水利檔案信息資源的整合與管理探析

文·

信息化時(shí)代背景下，檔案資源形成電子化、存在形態(tài)數(shù)字化、傳播利用網(wǎng)絡(luò)化已滲透浸染到社會(huì)發(fā)展各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層面。水利檔案工作身處其中，備受影響。水利檔案資源的數(shù)字形態(tài)相比于傳統(tǒng)載體形態(tài)，有著顯著不同的特點(diǎn)。如何更好地整合與管理水利檔案信息資源，滿足不同檔案用戶群體在利用內(nèi)容、利用方式上的新需求，成為水利檔案工作者亟待解決的重要課題。

一、水利檔案信息資源的新特點(diǎn)

（一）檔案信息資源形成電子化

當(dāng)前，水利工作過程中形成的檔案信息資源普遍由各類水利業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生，以單套數(shù)字化形態(tài)存在于檔案管理系統(tǒng)中，這與以往水利檔案多以傳統(tǒng)載體形式為正本，以數(shù)字化掃描件為副本的存在形式有顯著區(qū)別。各級(jí)各類水利業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生了大量信息數(shù)據(jù)資源，這使得優(yōu)化數(shù)字水利檔案管理模式的重要性更加凸顯。

（二）檔案信息資源傳輸網(wǎng)絡(luò)化

傳統(tǒng)載體形式的水利檔案更多依賴于現(xiàn)實(shí)空間，信息傳遞依賴于人工方式的傳遞，在傳輸路徑上必須克服物理空間中點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的交通成本，以及獲取上的時(shí)間、機(jī)會(huì)成本，檔案整合利用的經(jīng)濟(jì)性不夠好。現(xiàn)在水利檔案信息資源通過網(wǎng)絡(luò)傳輸獲得較大的信息流動(dòng)性和自由度，信息資源進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)虛擬空間后，打破時(shí)間和空間的限制，提高整合和利用效率，促進(jìn)了檔案信息資源供需雙方的信息對(duì)稱，降低了信息傳遞和獲取成本。

（三）檔案信息資源利用多元化

隨著社會(huì)公眾檔案意識(shí)提高和公民信息權(quán)益保障需求的增加，對(duì)水利檔案信息資源提供利用的自助性、實(shí)時(shí)性和移動(dòng)化、異地化提出了更高要求。要按照“分網(wǎng)、分區(qū)、分級(jí)”的原則開發(fā)和部署水利電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)水利檔案信息的自助檢索利用或人工輔助檢索利用，輔以訪問權(quán)限、下載權(quán)限的設(shè)置，保證檔案信息資源的安全性。

二、水利檔案資源整合與管理工作中存在的問題

（一）檔案資源利用效率有待提高

在信息化的沖擊下，水利部門檔案資源整合與管理工作發(fā)生了很大程度的轉(zhuǎn)變。在實(shí)際工作開展過程中，存在檔案利用率不高的問題較為突出。一方面，由于內(nèi)部檔案資源整合和管理相關(guān)經(jīng)費(fèi)上存在分配不均的現(xiàn)象，缺乏對(duì)檔案信息資源整合管理的充分重視，使得檔案信息資源的利用價(jià)值難以有效發(fā)揮出來；另一方面，部分單位在檔案信息資源整合、管理和利用相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)上存在滯后的情況，缺乏有效的信息共享平臺(tái)作為支撐，會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源的利用效率難以有效提升。以濱州市水利局為例，主要負(fù)責(zé)全市水利行業(yè)和水資源的統(tǒng)一管理，同時(shí)負(fù)責(zé)全市防汛抗旱、水土保持和水利建設(shè)的綜合管理等工作。在履行職責(zé)過程會(huì)產(chǎn)生多種載體和門類的檔案信息資源，如果沒有功能完善、集約高效、規(guī)范統(tǒng)一的水利檔案信息管理系統(tǒng)，就會(huì)影響到這些檔案信息資源的安全保管和有效利用。

（二）檔案資源管理工作有待規(guī)范

要想提高檔案信息資源整合與管理工作的效率，保證檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。但目前水利檔管理規(guī)范化建設(shè)方面還存在一系列問題。比如，部分單位分散管理數(shù)字化檔案資源，未能結(jié)合單位的實(shí)際情況制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案資源收集及歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案統(tǒng)一集中管理工作流于形式，缺乏實(shí)效性。與此同時(shí)，檔案信息資源的種類繁多，有文字類、圖形類、圖像類、聲像類等等，如果在收集、整理過程中分類不明確，出現(xiàn)整合及管理混亂的局面，就會(huì)造成檔案在檢索、利用時(shí)花費(fèi)大量的時(shí)間。

（三）檔案安全管理措施有待增強(qiáng)

水利檔案信息資源是反映水利部門日常工作成果真實(shí)、完整、有效的記錄和依據(jù)，同時(shí)還有部分水利檔案信息資源處于保密狀態(tài)，必須加強(qiáng)水利檔案信息資源安全管理措施，防止出現(xiàn)檔案信息的失泄密事件。在現(xiàn)實(shí)工作中，水利檔案信息資源安全管理工作中還存在不少問題。比如，人員層面，相關(guān)檔案管理工作人員安全意識(shí)不高，工作方式和作風(fēng)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在發(fā)生檔案信息資源管理安全事件的隱患。技術(shù)層面，缺乏現(xiàn)代化安全保障技術(shù)作支撐的情況下，也會(huì)影響水利檔案信息資源的安全性。其中，病毒攻擊、黑客滲透是面臨的主要威脅。

三、加強(qiáng)水利檔案信息資源整合與管理的工作措施

（一）豐富利用方式，提高水利檔案信息資源利用率

一是要建立健全水利檔案信息資源利用體系，重視水利檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，特別是要加強(qiáng)水利檔案傳統(tǒng)載體的數(shù)字化，并借助電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)水利檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化利用。在水利檔案信息資源共享利用平臺(tái)建設(shè)過程中，要加強(qiáng)共享利用平臺(tái)的頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌規(guī)劃，避免出現(xiàn)檔案信息資源“煙囪”和“孤島”現(xiàn)象。應(yīng)通過統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一架構(gòu)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)包結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)水利檔案信息資源在網(wǎng)絡(luò)上無障礙的傳輸和利用。二是要充分重視水利檔案信息資源整合與管理工作，加大專項(xiàng)資金投入，重視檔案資源的深入開發(fā)利用，為用戶提供檔案信息資源個(gè)性化、定制化服務(wù)，如自助智能檢索服務(wù)、不定期主動(dòng)推送個(gè)性化信息服務(wù)等。三是要對(duì)水利檔案信息資源的利用流程進(jìn)行優(yōu)化，在確保檔案資源安全保密的條件下，完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，對(duì)利用流程進(jìn)一步簡化，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地查檔利用，不斷優(yōu)化利用場景及模式，促進(jìn)水利檔案信息資源利用率的全面提升。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，健全水利檔案信息資源管理體系

隨著信息技術(shù)的跨越式發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，電子檔案管理已成為檔案管理的一種重要方式。為提高水利檔案信息資源整合與管理工作質(zhì)量，有必要構(gòu)建統(tǒng)一的水利檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。水利部門檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合當(dāng)?shù)氐乃ぷ鲗?shí)際情況，重視現(xiàn)有檔案資源的調(diào)查、研究、開發(fā)和利用，并做好未來檔案管理工作的合理規(guī)劃。比如，統(tǒng)一水利檔案的單套歸檔和單套管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，水利部門應(yīng)當(dāng)在參照國家有關(guān)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合水利檔案的形成特點(diǎn)和利用需求，制定符合水利行業(yè)需求的個(gè)性化、定制化標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)字化過程的基本原則和關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)等，確保電子檔案元數(shù)據(jù)齊全完整，保證電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，避免因標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，造成單套制技術(shù)規(guī)格、組成要件等關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)參差不齊。

（三）強(qiáng)化技術(shù)保障，提升水利檔案資源安全管理水平

一方面，構(gòu)建統(tǒng)一的歸檔路徑，對(duì)若干處于分離狀態(tài)的“信息孤島”資源進(jìn)行整合，建設(shè)便捷、通暢、安全的統(tǒng)一水利檔案大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)；同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理和監(jiān)控，使水利電子文件的信息安全得到有效保護(hù)。另一方面，重視電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系的構(gòu)建，使水利電子檔案信息資源安全管理覆蓋制度、人員、技術(shù)各個(gè)層面，做好水利檔案信息系統(tǒng)的安全等級(jí)保護(hù)工作，按照水利檔案信息資源特點(diǎn)，做好信息系統(tǒng)的安全保護(hù)定級(jí)、測評(píng)和整改。同時(shí)，做好電子檔案庫房建設(shè)和管理工作，結(jié)合水利檔案信息資源的特征，配置滿足需要的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、殺毒軟件、應(yīng)用服務(wù)器、存儲(chǔ)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)交換等軟硬件設(shè)施設(shè)備，使檔案信息資源儲(chǔ)存的安全性得到有效保證。在條件成熟時(shí)，還可以引入?yún)^(qū)塊鏈、數(shù)字證書、電子簽章等信息防篡改技術(shù)，推動(dòng)水利檔案信息資源的安全管理提檔升級(jí)。