如何提升企業在邊疆地區扶貧檔案管理工作中的能力

任義生　高雪華　王云慶

一、企業在邊疆地區扶貧檔案管理工作中遇到的困境

扶貧檔案真實記錄了貧困地區扶貧工作的各類形態及完整過程，主要的檔案類型包括文字、圖片、影像等多種實物，是國家對貧困地區進行總體規劃和對扶貧工作進行總體布局的重要決策參考資料，具有不可低估的現實價值。以甘肅、新疆為主的邊疆地區農村貧困人口眾多，經濟發展滯后，區域集中性顯著，是全國扶貧開發的主戰場。2014年，國家扶貧辦發布《建立精準扶貧工作機制的實施方案》，標志著我國正式啟動精準扶貧工作。伴隨著精準扶貧力度的不斷加大，邊疆地區的扶貧工作逐漸進入到精細化管理、精確化配置、精準化扶持的進程中。各類企業也積極參與到扶貧工作中。早在2014年12月7日，以國網新疆電力有限公司為代表的各類企業積極響應政府號召，全力推進光伏發電項目順利落地，有效促進了本地區貧困戶增收和貧困村集體經濟的收入增長，開創了邊疆地區精準扶貧的新模式，體現了企業在扶貧工作中的重要地位。企業如何結合自身優勢以及邊疆地區扶貧工作的發展現狀，合理開展扶貧檔案管理工作，成為有序實施扶貧項目的重要任務之一。

邊疆地區的精準扶貧事業具有分工粗略，主體多元，分散性強，多民族聚集等特征。在這種社會環境下，雖然國家針對邊疆地區的扶貧計劃已經啟動了相關的規則建設，各地區按照《國家檔案局國務院扶貧開發領導小組辦公室關于做好精準扶貧檔案工作的意見》要求，制定和印發了相應的規范化管理辦法，但對于企業如何具體落實扶貧檔案管理政策和開展扶貧檔案管理工作并沒有作出進一步的說明闡釋。導致參與邊疆地區扶貧項目的各企業之間缺乏統一的檔案管理標準。加上扶貧檔案涉及內容豐富，各地收集到的文件材料種類各不相同。企業下屬的一線工作隊在實際的扶貧檔案管理工作中，經常遇到檔案資料名稱目錄不一、內容五花八門、管理雜亂無章等問題。這些身在一線的檔案兼職人員由于缺乏系統的學習和訓練，往往只能按照各自的理解和習慣隨意收集和整理扶貧檔案，造成不同企業最終形成的檔案材料頻頻出現格式不一致、對原始表格隨意涂改、錄入的檔案數據不準確、檔案收集范圍相差較大、分類不合理、保管質量難以保證等問題，在一定程度上導致企業在進行扶貧檔案管理活動時形成大量缺項漏項、邏輯錯誤、歸類混亂的扶貧檔案材料，增加了不必要的成本投入。這種粗放式的檔案管理往往會造成扶貧數據來源有誤、扶貧文件歸檔片面等問題，不僅不利于統計貧困居民規模、分析本地區致貧的關鍵原因，也無法幫助企業對貧困地區采取切實有效的扶貧助貧工作。

此外，由于企業在扶貧項目中每年都會產生數量巨大、類型復雜的檔案材料，除了將部分重要的紙質檔案整理移交給檔案館外，還有許多依舊保存在當地的村落檔案室中。受客觀環境和人員制約，以及各地區檔案管理的基礎設施條件不同等問題的影響，以紙質材料為主的扶貧檔案資料，除了存在檔案內容與實體安全得不到落實與保障外，還存在著“存量數字化、增量電子化”進程滯后，檔案信息網絡系統訪問瀏覽效率不高、扶貧信息共享利用成效有限等問題。因此，為了能夠更好地反映企業扶貧工作成效，為統一規劃邊疆地區的扶貧工作布局提供信息扶持，參與扶貧工作的各類企業需要進一步提高對扶貧檔案的管理與保存能力，在扶貧工作中不斷開拓檔案管理的實踐創新，整理出一套既符合國家施政方針，又能在各類企業中普遍適用的扶貧檔案管理工作實施規則。從下而上完善企業參與邊疆地區扶貧工作的相關規章制度，為研究邊疆地區社會發展與經濟開發提供助力。

二、如何提高企業的扶貧檔案管理能力

1.建立樣板模式實例指導扶貧檔案工作

吸引多個企業共同參與扶貧計劃是邊疆地區實施精準扶貧項目的重要舉措，形成的檔案材料最終會匯總成為國家扶貧攻堅信息的重要組成部分。出于對扶貧檔案進行方便保管和快速利用的需要，在歸檔前期就應該統一各單位的檔案材料管理標準。這就要求企業內部的檔案業務專員在相互借鑒、合理溝通的基礎上，通過總結過去十幾年扶貧工作中檔案文件的形成規律，結合本地區特殊的社會環境，編制出一套系統的扶貧檔案文件材料內容格式及整理過程樣板。從檔案管理的方法、手段入手，通過實例指導實踐活動，規范扶貧工作中檔案業務人員的管理行為。從而避免一線的檔案兼職人員因傳統的檔案管理制度規范過于枯燥冗長，不能完全貼合本地區扶貧檔案工作的實踐而造成的不同扶貧工作隊移交的檔案資料格式標準不一、收集范圍不全面、保管期限不統一、管理流程不完善等矛盾，防止扶貧工作者在整理扶貧檔案的過程中因理解不到位而造成的扶貧檔案管理不規范等問題的發生。

檔案管理樣板主要涵蓋標準樣板和標準過程兩大部分。標準樣板即最終形成的文件資料格式樣板，是企業內部專業的檔案工作人員在深入研究分析各類檔案素材的基礎上，選取扶貧工作中有代表性、格式較規范的工作規劃、工作計劃、信息簡報、工作總結、會議紀要、工作報表等進行優化，形成的集合型文件材料標準格式樣板。這類標準樣板統一了扶貧文件的編制格式和扶貧檔案的收集范圍，并結合實際滾動完善，有利于指導工作人員按樣板格式建立文件資料，為扶貧工作隊在形成相關扶貧文件時提供參考。為此，企業內部的檔案專業人員應貫徹落實國家、邊疆地區扶貧開發辦公室、邊疆地區檔案局和本行業的各項檔案管理標準，結合樣板素材的收集情況，梳理各階段產生的歸檔材料，明確不同文件類型的歸檔范圍、目錄、檔案封面、備考表等，制成標準的檔案收集清單樣板，便于扶貧工作隊在整理檔案和進行移交審核時參考。

標準過程則是針對扶貧工作中出現的檔案數量大、涉及部門多、管理鏈條長等特點，對文件資料形成過程的具體記錄和闡述。企業可以通過研究檔案資源和實地調研相結合的方式，深入了解和總結扶貧檔案管理所涉及的重點工作，分析提煉出扶貧檔案形成及管理的全部過程，并結合扶貧工作實際，繪制出扶貧檔案管理標準流程圖。對不同階段的標準流程選取2—3個有代表性的案例進行示范，詳細闡述流程每個節點涉及的責任部門、責任人、工作內容等，形成化繁為簡、便于操作的標準流程樣板，并結合工作變化不斷完善，從而指導各級扶貧檔案管理人員按照樣例闡述的標準過程規范開展工作。建立這類涉及文件全生命周期標準流程的樣板，重點在于從多個角度全面收集具有代表性的檔案資料作為典型案例，在結合本地區形勢發展和國家檔案管理標準的基礎上，總結不同企業的扶貧檔案管理規律，讓檔案管理樣板庫可以涵蓋檔案管理的各類需求樣本，具有較強的可操作性，使扶貧檔案管理更加細化，便于高效指導一線的管理實踐。

為了讓扶貧工作隊中的一線檔案業務人員能夠迅速系統地開展扶貧檔案的收集、整理、立卷工作，企業應積極打破各單位、各工作隊之間的信息壁壘，使不同企業的扶貧管理部門、檔案管理部門、扶貧工作隊共享檔案管理樣板成果，指導實踐，提升扶貧工作質效，推動各級檔案管理人員之間相互學習，交流工作經驗。

2.構建信息網絡系統管理扶貧電子檔案

為使扶貧檔案管理步入精益化、現代化、信息化管理的發展之路，企業可以將本公司扶貧檔案信息化的相關成果歸入到企業信息化的整體規劃之中。以方便三方數據查詢和管理扶貧項目為目的，搭建一個統一管理、資料共享的扶貧項目管理信息平臺，從而實現對扶貧檔案信息的數據化管理，使地區政府、參與扶貧工作的各類企業以及一線的扶貧工作隊之間能夠信息互通、工作銜接、資源共享。從維護扶貧檔案信息安全和促進扶貧信息資源共享來看，構建信息系統管理扶貧檔案電子文件意義重大。隨著全國各地區信息化技術的快速提升，普遍應用、增量可觀的數字化信息已經逐漸取代紙質文件成為扶貧檔案的主要形式之一，是實施惠民政策，分配扶貧資源的重要信息支撐。從當前扶貧檔案電子化增量的特點來看，只依靠傳統的紙質文件管理體系已難以適應新時期扶貧檔案的管理要求。企業需根據邊疆地區扶貧發展戰略和信息化發展的階段性要求，采取有效措施，切實保證扶貧工作中電子文件的真實可靠、充分共享與長久保存，使扶貧信息能在規定的時間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用，在提高扶貧檔案質量、歸檔數字化水平的同時，提升扶貧檔案的查閱效率，真正建立起助力政府決策、方便群眾生活的檔案利用體系，保障國家扶貧檔案的信息安全，推動邊疆地區扶貧項目的高效發展。

構建扶貧檔案信息網絡系統，并非另起爐灶，而是對企業現有檔案管理系統進行拓展后的成果，在企業原有的檔案信息管理系統中開辟出專門的扶貧檔案管理模塊，可以擴大本公司信息網絡系統的庫藏資源，將不同于公司原有職能的檔案資料分離出來，根據信息的不同屬性更好的集中保管和利用。為了保障扶貧檔案信息的安全性，信息網絡系統應設有嚴格的訪問權限控制，可分為公共樣板和自用樣板兩部分，并具有防止越權操作的技術措施。其中，公共樣板供企業內部所有工作人員查詢、訪問;自有樣板僅供本地市公司轄區內工作人員和省公司管理人員查詢、訪問;其他非本轄區工作人員無權查詢。對于自用樣板而言，信息網絡系統通過對用戶權限進行分級設置，便于公司內部和扶貧工作隊的人員在線查詢和審核扶貧檔案信息。扶貧工作隊和企業檔案館錄入的電子文件都應派遣專人多次定期進行審核，結合工作實際，按照“少而精、準而實、不缺項、不重復”的要求，在原有檔案資料的基礎上，刪繁化簡、歸類合并，確保規范后的電子檔案齊全完整、真實可信。此外，企業還可為扶貧檔案信息網絡系統配備專門的信息保護、身份認證、授權管理、電子簽名、數字水印、安全審計等產品，強化扶貧檔案電子文件的安全保密性。

3.對一線檔案兼職人員定期培訓

設計檔案管理樣板是為了建立形象易懂、便于施行的檔案管理規范，避免一線的檔案業務人員因自身理解偏差而造成的工作差異和重復勞動。完善信息網絡系統則是通過現有的網絡平臺實現扶貧信息的遠程共享和高效利用。這兩項工作的最終目的，都是為了促進各級各部門的工作人員能夠合理高效地開展扶貧檔案的管理工作，提升企業的扶貧質量。而落實這兩項工作的重難點，在于全面提升企業內部參與扶貧工作的各級檔案業務人員的專業能力和人員素質，從而使檔案管理樣板庫和信息網絡系統以及其他各類扶貧檔案管理規范制度能夠真正應用于扶貧工作的具體實踐，提升檔案管理的效率效益。由于當前參與扶貧活動的工作人員調動頻繁，且一線的檔案管理人員往往是從扶貧工作隊中隨意抽取一名成員進行工作，通常缺乏專業的檔案管理知識，具有極強的不穩定性和復雜性。因此，企業內部對所在單位下派的駐村工作隊具有業務指導的工作義務。相較于一線工作隊中的檔案兼職人員，專業的檔案業務人員更具有檔案工作的專業性和相關的工作經驗，了解扶貧檔案的重要性，熟知各類檔案整理標準以及公司內部發行的檔案管理細則，可以在不同時期隨著社會環境的變化和扶貧工作的發展為各類扶貧項目建立專門的文件材料歸檔制度，使扶貧檔案在初始階段能合乎標準、內容有效、實體安全。

企業應注重組織公司內部根據各地區扶貧工作實際狀況制定不同的培訓計劃，將扶貧檔案管理規范、管理流程結合具體的扶貧項目實踐制定出統一的標準和參考依據，并制作大量專業性的培訓指導課件。在制作培訓指導課件時，尤其應注意添加各類典型的扶貧檔案管理實例，使工作人員能夠快速掌握管理過程中的要點難點，從而高效完成扶貧檔案管理的各階段工作，節約反復講解、反復學習所產生的時間成本。可通過集中授課、現場講解、遠程指導等多種方式，定期對企業本部以及扶貧一線中負責檔案管理的工作人員開展知識與技能培訓，將管理扶貧檔案的工作標準、管理職責、工作流程、作業標準等以案例形式，生動展示給廣大的工作人員，使其根植融入于各級檔案業務人員的實際工作中，全面提升邊疆地區扶貧隊伍的檔案管理水平。以國網新疆電力有限公司為例，電網企業通過將“訪惠聚”扶貧檔案管理的創新成果以印發紙質手冊、通過信息網絡共享等方式，在電網企業內全面推廣。手冊涵蓋文件標準格式樣板、標準清單樣板、標準流程圖、標準作業指導目錄等多項內容，全面規范了企業參與“訪惠聚”扶貧檔案管理的相關活動。使企業員工能夠充分了解扶貧檔案管理的相關專業知識、加強對扶貧檔案的管理意識。良好的扶貧檔案管理創新實踐，為提升扶貧工作效率和效益提供了重要保證，也為自治區相關行業和國家電網系統參與扶貧工作提供了借鑒，發揮了較好的輻射帶動作用。除此之外，企業還可以定期組織實地考察其他企業扶貧檔案管理系統的建設與應用情況，將各單位形成的先進做法、較好措施以及不同工作隊中檔案管理人員經常遇到的資料收集問題、常規工作過程闡述、常見問題解決示例等提煉成多類典型的培訓案例，以案例化的教學形式指導實踐，指導原有的檔案業務人員在參考完樣板后可以高效的開展工作，確保新加入的扶貧工作者在學習樣板內容后能夠快速上手，提升各級各類檔案人員的工作水平。通過加強對企業扶貧工作人員的培訓，固化扶貧檔案管理機制，規范標準管理流程，強化檔案過程管控，可以極大地提高扶貧檔案管理的工作質量和工作標準，全面提升邊疆地區扶貧檔案的完整性、準確性等各項指標。

三、提升企業扶貧檔案管理能力的意義

扶貧檔案完整記錄了企業開展貧困地區對口支援、幫扶施策的流程及依據，展現了企業參與扶貧活動的全過程，是重要的憑證材料，對其進行系統化管理可以增強扶貧工作的靶向性與實效性，避免因扶貧工作錯位導致的不良后果。只有在充分收集、系統整理、安全保管、充分利用扶貧檔案信息資源的基礎上，才能有效促進國家機關扶貧政務信息的發布、邊疆地區扶貧檔案業務的開展、邊疆地區扶貧開發工作的正常運行。而有效開展邊疆地區扶貧檔案管理的相關工作，就需要借助合理的檔案管理制度和完善的檔案管理流程，從而實現各項工作的平穩進行。通過明確企業內部的檔案管理部門、扶貧工作領導部門、一線工作隊等各方機構在檔案收集、整理、保存、利用等各個過程中承擔的責任和具體的管理規范、工作標準，可以確保扶貧檔案進行規范高效的全過程管理;通過加強電子文件的基礎設施建設，建立健全相關制度，搭建信息網絡系統，可以與政府公開信息系統對接，實現扶貧資源的信息共享;通過建立優秀典型的培訓樣板，可以使扶貧檔案業務培訓由傳統的理論培訓向案例實踐轉變，使各級檔案人員結合案例快速入門，全面掌握檔案管理的相關知識，提升扶貧人員的檔案管理能力，有利于促進企業檔案管理水平的提升，為有效分類處理和規范管理業務信息、建立公司檔案管理制度標準、管理和完善電子文件管理平臺，促進信息資源的整合利用，提升企業各部門檔案精益化和標準化的管理水平提供借鑒和參考。

精準扶貧脫貧工作關系著我國第一個百年奮斗目標的完成。高質量的扶貧檔案不但能反映出不同地區貧困群體的貧困原因和現狀，為改善貧困地區人民生活水平、加快地區經濟發展等相關工作提供詳實的資料，還能對眾多的貧困原因進行匯總觀察，成為邊疆地區開展精準扶貧、脫貧工作的重要客觀依據。扶貧檔案體現了邊疆地區的社會實況，深刻影響著國家政權穩固、社會安定、民族團結和扶貧計劃的實施。通過對比檔案信息，能明顯地展現出邊疆地區的經濟發展水平，輔助相關工作的部署。企業可以借助整理和保存的扶貧檔案資源，幫助邊疆地區政府和扶貧開發辦公室快速有效地實現對不同區域貧困戶的精準定位和精準分類。在深入研究各地區扶貧檔案信息的基礎上，針對不同的需求采取對應的扶貧計劃，利用檔案記錄貧困戶群體、家庭的相關信息資料，精準識別和關懷弱勢群體，并根據各地區呈現出的不同經濟問題提出相對應的解決方案，改善社會民生，增加村民收入，實施有針對性的惠民政策，對人力、財力等各項資源進行合理的分配使用，從而減少信息搜尋的成本，具有較高的經濟性價值。以提高企業扶貧檔案管理能力為基礎，從不同角度為扶貧工作留下記憶，便于實現對邊疆地區扶貧檔案的綜合性分析以及管理，為下一步扶貧工作的各項部署提供信息支撐。其中涉及到的有關邊疆地區扶貧工作的組織結構、監督工作、扶貧計劃以及法律法規等基本要素，對劃分扶貧工作的各項權限職能范圍具有極大幫助，使得國家對邊疆地區扶貧工作的管理更具有針對性和系統性，便于黨和國家整體規劃和制定相關的扶貧調研措施。

另外，扶貧檔案還是國家發展變遷的重要歷史記錄。企業在扶貧工作中形成的各類檔案具有原始記錄性，從另一個角度真實記錄了邊疆地區貧困村落的地形樣貌、生態環境、經濟水平、民生民情、家庭狀況、宗教信仰等基本情況，維護了扶貧歷史的真實面貌。扶貧檔案是以普通民眾，特別是貧困地區的農民群體作為記錄的主要對象。相較于以往重點收集“精英階層”，即名人、干部的個人檔案而言，具有特殊且珍貴的社會意義和歷史價值。扶貧檔案不但是邊疆地區實施精準扶貧活動的重要材料，同時也是記錄精準扶貧過程和成效的載體。對這些檔案原件進行有效管理，可以對于現在和后世的歷史學者、社會學家在研究歷史活動和社會變遷方面提供幫助。便于國家扶貧工作整體布局，留存珍貴的歷史記憶。