寶雞市城市社區檔案管理情況調研

文/寶雞市檔案局館長齊周懷

為了深入貫徹落實國家檔案局、民政部印發的《城市社區檔案管理辦法》，進一步加強社區檔案工作，規范社區檔案管理，有效提升城市社區檔案工作水平，今年7月，寶雞市檔案局館組成兩個調研組，深入全市12個縣（區）和高新區管委會的所轄社區，對全市城市社區檔案管理情況進行了專題調研。

做法與成效

近年來，在各級黨委、政府的重視支持下，在檔案行政管理部門的精心指導下，全市各社區認真貫徹《城市社區檔案管理辦法》，進一步加強檔案管理工作，檔案工作體制逐步健全，檔案管理不斷規范，檔案服務持續優化，社區檔案在記錄發展歷程、化解矛盾糾紛、服務廣大群眾方面，發揮了積極作用。全市176個社區共設立檔案室126個，保管檔案40555卷（其中：文書檔案38489卷，會計檔案1903卷，科技檔案163卷，照片檔案12882張，聲像檔案30盤，實物檔案646件），配備兼職檔案管理人員152人。主要做法是：

（一）落實主體責任，提供工作保障。市、縣（區）檔案部門比較重視社區檔案工作，堅持開展業務培訓，進行有效指導，從宏觀上推進了社區檔案管理。金臺區、扶風縣、隴縣、眉縣等縣（區）檔案行政管理部門，堅持把社區檔案工作納入對鄉鎮（街道）的年度目標責任考核，有力地促進了檔案工作任務落實。全市119個社區成立了檔案工作機構，明確社區書記（主任）主管、兼職檔案員專管的工作職責，夯實了主體責任，提供了組織保障；近三年全市176個社區共投入20.3萬元，用于改善檔案保管條件，其中，實現檔案室、辦公室兩室分開的48個，檔案室、辦公室、查閱室三室分開的9個，并配置了檔案柜、滅火器、溫濕度計、防光窗簾等必要設施設備，基本滿足了檔案工作的正常需要。

（二）著眼業務建設，加強監督指導。市、縣（區）檔案局聯合民政、財政等部門，及時轉發《城市社區檔案管理辦法》《歸檔文件整理規則》《會計檔案管理辦法》等中省市規范標準，從宏觀上指導社區檔案管理工作；市檔案局制定印發了《歸檔文件整理規則實施細則》，指導縣（區）科學制定符合實際的檔案管理標準，為社區檔案管理工作提供了規范和依據；各縣（區）檔案局注重社區檔案的規范化管理，指導80個社區編制了保管期限表，67個社區編制了分類大綱，33個社區編制了編號方案，為文件材料收集歸檔提供了科學指導；采取試點先行、以點帶面、全面規范的方法，加強對社區檔案工作的日常指導，并通過督促檢查和目標考核，突出行政推動，強化科學引導，有力地推進了社區檔案規范化建設，全市有6個社區檔案室通過了陜西省檔案工作目標管理認證。

（三）注重規范管理，強化利用服務。在鄉鎮（街道）的重視支持和檔案行政管理部門的精心指導下，社區檔案工作持續得到加強，業務建設進一步規范。從調查情況看，多數社區建立了檔案收集、保管、利用等制度，既明確了工作要求，又規范了管理標準；多數社區依據《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，持續開展各類文件材料的收集和歸檔整理工作，檔案收集較為齊全，分類基本合理，整理相對規范；部分社區重視檔案安全管理，改善保管條件，落實安全舉措，建立溫濕度、查借閱和安全檢查等各類臺賬，基本做到各門類檔案集中統一管理，有效地保證了檔案安全；部分社區編制了《案卷目錄》《歸檔文件目錄》等檢索工具，編寫了《大事記》《組織沿革》《檔案利用效果匯編》等編研資料，有效地服務了社區民生、公共事務和經濟社會發展。

困難與問題

近年來，全市圍繞社區檔案規范建檔和有效利用，做了大量工作，收到了一定成效，但從調查情況看，社區檔案仍是全市檔案工作的短板，全市社區檔案工作仍存在亟待解決的問題，主要表現在：

（一）檔案保障措施難落實。從調查情況看，多數社區辦公經費普遍緊張，檔案工作經費基本無法保障；全市50個社區未設立檔案室，已設立檔案室的社區中，設施配備普遍不到位，絕大多數社區無法實現“三分開”（辦公室、查閱室、檔案室）分設；檔案工作機制不健全，部分社區未建立檔案工作機構，檔案管理制度不夠完善，檔案工作職責劃分不清；檔案干部隊伍建設亟待加強，有24個社區未落實檔案管理人員，其余社區基本各配備1名檔案員，且一人多職、精力不濟、業務生疏、變動頻繁的現象普遍存在。

（二）檔案規范管理待提升。從歸檔情況看，大部分社區文件材料多以資料形式分類保管，檔案整理歸檔不合要求；一些社區至今未執行歸檔文件整理標準，文件材料收集不全，分類不夠科學，整理極不規范。從業務建設看，多數社區統計臺賬不完善，管理制度不健全，制度執行不到位；部分社區未編制符合實際的操作規范，檔案管理缺乏科學依據。從管理要求看，社區檔案室“一室多用”現象普遍存在，部分社區對涉及黨建、基建、社保、醫保等檔案，由業務人員常年保管，未在檔案室集中統一管理；一些社區檔案室裝具落后，雜物堆積，存在安全隱患。

（三）檔案服務成效不明顯。大部分社區檔案室多以文書為主，忽視對會計、基建、照片、聲像、實物等門類（載體）資料的收集歸檔，檔案門類單一現象普遍存在；絕大多數社區未使用檔案管理軟件，未編制門類齊全的檢索工具，檔案信息化工作嚴重滯后，查檔服務手段不夠便捷；因人力和經費的問題，社區普遍對檔案開發利用不夠重視，檔案服務發展、服務民生的優勢有待進一步彰顯。

對策與建議

社區檔案是社區運行管理和發展歷程的真實記錄，加強社區檔案管理工作，對于促進社會和諧、服務社區發展具有十分重要的意義。為了進一步加強城市社區檔案管理工作，針對目前存在的薄弱環節，提出如下建議：

（一）落實保障措施，創造良好環境。檔案工作是黨的事業的重要組成部分。各級黨委、政府和檔案、民政、財政等部門，要進一步提高政治站位，充分認識做好社區檔案管理工作的重要性，立足實際，強化措施，有效推進社區檔案管理工作。一要健全檔案管理體系。各縣（區）委、鄉鎮（街道）黨組織要將社區檔案工作列入議事日程，加強組織領導，強化工作督導。社區黨組織要切實履行檔案工作責任，建立健全權責清晰、分工負責的檔案工作領導機制，明確檔案工作責任，配備檔案管理人員，確保檔案工作有人抓、有人管，切實把檔案管理責任落實落細。二要加大檔案工作投入。各縣（區）委、政府要加大對社區檔案工作的支持力度，協調財政部門將社區檔案管理經費列入年度預算，在社區檔案室建設上給予資金支持；鄉鎮（街道）黨政組織要重視所轄社區檔案室的規范化建設，督促社區落實檔案專管場所，完善檔案基礎設施，配足檔案裝具，配備防盜、防火、防塵、防潮、防蟲等設備，最大限度地改善檔案保管條件。三要加強干部隊伍建設。各縣（區）民政部門要積極創造條件，充實社區工作力量，緩解社區檔案管理人員緊缺的困難。市、縣(區)檔案局要把社區檔案業務培訓作為重要任務，以國家檔案局、民政部印發的《城市社區檔案管理辦法》為指南，圍繞社區文件材料收集整理、檔案室規范化建設、檔案編研等工作，定期開展業務培訓，不斷提高全市城市社區檔案管理水平。

（二）強化業務指導，規范檔案管理。市、縣（區）檔案行政管理部門要以目標管理為抓手，推進城市社區檔案管理規范化、上水平。一要加強業務指導。要從打基礎入手，指導社區建立健全檔案管理工作制度，做好各門類文件材料收集整理，科學編制各類檢索工具，建立檔案利用、溫濕度檢查、安全檢查等統計臺賬，制定安全應急預案，落實各項安全措施，建立健全“人防、物防、技防”三位一體的檔案安全防范體系，確保社區檔案規范整理、安全保管。二要注重示范帶動。市、縣（區）檔案行政管理部門要加強與民政部門聯合，積極開展城市社區檔案工作監督檢查，不斷強化檔案執法，有效推進社區檔案管理工作。要采取培育典型、示范引導、全面推進的方法，選擇基礎條件較好的社區，重點指導，規范提升，使其在短期內軟硬件建設有較大改善，順利通過省級檔案工作目標管理認證；對基礎條件一般的社區，全面推廣應用試點工作經驗，在硬件配備、資源積累、規范整理和安全管理上，一次規劃，分步實施，促進全市社區檔案管理水平全面提升。三要堅持目標引領。市、縣（區）檔案行政管理部門要將社區檔案工作納入檔案事業發展“十四五”規劃，列入年度檔案工作計劃，與其他檔案工作同步安排、同抓落實。各縣（區）檔案局要把社區檔案工作納入對鄉鎮（街道）的目標責任考核，作為年度檔案執法檢查的重要內容，不斷強化對社區檔案室軟硬件建設、文件材料收集整理、檔案安全保管、檔案服務利用等方面的督促指導，加大依法監督檢查力度，真正使全市社區檔案管理工作再上新臺階。

（三）創新服務舉措，助力社區建設。市縣（區）檔案行政管理部門要著眼提高社區檔案服務水平，指導社區積極探索、務實創新、扎實有效地做好各項工作。一要重視檔案工作宣傳。向居民廣泛宣傳《檔案法》《檔案法實施辦法》和《城市社區檔案管理辦法》等法律法規和業務知識，宣傳檔案服務發展、為民解難的利用實例，努力營造人人關心、參與社區檔案管理和利用工作的良好氛圍。二要深化檔案資源建設。注重收集與社區經濟發展、社會和諧、民生改善、精神文明等密切相關的文件材料，進一步提升檔案服務價值；加強對照片、聲像、實物、電子檔案的收集和規范整理，注重資源載體多樣化，夯實助力社區建設的檔案工作基礎。三要優化檔案服務手段。逐步推廣應用符合社區實際的檔案管理軟件，注重光盤、硬盤等電子載體在社區檔案管理中的應用，為廣大居民提供更加便捷的檔案利用服務。四要加強檔案開發利用。督促指導社區開展社區志、大事記、組織沿革、檔案利用匯編等資料的編研，不斷提升社區檔案文化內涵，使社區檔案在樹立文明新風、化解社會矛盾、服務經濟發展方面發揮更大的作用。