加強(qiáng)村級檔案整理與鑒定的幾點(diǎn)思考

徐林娟/杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司

村級檔案是村黨組織、村民委員會、村集體經(jīng)濟(jì)組織等在黨組織建設(shè)、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式或載體的歷史記。習(xí)近平總書記指出，要把工業(yè)和農(nóng)業(yè)、城市和鄉(xiāng)村作為一個(gè)整體統(tǒng)籌謀劃，要繼續(xù)推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)，使之與新型城鎮(zhèn)化協(xié)調(diào)發(fā)展、互惠一體，形成雙輪驅(qū)動。近年來，我國新農(nóng)村建設(shè)、“城鄉(xiāng)一體化”改革穩(wěn)步推進(jìn)，農(nóng)村面貌發(fā)生了翻天覆地的變化。

村級檔案直接見了證鄉(xiāng)村振興、新農(nóng)村建設(shè)的偉大歷史成就，當(dāng)前加強(qiáng)村級檔案管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。為此要充分認(rèn)識村級檔案的特點(diǎn)。一是條線性。農(nóng)村工作涉及多個(gè)條線，體現(xiàn)了黨領(lǐng)導(dǎo)下的條條管理，這種條線管理的實(shí)質(zhì)就是按職能分工進(jìn)行管理，在農(nóng)村工作條線管理的基礎(chǔ)上形成的村級檔案也具有條線性。二是成套性。鄉(xiāng)村管理?xiàng)l條間各司其職，各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的文件都成套有機(jī)關(guān)聯(lián)，構(gòu)成一份份完整的成套文件，具有成套性。成套性的特點(diǎn)決定了村級檔案整理與鑒定必須維護(hù)檔案的整體性，確保其能反映工作原貌。三是連續(xù)性。鄉(xiāng)村的穩(wěn)定性、歷史延續(xù)性決定了同一條線會在不同的年份持續(xù)形成同一類檔案，因此村級檔案具有連續(xù)性的特點(diǎn)。此特點(diǎn)決定了檔案管理必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保持分類、組織保管單位、排序、編號等方法的穩(wěn)定。還要注意地方文化性。因?yàn)榇迨俏覈鐣闹匾莻鹘y(tǒng)文化的重要來源地。村級檔案真實(shí)地反映了村史村情，包含了本村的文化元素。做好村級檔案管理，必須要確保經(jīng)過整理的檔案能完整地反映本村的傳統(tǒng)文化傳承。本文基于工作實(shí)踐，探討如何做好村級檔案整理與鑒定工作。

1 選擇合適的檔案整理方式

《浙江省村（社區(qū)）組織換屆檔案管理辦法》指出，紙質(zhì)檔案的整理應(yīng)根據(jù)檔案保管單位實(shí)際情況，按照《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；數(shù)碼照片檔案、電子檔案整理分別按《數(shù)碼照片檔案歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；實(shí)物檔案按件整理。筆者認(rèn)為，根據(jù)前述村級檔案的特點(diǎn)，以及文件形成的時(shí)間順序、邏輯順序、來源原則等因素，按卷整理村級檔案更貼合實(shí)際。

檔案整理的原則是充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。村級檔案具有條線性和成套性特點(diǎn)，如按件整理，盡管可以通過盒裝固化或備注參見號等方式維系成套文件之間的關(guān)聯(lián)，但終究是將同一事件中形成的有機(jī)整體分解了，不能體現(xiàn)成套性，所以不能很好地反映某一項(xiàng)工作的全貌；按件整理，沒有案卷題名的關(guān)聯(lián)也不方面利用。如按條線歸類、按卷整理，尊重檔案的條線性和成套性特點(diǎn)，全面反映文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這樣就方便日常管理中對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對、統(tǒng)計(jì)，也方便利用者查閱利用。此外，按卷整理還能解決臺賬歸檔方面的問題。根據(jù)規(guī)定，條線工作中會建立臺賬，臺賬要先于檔案出現(xiàn)。臺賬中的文件有需要?dú)w檔的，也有可以不歸檔的，而文件資料歸檔時(shí)間基本為第二年上半年此時(shí)臺賬已經(jīng)形成，如果按件整理，那些被做進(jìn)臺賬的原件會面臨會出現(xiàn)臺賬被拆開、抽取需歸檔的文件材料進(jìn)行歸檔的情況整本臺賬當(dāng)“件”來歸檔，會出現(xiàn)同一年度、同一類型內(nèi)點(diǎn)件、卷不分的尷尬境地。如果按卷整理，可直接將臺賬歸檔，這樣有效提高了工作效率。

2 選擇合適的檔案鑒定方式

2006年，國家檔案局8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》將機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限規(guī)定為永久、30年、10年。根據(jù)要求文書檔案按件整理，因此文書檔案的保管期限劃分也是按件進(jìn)行的，即“件劃定”。實(shí)踐中村級檔案保管期限確定也很容易沿用“件劃定”的思路，這會導(dǎo)致兩種結(jié)果。一是人為地將一個(gè)有機(jī)關(guān)聯(lián)的成套檔案，拆分成永久、30年、10年三個(gè)不同保管期限的部分，并分別裝在不同的檔案盒內(nèi)，這樣不利于對已到保管期限的檔案進(jìn)行整體鑒定，容易因局部鑒定導(dǎo)致檔案被不當(dāng)銷毀，人為造成原本成套檔案的“缺失”；二是使利用者不能全面了解整個(gè)工作的面貌，直接影響利用效果。

對村級檔案進(jìn)行“件劃定”還是“成套劃定”，這涉及檔案鑒定方法確定，即對檔案進(jìn)行個(gè)體鑒定還是整體鑒定。傳統(tǒng)鑒定一直采用的是“直接鑒定法”，就是對檔案文件進(jìn)行逐份鑒定，判斷其價(jià)值。但村級檔案成套性的特點(diǎn)要求必須成套地保存檔案，以完整反映一項(xiàng)工作的全貌，任何抽取行為都將使得檔案不能全面反映工作情況。而“直接鑒定法”將造成同一成套檔案當(dāng)中不同文件存在不同保管期限，影響到期文件處置，不利于維護(hù)檔案的成套性。

村級檔案鑒定工作要充分考慮檔案的成套性特點(diǎn)，采用成套劃定保管期限的方法，對成套檔案進(jìn)行整體鑒定并確定統(tǒng)一的保管期限，如果成套檔案保管期限確定為永久，其中每一份文件應(yīng)當(dāng)服從整體價(jià)值，都要永久保存。這樣的鑒定方法是合理的，且便于操作。