信息化時代物資檔案的規范管理

文/李延哲

長期以來，地礦系統物資檔案管理工作的開展存在不規范、不合理的問題，導致物資檔案混亂，管理失位，沒有讓物資檔案發揮出切實的作用。基于此，本文針對物資檔案管理工作展開分析，提出建立信息管理體系、物資信息檔案庫與網絡化的策略

一、前言

從現代企業經營的角度來說，檔案就是在企業經營過程中，各個部門立足自身業務開展所形成的各種記錄，其具體的呈現形式包括了文字、數字、圖片、視頻、音頻、電子數據等多種不同的形式。企業檔案不僅僅記錄了各項業務的開展情況，保留了原始數據，同時也是重要的信息資源。在當前信息化時代背景下，檔案信息資源屬性愈發明顯，通過對檔案信息資源的開發，可以形成有效利用，對企業的經營決策、發展規劃等提供支持和參考。對于物資供銷公司來講，在物質供銷過程中，就會產生各種物資檔案資料，比如進貨清單、采購價格、物資統計、物資流向等等，這些物資檔案對于物資供銷企業來講，是重要的資源，需要對其做好管理，盡可能發揮出物資檔案的價值。

二、建立信息化的管理體系

（一）基于信息化渠道搜集檔案信息

信息技術在當前已經得到了充分運用，物流行業與信息技術的結合也非常緊密，因此，就需要對目前先進的信息技術予以利用，輔助物資檔案管理工作的開展。借助信息技術，建立起信息化的檔案信息搜集渠道，比如可以基于微信小程序，開發信息采集系統，各部門工作人員可以通過微信小程序上傳數據，由后臺統一整理編輯，這樣就可以讓檔案信息的搜集整理更加高效便捷，擺脫人力采集的低效問題。

（二）做好檔案信息的整理和處理

在物資檔案的管理工作中，搜集檔案信息只是檔案管理工作的第一步。在搜集檔案信息之后，還需要對相關的信息展開整理，因為從數據信息的搜集來講，只是依照一些簡單的標準來進行分類，在具體的物資檔案構建中，還需要對這些信息數據進行整理，尤其是要辨別其中的不可靠數據，將其剔除或是予以修正，或者是進行核對，讓數據能夠更加準確和可靠。在整理數據的基礎上，還需要對檔案信息予以處理。在地礦物資供銷企業當中，工作并不只是簡單的采購或是銷售等等，還要進行一些更加深層次的工作，比如物資庫存量、供求變化、市場動態等，這些分析工作，是建立在檔案信息基礎上的，所以就需要對檔案信息進行處理，按照一定的要求對數據信息進行處置，為物資的采購、庫存管理等提供幫助，避免出現庫存積壓，力爭做到庫存合理。

三、規范物資管理，建立物資信息檔案庫

每年企業都會有大量的物資流動，產生巨大的資料信息，這些信息、資料可以了解歷史信息，了解過往物資需求情況，能夠有效把握價格動態等，對于這些資料要進行裝訂成冊，妥善保管，同時建立相應的信息庫。信息庫可以存儲大量的數據、信息文檔，是系統分析員、系統設計人員以及系統構造人員保存的一個或者多個系統或項目有關的文檔、知識和產品的資料庫。企業可以為單個項目建立一個信息庫，也可以讓所有項目和系統共享一個信息庫。

四、物資管理網絡化

（一）電商視角下的物資檔案管理

從目前物資供銷工作的發展來講，電子商務模式已經得到了廣泛運用，成為了一個主流形式。電子商務讓物資供銷工作具備了更高的便捷性，對于物資供銷企業而言，帶來了積極的幫助。不過，電子商務雖然推動了物資供銷的發展，但是也給物資檔案管理帶來了新的挑戰。

在電子商務模式下，各類物資信息主要是以電子信息的形式呈現，這就要求物資供銷企業推動檔案管理的電子化轉型，建立起電子檔案管理體系，逐步取代以往的紙質化檔案管理模式。一方面，物資供銷企業要建立起電子檔案管理系統，并且與各方面工作對接，直接將物資數據錄入系統。另一方面，要提高檔案管理人員的業務水平，使其能夠對信息化的電子檔案管理系統進行有效的操作利用。

（二）基于互聯網思維創新物資檔案管理

物資檔案管理的網絡化，并不僅僅是在方法形式上實現網絡化的構建，而是在需要的管理模式和思維上實現互聯網化的構建，基于互聯網思維，對物資檔案管理工作予以創新，最大程度地提升。在互聯網思維的導向下，對于物資檔案管理而言，首先可以構建起多層級的檔案信息整理體系，也就是將檔案信息的整理下放至各個部門甚至是具體的工作人員，由各部門具體人員對該部門的物資檔案進行整理之后，再統一提交到檔案管理部門，這樣一來可以大大降低檔案管理部門的工作壓力。其次，可以構建起分級權限制度，根據不同部門不同崗位設置檔案查詢、編輯的權限，面向不同崗位人員提供相關的檔案服務功能，發揮出物資檔案的作用價值。

五、結語

在地礦系統物資管理中，實現物資檔案標準化管理有著重要的實際意義。物資檔案標準化管理的實施能夠化繁為簡、節省成本、減少問題，同時，物資檔案標準化管理也是企業實現標準化管理的基礎，可以有效提高企業的競爭力，使得企業在日趨激烈的競爭中保持領先地位。