高校檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與思考

文/王 艷

計算機已經(jīng)成為我們生活和工作中不可缺少的工具，網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)正在逐漸地改變我們的生活和工作方式，面對著數(shù)字化的迅猛發(fā)展，高校檔案管理要更多地利用現(xiàn)代化科技，全面幫助人們更好地完成工作。本文根據(jù)當(dāng)前的高校檔案管理作出分析，針對數(shù)字化管理的優(yōu)勢，建設(shè)過程存在的問題給出建議，意在更加科學(xué)化和系統(tǒng)化地提升高校檔案管理工作效能

科技改變生活，科技的發(fā)展也日新月異，我們所談?wù)摰臄?shù)字化也正在逐步走進人類社會，并在工作和學(xué)習(xí)中發(fā)揮其巨大的作用。眾所周知，高校檔案管理是一個巨大的工程，需要牽扯工作人員很多的時間和精力，充分利用數(shù)字化進行建設(shè)，可以有效地提升工作效率，還能將管理工作進行總結(jié)、分類，以及優(yōu)化。傳統(tǒng)的高校檔案管理已經(jīng)不再適合當(dāng)前的社會發(fā)展形勢，我們要加強數(shù)字化技術(shù)的運用，順應(yīng)時代需求，讓科技更好地為人類服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵和意義

檔案管理歸根結(jié)底就是對于文件的一種管理，是一種文本信息管理的過程。隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化檔案管理孕育而生，它是一種將科技手段運用在檔案管理的方式，數(shù)字量化可以使得檔案在分類、收集、歸納、查詢等方面更加高效、便捷。我們常看到的高校檔案都是以文本、圖片、聲像的傳統(tǒng)形式出現(xiàn)，如果采用數(shù)字化檔案管理，所有的檔案實體就可以轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的形式進行保存。在我們對檔案進行分類的時候需要一個個地進行查看劃分，而數(shù)字化的檔案管理可以讓計算機幫我們進行篩選，極大地縮短了工作時間。

另外由于傳統(tǒng)的高校檔案管理在進行資料查詢和閱讀的時候需要將實體性的文件互相傳送，但是數(shù)字化的檔案完全是以計算機格式存儲的，可以實現(xiàn)多方共享，打破了時間和空間的限制，可以保證所有人都能隨時隨地地進行查看。很多高校檔案都包含著較為機密的科研成果，而且數(shù)據(jù)和文字都較多，使用數(shù)字化管理方式可以節(jié)省存儲空間，并有較高的安全性，是現(xiàn)代檔案管理的重要舉措，同時對于提升檔案管理質(zhì)量有著重要意義[1]。

二、當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

（一）數(shù)據(jù)庫更新不及時

數(shù)字化檔案管理是將軟件作為整個管理體統(tǒng)的“大管家”，我們都知道軟件需要維護，所以這個管家需要經(jīng)常性的更新，如果不能更新和修補，就會造成整個數(shù)據(jù)庫框架缺乏系統(tǒng)性，系統(tǒng)的整體性也不強，所有的數(shù)據(jù)庫只有更新才能擴大數(shù)據(jù)庫的規(guī)模，也使得文件的存儲和閱讀類型不再單一。科技的發(fā)展使得我們當(dāng)前高校很多檔案的格式多種多樣，文字和圖片是最基本的形式，還有PPT、多媒體、動圖、短片等多種形式，數(shù)據(jù)庫的更新就是為了讓更多的檔案有豐富的格式支持，實現(xiàn)真正意義上的檔案資源無邊界存儲和傳輸[2]。

（二）缺少數(shù)字化檔案的建設(shè)資金

數(shù)字化檔案給人們帶來高效和便捷的同時，我們也需要對數(shù)字化建設(shè)進行投入，但是高校目前對于數(shù)字化建設(shè)的資金投入還較少，無論是硬件還是軟件都會隨著時間的推移更新迭代，不斷地投入資金進行維護是建設(shè)數(shù)字化檔案的重要方式，資金不足是制約高校檔案數(shù)字化發(fā)展的重要因素。首先在硬件上由于數(shù)據(jù)龐大，存儲資源多，我們要建立一個足夠容量的服務(wù)器，同時我們還要擴充服務(wù)器容量，服務(wù)器的維護也需要人力物力。檔案管理有一定的保密性，對于網(wǎng)絡(luò)安全等方面也要有資金投入才能有效地進行保障。當(dāng)前很多高校的檔案管理也使用了一部分?jǐn)?shù)字化管理，但是更多的是半人工、半數(shù)字化的管理模式，這樣就將數(shù)字化的特點和優(yōu)勢不能完全發(fā)揮出來。很多高校由于歷史悠久，其中的傳統(tǒng)形式檔案浩如煙海，要將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案就需要進行聘請專業(yè)的公司，這也是需要資金的投入。由此可見，數(shù)字化轉(zhuǎn)換需要有大量的資金才能完成。

（三）高校檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏規(guī)范性

檔案管理是一個系統(tǒng)性的大工程，隨著檔案的增加，還需要我們不斷地進行細(xì)化分類，所以說檔案管理需要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)程。縱觀高校目前的檔案管理工作，在設(shè)計數(shù)字化軟件的時候就缺少前瞻性和規(guī)劃性。每一個服務(wù)器和管理軟件都有不同的版本和型號，如果涉及到更換迭代，還可能造成傳輸與轉(zhuǎn)換的格式不匹配，這也是當(dāng)前檔案管理工作中最為頭疼的問題，只有在建設(shè)數(shù)字化檔案的前期將這些影響因素考慮進去，才能讓后期的工作更加簡便，特別是對于檔案編碼和檔案歸類方面要有較為規(guī)范的體系作為設(shè)計支撐，減少因為硬件設(shè)備的差異化帶來的繁瑣，打破信息傳遞和轉(zhuǎn)換的壁壘，才能加快檔案信息化建設(shè)的步伐[3]。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）擴大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的范圍和規(guī)模

數(shù)字庫是高校檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，由于當(dāng)前科技變化非常迅速，所以在建設(shè)數(shù)據(jù)庫方面要有更加長遠(yuǎn)的目光，將數(shù)據(jù)庫的范圍和規(guī)模做大，以便于將來的擴容和疊加。首先要為校內(nèi)各部門建立、健全網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)通道，使得部門之間的信息傳遞、溝通、反饋可以與數(shù)據(jù)庫直接形成連接，并可以將意見和要求反映給管理員。其次，是為新生建立學(xué)籍檔案，隨著教育的深化改革，新生從入學(xué)開始就要建立檔案，并將個人的表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成果記錄在檔案中，為日后學(xué)生找工作、推薦實習(xí)崗位做到有針對性，此舉亦能有效防范社會上的文憑造假行為。最后是建立高校人才庫，將高校培養(yǎng)的具有創(chuàng)造能力和創(chuàng)造性的人才建立人才庫，為更多的企事業(yè)單位做好信息記錄，讓用人單位可以有針對性地尋找人才。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)范

上文中我們已經(jīng)提到缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性的數(shù)據(jù)庫，可能為后期管理埋下隱患，只有制定相對應(yīng)的統(tǒng)一規(guī)范才能讓數(shù)字化檔案工作更有效率。倡導(dǎo)高校基于當(dāng)前的檔案管理特點，并結(jié)合未來可能形成的檔案發(fā)展模式進行分析和研究，制定一套具有高度融合性和包容性的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程，在前期規(guī)劃中就設(shè)計出一定的規(guī)模和體系，這種標(biāo)準(zhǔn)化體系不僅能夠有效涵蓋當(dāng)前的檔案，還要有可變更性，保證檔案管理工作高速有效地進行，在標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的章程中確保數(shù)字化檔案管理的良性可持續(xù)性發(fā)展[4]。

（三）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理的專業(yè)型人才

雖然我們的社會正在邁入數(shù)字時代，但是“人才”永遠(yuǎn)是管理的關(guān)鍵因素，培養(yǎng)高素質(zhì)、專業(yè)化、綜合性的人才是高校檔案管理的最為重要的環(huán)節(jié)。數(shù)字化檔案管理大部分的繁瑣工作都是依靠計算機來完成，人在這個管理體系中扮演的是一種領(lǐng)導(dǎo)、決策、設(shè)計、規(guī)劃、糾錯、跟蹤、總結(jié)的角色，所以我們在人才培養(yǎng)上需要在數(shù)字化建設(shè)的初始階段就開始進行，不僅需要工作人員掌握一般的計算機操作，還需要有一定的計算機編程能力。在前期軟件和模塊設(shè)計階段就要參與到數(shù)字化建設(shè)中來，要充分認(rèn)識到高校檔案管理的特點，并能給出合理化建議，同時在檔案管理建設(shè)完成后可以及時根據(jù)事態(tài)的發(fā)展進行軟件的調(diào)整。檔案數(shù)字化管理不是一朝一夕的事情，而是一個長期的建設(shè)和更新，培養(yǎng)綜合型人才要讓數(shù)字化建設(shè)與時俱進，有效地推動高校檔案建設(shè)的快速高效發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作是一項復(fù)雜又龐大的任務(wù)，我們要合理地利用現(xiàn)代化科技手段，有效地構(gòu)建檔案數(shù)字化框架，利用計算機強大的運算能力幫助人們減少繁雜重復(fù)的工作量，結(jié)合檔案管理特點，充分發(fā)揮計算機的數(shù)字處理能力和效能，同時也要培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，為高校進一步提升檔案管理工作效能做出貢獻。