高校干部人事檔案專項審核工作探析
——以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

錢劍群/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 干部人事檔案專項審核工作的發(fā)展背景

我國現(xiàn)行的人事檔案制度起源于延安時期，新中國成立后逐步發(fā)展并得以進一步完善。干部檔案記載著干部的基本信息、成長經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等各方面內(nèi)容，是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)。作為人事檔案的一種特殊類型，高校干部人事檔案不僅真實反映了高校干部的發(fā)展經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)，而且也為組織正確選拔使用干部提供重要參考。

人事檔案作為我國現(xiàn)行人事制度的一種控制性工具，關(guān)乎著每個人的切身利益，在利益驅(qū)使下有人鋌而走險通過造假來獲益。近年來，干部人事檔案造假問題頻出，如篡改或偽造年齡、履歷、學(xué)歷、學(xué)位，甚至冒用、頂替他人身份等等，從“騙官書記”到“五假部長”，除了性別是真的，姓名、年齡、履歷，全都是假的。

人事檔案正逐步成為熟視無睹卻又如影隨形的“命運之符”，容量較小而局限較大的“信任之物”。人事檔案管理中的各種“亂象”，引發(fā)了社會廣泛關(guān)注。2018年中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，突出全面從嚴(yán)要求，新增檔案審核內(nèi)容，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，新設(shè)專章明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求，旨在杜絕“檔案造假”，營造風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境。早在2016年，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作，核查內(nèi)容主要包括領(lǐng)導(dǎo)干部的“三齡兩歷一身份”，期間420人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分，186人因檔案問題被記錄在案。至此一場從上到下、從中央到地方的干部人事檔案審核工作在全國鋪開，高校干部人事檔案審核成為重要內(nèi)容。

2 高校干部人事檔案存在的問題及原因

2.1 相關(guān)材料普遍缺失

以筆者所在的金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，目前學(xué)校在編在職教職工有1500人左右，此次檔案專項審核，查出了很多問題。首先全校人員都存在材料欠缺問題，出生年月多個、參加工作時間不一致、工作經(jīng)歷不完整、學(xué)習(xí)材料不上交等問題甚多，甚至涂改檔案的現(xiàn)象也比較頻繁。其中最先需要解決的是完善檔案內(nèi)容，因為內(nèi)容材料不全，檔案認(rèn)定就無法開展。由于學(xué)校是一所合并院校，合并前檔案管理部門不同，欠缺材料的內(nèi)容也不同，這給補齊材料帶來很大困難，結(jié)合現(xiàn)狀，分析造成檔案材料缺失的原因主要如下。

一是檔案材料形成部門不重視材料的移交，經(jīng)過程序已經(jīng)辦理完畢的材料，必須由材料形成部門聯(lián)絡(luò)人及時送交檔案管理部門入庫，聯(lián)絡(luò)人對檔案觀念淡薄，本應(yīng)歸檔的材料就被擱置，隨著時間變遷、人員變動、辦公地點更換，最終導(dǎo)致材料遺失。

二是檔案管理人員催交不得力，每年材料形成都有一定規(guī)律，比如年度考核表、職稱評審表、工資變動核準(zhǔn)表、新進人員履歷表，檔案管理人員要時時關(guān)注學(xué)校人事變動，及時收集干部任免材料，年終還要及時催交年度考核材料，并養(yǎng)成每日關(guān)注學(xué)校OA發(fā)文，從每天的更新文件中發(fā)現(xiàn)動向的習(xí)慣。但實踐中檔案管理人員不留心相關(guān)信息，催交工作完成得不盡如人意。

2.2 存疑信息難以認(rèn)定

在審核認(rèn)定中也遇到了比較復(fù)雜的問題，如出生年月，其中有一位員工，其檔案中出現(xiàn)了多個出生年月，檔案中最早形成材料中記載的出生年月與身份證上的一致，按照規(guī)定，可以認(rèn)定最早材料記載的出生年月為實際出生年月，但由于幾個出生年月跨度過大，還是要嚴(yán)謹(jǐn)對待，核實中也發(fā)現(xiàn)本人并未從出生年月的變動中牟利，而且出現(xiàn)差錯的表格都是人事部門填寫的工資材料和本人填寫的考核表，排除個人為牟利而故意改寫。學(xué)校組織部門派專人到他的戶籍所在地調(diào)查取證，同時又調(diào)查了他的父母、姐妹的檔案進行對比分析，經(jīng)過仔細(xì)調(diào)查核實，收集所有證據(jù)后提交學(xué)校黨委，最終認(rèn)定了他的出生年月。

從檔案管理中出現(xiàn)的諸多問題看來，當(dāng)時經(jīng)辦人在材料形成過程中對待檔案態(tài)度是相當(dāng)隨意的，無視檔案的嚴(yán)肅性，隨意涂改填寫，導(dǎo)致問題檔案的出現(xiàn)。所以我們應(yīng)該總結(jié)教訓(xùn)，在平時材料的形成和歸檔鑒別工作中，就應(yīng)該重視檔案、細(xì)心審核，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度來對待此項工作，那就能大大避免檔案出錯，提高檔案內(nèi)在質(zhì)量。

2.3 工作簡歷無法連接

干部檔案的工作簡歷不連接，從招工登記表、轉(zhuǎn)正定級表、新參加工作人員工資定級審批表以及報到證為依據(jù)，確定其參加工作時間。事業(yè)單位人員年度考核表、工資確定審批表、勞動合同、干部任免審批表以及在職學(xué)歷材料來確定每一段工作經(jīng)歷，要求時間連接、支撐材料充足，無支撐材料的要求補齊原始證據(jù)材料，不能以單位新開的證明材料作為依據(jù)，全面保證材料的真實可靠，如不能提供材料的，經(jīng)組織認(rèn)定，需本人統(tǒng)一簽字更改簡歷。

從催交欠缺材料的反饋情況看，干部本人反映欠缺的材料有部分已交到學(xué)校相關(guān)部門，他們?yōu)闄n案中這部分材料的遺失表示不能理解，有些材料是很難補辦的，哪怕補的也不是原始材料了，這需要學(xué)校相關(guān)部門的經(jīng)辦人員反思。

3 加強高校人事檔案審核工作的若干舉措

人事檔案管理中存在各種“亂象”，主要源于用人單位對干部檔案審核缺乏認(rèn)真嚴(yán)肅的態(tài)度，以至于讓造假者可以繼續(xù)得利，無視做人的誠信道德。為了營造高校風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境，金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院積極開展干部人事檔案專項審核工作，以“三齡兩歷一身份”為線索全面展開專項審核工作，還原真實面貌，糾正造假問題，為學(xué)校選用優(yōu)秀人才干部提供正確參考依據(jù)。

3.1 校領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力支持

在接到省、市委組織部關(guān)于《開展干部人事檔案工作的專項審核工作》的通知后，學(xué)校組織人事部門立即組織人員到省委組織部學(xué)習(xí)，將如何更好地開展此項工作進行了解并作專門請示，還組織專項審核工作人員參加省委組織部組織的干部人事檔案專項審核工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為專項審核順利開展做好準(zhǔn)備。專項審核工作是一項繁瑣、細(xì)致的工作，要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心；工作量較大，對業(yè)務(wù)知識也有很高要求，工作要開展，就會牽涉人力、物力問題。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予大力支持，選配了具有一定干部人事檔案業(yè)務(wù)知識且政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強的黨員同志來擔(dān)任這項工作。

3.2 實現(xiàn)干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理

學(xué)校的干部人事檔案一直處于兩種管理模式，即一部分檔案由學(xué)校自己管理，另一部分委托金華市人才市場檔案中心管理，不同的管理部門勢必導(dǎo)致管理制度存在差異。經(jīng)過幾年的實踐，發(fā)現(xiàn)分散管理給材料的收集以及利用帶來了諸多不便，實行檔案集中統(tǒng)一管理能夠解決的問題。經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)與人才市場協(xié)商，檔案全部由學(xué)校統(tǒng)一管理，并于近期完成交接，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

干部人事檔案專項審核業(yè)務(wù)性極強，需要從事這項工作的人員掌握熟練的專業(yè)知識。為此，學(xué)校特意請了市委組織部從事干部人事檔案管理的老師前來做業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就如何審核檔案、發(fā)現(xiàn)問題如何解決等一一做了講解。培訓(xùn)內(nèi)容針對性強，以實踐與理論相結(jié)合的方式進行授課，這一大大提高了學(xué)校審核人員的業(yè)務(wù)水平和審核能力。思想上，強化檔案審核人員黨性教育和紀(jì)律約束，引導(dǎo)檔案管理人員要堅持原則、公道正派，要敢于發(fā)現(xiàn)問題和正視問題，堅決抵制各種造假行為，以一個優(yōu)秀的黨員標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，力求以出色的成績來完成這次專項審核工作。

3.4 實現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化管理

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)字化管理已趨于成熟，數(shù)字化的開發(fā)利用，為檔案查閱提供了便利，也大大提高了工作效率。干部人事檔案因為保密性強的性質(zhì)，在數(shù)字化應(yīng)用上始終謹(jǐn)慎對待、徘徊不前。謹(jǐn)慎不代表不能用，為此學(xué)校從數(shù)字化管理的利弊上著手，揚長避短，取之優(yōu)勢、避之劣勢，以干部人事檔案的管理權(quán)限為原則，設(shè)置權(quán)限管理，開通專線查閱，避開互聯(lián)網(wǎng)的危險連接。目前已完成科職以上干部檔案的數(shù)字化工作，數(shù)字化管理的投入將大大提高學(xué)校組織人事部門的利用效率。

3.5 多途徑收集補全缺失材料

第一，以各部門、二級學(xué)院為單位進行補缺，確定檔案收集聯(lián)絡(luò)人，聯(lián)絡(luò)人必須是中共黨員，素質(zhì)好、責(zé)任心強、辦事細(xì)心。由各部門負(fù)責(zé)人確定人員，為順利開展材料補缺工作打好基礎(chǔ)。

第二，業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案館協(xié)助相結(jié)合，組織各聯(lián)絡(luò)人進行干部人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對缺少的材料該如何規(guī)范補缺進行說明。為了做好材料的補缺工作，保證材料的真實性，學(xué)校檔案館配合人員查找支撐文件，建立任免專題、考核專題、職稱文件專題檔案等，以保證補缺材料的真實性，找不到文件的不予補缺，各職能部門以及二級學(xué)院都積極配合做好補缺工作。

第三，學(xué)歷材料補缺，采取檔案館聯(lián)絡(luò)就讀學(xué)校、教職工本人聯(lián)絡(luò)就讀學(xué)校相結(jié)合的方式，在全校范圍內(nèi)展開補缺工作，所就讀學(xué)校有需要單位出面查檔的，學(xué)校就給予配合，效果很好，補缺率達(dá)到80%，還有20%的人員由于就讀學(xué)校檔案保存不齊全而不能補到所需材料。據(jù)統(tǒng)計，全校所有人員積極參與的補缺工作，完成率達(dá)70%，各位教職工都積極配合。

經(jīng)過這次專項審核工作的開展，總結(jié)出了一點經(jīng)驗，每個人都要自覺誠信，嚴(yán)肅對待個人材料的填寫，如實填寫內(nèi)容，確保檔案信息真實準(zhǔn)確是第一步。組織人事部門按照干部管理權(quán)限，進行嚴(yán)格審核，圍繞“三齡兩歷一身份”等內(nèi)容仔細(xì)核實，發(fā)現(xiàn)材料涂改、材料和信息涉嫌造假，要立即通知填寫人重新按實際情況填寫，把好審核關(guān)是第二步。程序辦理完畢的材料，以各聯(lián)絡(luò)人及時移交和檔案管理人員及時催交相結(jié)合的配合工作方式是第三步，確保檔案材料的齊全。如果都能做好這三步，那以后的干部人事檔案都能成為放心檔案，同時也能為營造學(xué)校風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境做好保障工作。