信息時代檔案館學創新的力作
——評《數字檔案館學》

■ 曾昊瑋

2010年，中國人民大學出版社出版了王芳所著的檔案學著作《數字檔案館學》。該書是目前學界所見的首部以“數字檔案館學”作為書名的專著，為人們學習和進一步研究數字檔案館學打開了知識的大門。

一、該書的主要內容

《數字檔案館學》全書共13 章，可以分為五個部分。

一是基礎理論模塊，梳理了數字檔案館的概念、特點、組成要素和基礎理論原理，以及數字檔案館的產生背景和發展歷程。二是資源建設模塊，分析了檔案信息數字化的作用、對象和方式，介紹了電子文件歸檔與鑒定和檔案元數據的發展情況。三是技術支撐模塊，對信息系統開發方法、檔案信息檢索基本原理、檔案信息網絡化建設模式和數字檔案的存儲以及安全問題進行了闡述。四是管理與制度建設模塊，介紹了數字檔案館建設相關的法律和標準。五是最后一部分為實踐發展模塊，介紹了國外檔案館的發展進程。為我國數字檔案館的發展提供了經驗。

其中，最杰出的研究是電子文件的歸檔與鑒定，數字檔案館系統安全和外國數字檔案的發展。

二、該書對電子文件的歸檔與鑒定的研究

作者對影響電子文件歸檔的三個重要理論進行了總結：前段控制思想、全程管理理論和文件連續體理論。前段控制思想旨在電子文件的形成階段就要鑒定其價值，并加上歸檔標識。全程管理理論則是將管理分布在文件從產生到永久保存的各個階段，使文件的形成、收集、歸檔整理、保存等各環節形成一個有機的整體。文件連續體理論主要強調跨越文件保管機構之間的合作，在文件連續體理論中文件的轉化沒有固定的順序，可以發生在任何時間點。

在電子文件的歸檔方式上，主要有物理歸檔和邏輯歸檔（預歸檔）兩種。邏輯歸檔不可單獨使用，在鑒定后也要采用物理歸檔。為了保證歸檔電子文件的真實性，除了采取可靠的技術措施、建立完善的管理制度之外，無論是文件形成階段還是交接過程中，都要將責任確切到每個人。

電子文件的鑒定主要體現在兩個方面，也就是我們平時所說的“雙重鑒定”。其一是對檔案內容的鑒定，也就是檔案保管期限的確定；其二是技術鑒定，也就是對是否具備能實現檔案的價值并為人們提供利用的技術條件進行鑒定。

本章結束，作者給出勝利油田的案例，以便于理解。作者將勝利油田的信息化建設分為三個階段：“八五”前的技術單向應用階段、“八五”期間的建設初創階段和“九五”以來應用于生產經營管理的階段。2008年，勝利油田的數字檔案館正式啟用，遵循“整體規劃、統一管理”的原則，實現館室之間的無縫銜接。對于油田，通過檔案資源的數字化，大大提高了企業科學研究和生產、日常管理等過程的效率，加快了生產進度。

使用者對電子文件歸檔管理提出了更高的要求。如果檔案管理軟件不只在檔案部門中使用，而是普及到所有相關部門，那么文件的歸檔和管理只需依賴網絡就可以實現。受到快遞行業的啟發，如果每份文件都能有屬于自己的二維碼，那么管理人員只需配備掃描槍就可以獲取文件的全部內容，這將實現檔案管理速度上質的飛躍。

三、該書對數字檔案館系統安全的研究

檔案館向數字化、智能化發展已經成為檔案事業發展的重要趨勢。隨著這種趨勢的不斷成熟，數字檔案館的系統安全凸顯了它的重要性，所有的提供利用服務都是在檔案信息安全的前提下進行的。數字檔案館系統包括外網系統、內網系統和涉密網系統三個部分。外網系統主要負責網站提供利用，內網系統的風險主要存在于檔案存儲方面的各個環節，而涉密網系統主要是為了保護涉密檔案文件的安全。由此看來，檔案安全問題可以分為兩種，一種是檔案安全的保護技術，另一種是數據在傳輸過程中的安全問題。為了降低檔案安全風險，有必要對數字檔案館進行全方位的隔離。網絡隔離和防病毒技術主要是隔離外部有害攻擊，而數據隔離和防火墻技術則將內部與外部網絡徹底隔離，從內外兩方面提高保障。數字檔案館的保護不只是單純的防止外部盜取，還要防止系統問題導致的內部泄漏。除此之外，在防止檔案文件遭到外部破壞的同時，還應該采取云備份、異地備份等措施防止檔案文件因多種因素而導致的內部丟失，最大限度的保障檔案文件的信息安全，相比于系統可能出現的風險問題，毀滅性災害更難預測，如地震、火災、爆炸等并非不可能出現，這就要求檔案館提高抵御災害的能力。

在此基礎上，作者提出了由技術管理和制度管理兩方面組成的數字檔案館安全管理制度，主要包括保密制度、網絡安全管理制度、數據安全管理制度、硬件系統安全管理、軟件系統安全管理和文檔與日志安全管理。作者認為，“三分技術，七分管理”，數字檔案館的有序發展不僅要依靠技術的進步，還有賴于健全的安全管理制度。

除了技術和制度方面的原因，推動檔案館數字化發展的另一大動力就是檔案館工作人員的專業和素質水平。在這個階段，能很好地運用管理軟件的管理者不足，管理者的計算機技術水平不能滿足開發數字檔案的要求，甚至使數字檔案的速度變慢。這也是檔案數字化的緊急問題。

四、該書對國外數字檔案館進展的研究

在本書的最后一章，作者介紹了美國、英國、加拿大、澳大利亞、日本數字檔案館的發展進程，相比于發展中國家，發達國家的數字檔案館建設基本處于同一起點，并且經過了試驗—立法—普及的發展過程，但根據各國國情的不盡相同又具有各自的特點。

美國作為全球信息力量強國，在理論研究和數字檔案實踐兩方面都處于世界前沿。美國在資源共享和方便用戶上的成就最令我印象深刻，美國數字檔案館以開放的web 服務模式向公眾開放其所收藏的檔案資料。用戶可以通過計算機終端提出需求，數字檔案可以檢索并讀取這些需求，因此可以實現超越時間和空間的檔案文件的使用。美國數字檔案館資源共享存在于個人用戶和各機構之間，多個機構通過遵循共同的協議，就可實現信息的互聯互通。

英國在信息資源開發方面不僅出臺了新的法律，還提高了對檔案工作人員的專業要求。20世紀80年代，英國檔案工作者協會每五年對大學課程進行一次認證，這也就是所謂的“資格鑒定”。“資格鑒定”雖然不能直接傳授專業技能，卻在一定程度上保障了大學課程和現實需要的緊密聯系，使學生能在結束學業后最快的適應檔案工作實踐。數字檔案館的出現打破了用戶親自到館查找利用的模式，1998年英國提出建立英聯合王國網絡檔案館的計劃，采取聯機目錄方式實現檔案信息一體化，2004年英國國家檔案館與許多機構并肩工作，共同執行項目，在參考協商方面，還提供了電子郵件磋商服務和一個互動式協商平臺，以期最大程度地滿足用戶的需要和資源分享原則。

澳大利亞在電子文件研究上頗有建樹，取得了令世界矚目的成就，它們在一定程度上扮演著數字檔案館的角色，并始終與政府活動緊密聯系。在澳大利亞，各界人士都在關注著檔案事業的發展，努力進行外向型發展。

日本的檔案事業起步較晚，但數字檔案館建設已進入了世界先進水平。日本國立公文書館的數字檔案網站于2005年正式開設，它所擁有的資源主要包括兩部分：數字典藏系統和數字體驗館。數字體驗館是日本所獨有的特點，在這里，用戶能夠看到中藥材產的資料或在閱覽室不方便查看的大型或彩色資料，它為使用者提供了清晰視界。關西檔案館主要是記錄關西地方和日本全國發展過程的主題性數字檔案，是有形無形文化遺產的記錄。

五個發達國家的數字檔案館發展過程，不論從法律法規還是管理制度、各自特色服務等方面，都有值得我國借鑒的意義。

正如作者所說，“一本書就是一個知識空間，編寫者就是這個空間的建筑師”，在數字檔案館方面，作者為我們創建了這樣一個知識空間，努力為讀者構建“數字檔案館學”的知識框架。雖然這部著作發表于2010年，現在讀起來也并不顯得與時代脫節，作者樸實無華的語言還是那么流暢優美，迅速抓住讀者的眼球。這本書的出版對數字檔案知識的研究有很大的影響，有效地促進了國內數字檔案研究的步伐，也引發了各個行業在大數據技術快速發展的背景下對知識管理和服務的思考。同時,關于檔案館特別是數字檔案館科學基本理論的解釋有些薄弱, 有必要加強對數字檔案館的研究對象、內容、方法及學科史的研究。如此，這本書會變得更完整。