加快檔案管理現代化轉型的實踐路徑探討

文·齊懷寧

檔案管理屬于資源型管理，是企事業單位加強資源管理的重要利器。現階段我國各大企業、單位、機構等在“互聯網+思維”的戰略引導下，已初步實現了以檔案信息化為主的檔案管理現代化轉型。然而，在推進檔案信息化過程中對于平臺建設、安全保障、評估考核以及人才培養等方面還缺乏較為系統的研究，亟待深入探討、總結完善，以便加快檔案管理現代化的迭代升級。

一、從技術工具應用帶動檔案管理現代化轉型

檔案管理信息化推進過程中，應該增加以技術工具為導向的促進措施。具體來看，需要對新媒介工具的類型、特征、功能進行具體分析，并在一般的檔案管理軟件應用的基礎上，設置內部多媒介工具，實現工具導向管理水平的提升。比如，在具體檔案管理中，可以按照當前的信息化檔案管理平臺中的資料區分，設置對應的文件庫，并在檔案內部管理各個部門實現文件傳輸，減少打印環節帶來的不便及資源浪費。再如，可以借助媒介工具的傳播性特點，在技術工具融合的基礎上，將多個媒介平臺進行融合嘗試。如在內部設置一個聊天室，增加檔案管理經驗交流，或者在檔案管理軟件應用后設置一些互動平臺，讓檔案管理內部形成一個可交流的互動區間，提高經驗分享、收集經驗、促進管理效果提升。由內部向外部的延伸也要求將技術工具作為導向，如需要向社會公開的一些內部資料，或者其它機關單位需要實現資料的轉移、提取等，仍然應該充分利用技術工具之便，提升利用率。在信息化實踐路徑中，已完成紙質向電子化轉變，現在應該將其遷移到一個借助技術工具實施快速利用的路徑，借助技術工具融合的功能提高信息傳輸速度。諸如檔案信息的收集、資料整合、檔案轉移、銷毀等事宜，仍然需要借助這些技術工具之便提高檔案管理中各環節的工作效率。

在檔案管理的現代化轉型實踐方面，技術工具本身的風險較大，必須高度重視信息化檔案管理風險的防控。在這個方面，必須堅持底線思維，設置安全防護和備份系統，制定合理的數字資源備份策略，如在日常做好資料拷貝，進行硬盤存檔、備份處理。從技術角度考慮，最重要的是做好系統維護、計算機技術維護。比如，增加殺毒軟件、設備檢查監督。隨著檔案信息化程度、檔案利用率的提升，應當設置一個以技術人員為主的檔案信息化安全管理部門，切實做好管理工作，強化監督保障，確保技術工具可能帶來的風險得到有效預防。另外，目前比較常用就是增加紙質與電子檔案的并行管理措施，但應該按照風險因素管理，在統一性管理體系下，將二者的風險值共同降低到最低水平。

二、用評估機制提高檔案管理現代化水平

目前采用的辦法是紙質檔案與數字化檔案并行方式，以防范檔案信息化可能出現的風險。但是，從現狀觀察，在電子檔案管理中缺乏評估機制的進一步完善。因此，建議結合當前的現狀，按照電子檔案平臺中軟件設置的流程，制定與其相符合的錄入、拷貝、存檔、輸出、轉移等環節。同時，設置具體的指標進行考核，建立并實施包含安全管理、風險評估、應急處置等制度。以經驗觀察，在信息化建設實踐中，由于采用人工錄入、掃描錄入等多種渠道，在這些方法中因主觀因素、工作狀態、掃描方法或位置等也會造成轉換過程的誤差或者疏漏。所以，針對紙質、數字化兩種檔案資料類型，有必要統一設置評估流程。以檔案管理流程為基礎，按照相關檔案業務標準規范，認真比較、核對每個環節中的具體指標以提高其精準性。檔案信息化管理中最大風險是信息泄露問題。為了達到預防目的，應當在整個檔案管理過程中，將局域網與因特網進行物理隔離，配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網絡安全設施，利用技術手段查看工作電腦中的拷貝數量與傳輸記錄。在檔案信息化工作場所的關鍵部位配備監控設施，視頻保留3個月以上。

在檔案信息化工作中，實踐評估機制需要與管理體制進行匹配設置，采用動態化視角，聚焦實際工作中暴露出的問題，大力進行補充、改進和完善。評估機制的見效，指標具體化只是一個步驟，還需要增加監督力度，將評估機制與責任機制相結合，與激勵機制進行掛鉤。在檔案資源越來越重要的信息化時代，有必要對檔案信息化工作考核標準化、嚴厲化，并嚴格獎懲制度，提升評估的有效性。檔案管理的利用率是檔案管理的核心所在。在評估機制完善后，應增加檔案的分類及使用頻率數據分析等，并通過創新路徑達到對檔案管理利用率的不斷提升，提高檔案管理的應用水平。另外，在檔案信息化工作中還可以引入競爭機制、市場化機制，不斷提高工作效率和服務質量。

三、以人才隊伍建設促進檔案管理實踐創新

高素質專業化的檔案人才是加快實現檔案管理的現代化轉型的重要保障。要以滿足當前需求為準，在人力資源管理制度基礎上，引入針對檔案管理人員可持續發展的培訓制度。具體包括課程知識傳授、相關專業技術的操作訓練、素質培養、程序化操作、計算機及相關軟件的維護技能等。同時，在培訓的基礎上，大力拓寬檔案人才的引入路徑。檔案工作人員多數年紀偏大，在接受能力、創新能力方面相對缺乏。因此，可以按照當前紙質檔案、數字化檔案的兩個并行路徑，安排老員工在學習了解信息化的基礎上，側重于從事傳統的檔案管理，將更多的年輕群體進行較深入的信息化方面的培訓與指導，并面向社會招聘復合型人才。在現代化的檔案管理實踐中，利用人力資源管理制度，實現檔案人才的科學配置。在檔案管理實踐中，應當對人才素能從知識結構、專業素質、業務水平、創新能力等方面進行全面考察評價，按照流程、環節要求等將不同的人才配置到適合的崗位，提高人才利用率，并積極探索以人才為基礎的技術創新及相關軟件開發。

人才培養路徑中，提升管理效率的另一途徑是團隊建設。檔案管理實踐中需要各個崗位或環節的員工進行密切配合，工作中才能達到規范化、信息化。要在專業化基礎上，讓整體檔案管理體系的可操作水平得到進一步提高。在團隊建設方面，建議將檔案管理工作看作一個“檔案管理項目”，利用現代企業管理中應用較為成功的“項目管理思維”，打造一個各個崗位銜接度較高的團隊。團隊建設中還需要增加團體訓練課程，可以通過人才培訓中的人力資源管理實踐項目進行具體操作。在構建團隊過程中，應當增加關于職業素質中的社交能力、合作能力的訓練與培養，加強檔案文化建設，更有利于提高團隊的凝聚力。