信息化背景下醫院基建檔案管理在醫院發展建設中的作用

■王冀云

在醫院建設與發展的過程中,基礎建設是醫院建設不可缺少的關鍵硬件之一，對醫院的發展起著及其重要的作用，醫院基建檔案又是醫院基建管理工作的重要組成部分。通過基建檔案，相關部門以及工作人員可以對醫院的具體基建工作有一個清晰的了解，并依據基建檔案對后續的其他建設工作做出有效的指導，因此信息化背景下基建檔案在醫院的建設發展中有著極高的應用價值，下面是對基建檔案的具體作用進行的分析。

一、基建檔案的應用價值

如果醫院現有的醫療建設規模不能有效滿足醫院的發展需求，醫院就會主動進行改、擴建，以滿足實際的發展需求增加的相關醫療所需要的場所，昆明市延安醫院60年代末從上海遷至昆明時總建筑面積16977.66平方米，如今總建筑面已達95031平方米，還在建設的醫技綜合樓竣工后又將增加66912平方米的建筑面積，讓我們這所市級大型綜合三級甲等醫院能夠更好的服務到當地的人民群眾。醫院在進行改、擴建過程中，需要參考基建檔案，通過基建圖紙檔案明確改擴建中需注意的相關事項，有效減少建設過程中不必要的錯誤或糾紛，因而基建檔案在醫院發展建設過程中作用重大，特別是在信息化背景下的今天醫院基建檔案的規范管理更是尤其重要，具體分析如下：

（一）信息價值

醫院基建檔案記錄著醫院于各個發展時期的建設信息，所以其也在一定程度上反映出醫院的整體規模與發展速度，通過分析基建檔案，相關工作人員就可以分析出醫院現有的發展建設水平以及實際的或潛在的發展需求，進而為醫院后續的建設工作做出相應的規劃與指導。另外，醫院的基建檔案詳細記錄著醫院的大小建設工作，包括工程規模、具體的建設項目、隱蔽工程的詳細情況、工程增減變更依據，造價等基礎信息，其代表著醫院一路的發展歷程的點點滴滴，記錄了醫院在各個時期的發展變化，也在一定程度上反映著醫院的發展速度，是醫院發展建設中不可或缺的信息檔案，如果醫院不能妥善做好基建檔案的記錄與管理，將給醫院的后續發展造成阻礙。

（二）參考價值

一方面，醫院需要根據發展需求不斷擴充建設，但在發展建設的過程中可能會遇到各種問題，如果能有相關的參考信息，那么建設過程中可能出現的錯誤與糾紛將大為減少，例如根據基建檔案中的記錄，醫院在進行建設時會就以往建設中出現的問題提前做好預防措施，有效提升建設質量與效率。另一方面，基建檔案也能給已建成項目的維修改進工作提供參考信息，例如：醫院在發展過程中需要變更建筑的使用功能，擴展使用空間，調整布局，就需要參考基建檔案中原建筑的結構、水電等竣工圖及相關資料。

前段時間醫院升級現有的消防報警系統，基建科提供了全部的檔案資料，設計方充分利用基建檔案中的建筑、結構、水、電、通風等圖紙資料，對現有消防系統作出相應的改進與升級，利用建設記錄中的系統信息，對存在技術問題或質量問題的模塊做集中的改進升級，通過這樣有針對性的施工，提升施工的安全性與后期使用的便利性。

（三）經濟價值

為使醫院的規模與相關醫療條件能有效滿足醫院的發展需求，醫院需要不斷改擴建，在改擴建過程中涉及的成本問題不僅影響擴建工程的施工質量，也影響醫院的發展水平，為在確保項目建設質量的基礎上有效控制工程成本，醫院需要開展工程考察工作，對包括擴建項目、擴建工程量以及擴建方法在內的多項事宜做好提前的考察與規劃，在進行考察與規劃時，醫院可以充分利用基建檔案，利用既有的項目基建信息對醫院的結構系統以及建筑布局等基礎信息進行掌握，進而明確施工重點，避開施工誤區，有效避免施工過程中可能會出現的經濟損失，控制擴建成本同時確保擴建施工的可靠性與安全性。

二、信息化背景下醫院基建檔案管理策略

信息化背景下，傳統的基建檔案管理模式以及方法已經不能滿足醫院建設發展的需求，要想在醫院建設發展過程中充分發揮出基建檔案的價值，就應充分利用信息技術，借助信息化優勢，創新基建檔案管理策略，而要確保創新策略的可行性，我們首先需明確醫院基建檔案的特點。

（一）特點

首先，醫院的基建檔案具有成套性的特點。醫院的基建檔案信息多種類也多，如果不能將各項信息做統一的管理，那么后期的使用將非常麻煩與復雜，為給后期的使用與查找工作提供便利，醫院的基建檔案都是按照具體的項目工程進行成套記錄。其次，醫院的基建檔案具有現實性的特點。醫院的基建檔案記錄的是醫院在不同時期的發展與擴建情況，在進行記錄時需要將信息具體到每一個階段的具體項目以及具體的施工細節，經記錄整理后的基建檔案需要為醫院后續的建設施工提供參考信息，因此其具有現實性。最后，醫院基建檔案具有專業性的特點，其中記錄的項目施工情況以及設備設施都需要用專業的術語進行記錄，因為只有專業的基建檔案才具有應用價值。

（二）管理策略

1.實施數字化管理。基建檔案是醫院檔案管理工作中的重要組成部分,與醫院各基建項目開展具有直接相關性。如今,我國醫院發展逐漸趨于信息化與智能化,特別是隨著新醫改的發展,醫院基建檔案管理至關重要。作為一種獨特的資源,基建檔案對醫院的現在發展與未來規劃均影響重大,因此要在新時期加強對醫院基建檔案信息化管理更是迫在眉睫，當前,醫院領導和檔案管理人員對基建檔案管理工作具備清晰認知,逐漸改變了以往檔案管理方式,采用新型管理模式,使基建檔案管理更具科學性和合理性,便于醫院各項工作的順利推進。

在信息技術與互聯網技術的推動下，各類高科技設備被廣泛應用于醫院的各項工作中，使得醫院的各項管理工作相互聯系、相互影響，在此背景下，我們醫院基建檔案的管理樹立起信息化、數字化管理的理念，充分利用先進的信息技術與計算機設備，實現基建檔案的數字化、電子化管理。醫院充分利用數字和網絡優勢，建設醫院基建檔案管理的網絡系統，基建科首先建立基建電子檔案，再綜合院內信息科、總務科、財務科、院檔案室、院辦等部門建立局域網，便于醫院各科室間橫向聯系，設置相應的管理流程規范且便捷，大大提高了基建檔案的利用價值和使用速度。實施規范統一的網絡化管理。同時利用大數據技術、云計算等信息技術將信息數據以電子化的形式進行儲存管理，為后續的查找與應用提供便利。

2.做好資源開發。信息資源是基建檔案管理與應用的基礎，尤其是在信息化背景下，資源的重要性不言而喻，因此醫院的檔案管理人員一定要做實、做好資源的開發與收集工作。首先，檔案管理人員根據醫院的新建、改建、擴建情況等具體的項目，做好信息資源的分類管理，例如：把基建檔案分為新建和改擴建兩大類，分別設立檔案名目，根據檔案歸類管理，不同的類別提取、記錄信息，實現信息資源的精細化管理。其次，檔案管理人員加強對現有檔案資源的統計研究工作，如定期統計檔案借閱記錄，根據借閱記錄分析醫院的使用需求，之后再詳細劃分與編寫檔案的具體使用范圍，為后續的使用提供便利。

3.完善基建檔案管理制度。制度是效率的前提，只有建立健全醫院基建檔案的相關管理制度、統一檔案管理標準，基建檔案的管理工作才會朝著規范化與科學化的方向發展，才能在醫院的發展建設中發揮出最大的應用價值，因此，在信息化背景下，醫院應當建立完善基建檔案管理制度，以此提升檔案管理效率。首先，醫院要制定出統一的檔案管理標準，為信息收集、信息分類以及匯編等各項工作都制定出統一的標準，確保各項管理工作都有章可循；其次，醫院應當建立問責制度，將基建檔案的各項管理工作以及責任細化到部分、到個人，確保基建檔案管理工作能有效開展。另外，醫院應當根據自身實際的發展需求以及現階段基建檔案管理實際，修改完善現有的基建檔案管理制度，使其更符合檔案管理需求，進而提升基建檔案管理效率與管理質量。

總之，基建檔案在醫院發展建設過程中作用重大，其能為醫院后續的建設工作提供參考依據，也能反映醫院的總體建設與發展情況，因而在信息化背景下，醫院應當重視基建檔案的管理工作，完善管理制度，加大信息資源的開發與利用效率，利用信息技術實現基建檔案的信息化建設，提升基建檔案管理效率。