料及簽署蓋章是否完善、投標授權書是否開具等。

通常，商務投標文件資料包括：①投標函及投標函附錄;②授權委托書或法定代表人身份證明;③聯合體協議書;④投標保證金;⑤項目管理機構;⑥擬分包項目情況表;⑦資格審查資料;⑧其他資料。當然，不同類別的招標文件對投標文件的組成要求略有所調整，但大同小異。

2.2 商務文件的編制注意事項

投標文件的編制內容都是以招標文件為依據，投標人要嚴格按照招標文件規定的內容和格式編寫，不僅要全面響應招標文件有關工期、投標有效期、質量目標、技術標準和要求、招標范圍等實質性要求和條件，還應做到內容完整，文字嚴密準確，簽署、裝訂及密封等均滿足招標文件要求。

2.2.1 標書內容填寫要正確、規范、滿足要求，不能漏項

①投標文件前后文中涉及的招標單位名稱、項目名稱、標段編號、補遺書（如有）編號內容要正確填寫并和招標文件的“投標人須知前附表”或補遺書文件完全一致，投標人名稱要和五證合一證件一致，不可簡寫。

②投標函中質量、安全、工期目標的內容要和招標文件一致，工期切不可超越招標文件規定的時間，質量安全目標也不得低于招標文件規定的標準。

③投標文件格式正文內容要按規定格式編寫，各章節標題要與招標文件目錄順序一一對應。

④主要人員簡歷表編制應做到：1）確保最低要求并適當超過要求配備;2）擬投入工程管理的主要人員在年齡、學歷、經歷、能力方面合理搭配;3）資料完備，填寫得當，不僅要一人填寫一張表，還必須做到表與證件相符，證書與招標文件要求相符。

⑤投標保證金應按招標文件規定要求足額繳納并充分考慮銀行匯款的時間誤差風險，以免耽誤換取確認函的時間;若采取銀行保函形式提交，在未征得招標人或招標代理的同意不得隨意更改招標文件規定的保函格式內容。公路工程項目有部分招標人規定出具保函的銀行不限于投標人基本賬戶開戶行，但為穩妥起見投標人從基本賬戶開具更有把握，以免造成廢標。

2.2.2 所提供證明材料要完整、有效、清晰可查

①資格審查資料應附齊全、清晰、有效的證明文件來保證證件的有效性和完整性。如：五證合一、三個體系證書、銀行資信等級、人員身份證、注冊證書、安全證書及崗位證書等在有效期內的證件。

②企業類似工程業績表中工程簡介應詳細、全面。如：施工合同額、技術標準、橋跨長度類型等特殊工藝及施工方法，若所附竣工驗收報告不能完全滿足招標文件要求，應補充提供業主開具的證明材料或施工圖紙、投標工程量清單輔助證明資料，來補充完善工程業績的有效性、真實性和完整性。

③財務狀況表中除提供事務所審計的報表外，還須附上投標人的財務狀況說明書，避免編標人員經驗不足或是人為圖省事忽略這點而導致廢標情況時常發生。

④獲獎資料除提供獲獎證書外，最好將獲獎文件和公示網址一并填入，以證實獲獎材料的真實性、完整性。

⑤投標文件正本中盡可能提供原件的彩色掃描件，既保證所提供資料的真實性，又保證復印的副本文件的清晰度，確保評標人員不會因證明材料模糊不清視為不響應而評定扣分，嚴重的將導致資格評審標準不通過。

2.2.3 緊扣評標辦法的評分點

①業績資料宜多不宜少。在業績滿足資格審查條件的基礎上，多添加合同金額較大、里程較長、有特殊施工工藝的，不僅防止因個別業績不符合評審要求而被廢標，而且還向評委展示了投標人的豐富經驗及綜合實力。

②技術能力資料等級宜高不宜低。隨著四新及智能技術在工程中的推廣應用，投標人為充分證明技術能力，應優先提供資料最新、級別最高且與本工程特點有關的施工項目獲獎證書。如：獲得的國家級工法、專利等資料。

③其他資料中要多體現企業履約信譽資料。招標人對投標人的綜合實力的評分不僅對投標企業的人員能力、業績能力、財務能力的考察，而且更加注重工程建設全過程的履約信譽考察，并綜合考察投標人在建項目的履約狀況、質量狀況和獎懲情況。因此，投標人所承建的工程與個人所獲獎文件及證書、銀行信用信貸證明、工程項目所在地的信用評價等能夠展現綜合實力的文件均須提供。

2.2.4 有關資格預審的更新資料

①資格后審資料中的業績、財務狀況、人員資料不能與資格預審資料自相矛盾。②補充的資料必須有助于招標人更深入地了解投標人的綜合能力，對已報送資料起補充、完善和更新的作用。③不需要更新和不必要的資料堅決去除，避免畫蛇添足和弄巧成拙。

2.2.5 標書文檔的排版、美化

對投標文件中的字體、字號、頁面布局、頁眉頁腳、段落、表格等都應設定統一的格式，并使用photoshop等軟件對圖片大小、像素的處理，保證整體投標文件的美觀、工整、悅目。

2.3 投標文件的裝訂、簽署、密封注意事項

投標文件的裝訂、簽署和密封要求不僅繁瑣也很嚴格，投標人應高度重視，這將直接影響投標文件的有效性、響應性。①仔細對照招標文件，查看投標文件是單面打印還是雙面打印;商務、報價及技術文件是合并裝訂還是分冊裝訂;投標文件封面右上角是否應有打印或是蓋有正（副）本章字樣;投標文件正（副）本數量是否合理等。

②投標文件中法定代表人或委托代理人簽署要嚴格按招標文件規定執行，不得使用印章或簽名章代替，且人員簽字處是否和法定代表人或其授權人相符;投標文件正（副）本應做到蓋章處全部加蓋鮮章，不可投機取巧，以防萬一。

③投標人嚴格按照招標文件規定進行密封，正（副）本文件是分開還是合并包封，是否有內外層包封，封套信息的正確填寫，特別是同時投多個標段時，投標人是嚴禁想當然的按常規形式制作。同時，在密封口處是否加蓋投標人公章或法定代表人印章或密封章等。這是招標人或代理機構檢驗投標人第一步，若投標文件密封失誤導致開標完備性檢查未通過而廢標，則失去本次投標資格而損失慘重。

3? 投標文件的后期制作

3.1 投標文件的驗收檢查

除了認真編寫投標文件，合稿打印后的驗收檢查也是一項至關重要的工作，任何小細節疏忽都有可能造成整個團隊付出一個月的編標成果白費。復核人對照招標文件規定的格式和條款，從頭到尾梳理整套招標文件的關鍵點和重點，把檢查內容制作成一張檢查表，也便于其他復核人員的檢查，以確保標書的完整性，降低和杜絕標書的出錯率。主要檢查的內容要有針對性和有效性，檢查正本中與本項目無關的單位名稱、工程名稱。

①逐頁檢查投標文件格式、內容是否符合招標文件要求，是否響應、漏項，有無少字、錯字;②投標承諾書中的內容是否按招標文件要求逐條編寫;③投標文件復印裝訂過程中是否出現重頁、缺頁、空白頁、裝倒等低級錯誤;④標書完成改動或抽換后頁碼是否連續;⑤逐頁檢查有無遺漏簽字和加蓋投標人公章、法定代表人或委托代理人簽章、報價編制人員處是否加蓋注冊造價工程師執業資格印章等;⑥標書包封是否按招標文件執行;⑦電子文件是否按招標文件要求導入相應的存儲介質中，介質表面是否正確填寫相應的信息，電子文件上傳格式是否正確。

3.2 投標文件的及時遞交

遞交投標文件時，應注意投標文件的遞交時間、地點，為保證投標文件的及時送達，投標人盡量選擇離開標地點附近的酒店住宿或是提前半小時到達。參加開標會的投標人員應按招標文件規定攜帶好相關資料，如：①委托代理人授權委托書或介紹信及身份證原件;②投標保證金（銀行保函）確認函原件;③企業類似工程施工合同及驗收證明資料、企業獲獎、技術能力等加分項的原件;④如有項目經理答辯須攜帶個人身份證、注冊建造師證、職稱證書和安全B證;⑤項目經理及委托代理人社保繳費證明;⑥若項目為電子開標應攜帶投標CA鎖并記住解鎖密碼;⑦隨身攜帶招標文件和補遺書文件，以免未按規定要求送達導致投標文件被拒收;最后，提前打印開標記錄表并準備簽字筆，詳細記錄開標會的唱標信息，會后交給投標部門分析、存檔使用。

4? 結束語

總之，編制人員應以認真負責的態度珍惜每一次來之不易的投標機會，注重每一處細節，養成良好的審核、校對習慣。平日做好信息、資料的積累整理工作，標后認真總結和分析，找出存在的問題，提出整改措施，為下次投標積累經驗，同時，加強招投標方面的法律等知識的學習，不斷提高自身的專業理論知識和實踐經驗。通過不斷學習、總結和實踐，進一步提高投標文件的編制質量，努力實現提高中標率，在競爭市場中處于不敗之地，為企業更好的發展作出堅實的保障。

參考文獻：

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