建筑施工企業聲像檔案管理存在的問題及對策

文/黃揚笛

文章以建筑施工企業聲像檔案為研究對象，分析了聲像檔案管理中存在的認識不到位、管理制度不健全、管理人員能力不高等問題，提出了聲像檔案管理工作的改進措施，以期能夠進一步提升聲像檔案管理水平

建筑施工企業聲像檔案是在生產經營管理活動中通過照相、錄像、錄音等技術手段形成的對國家和企業具有保存價值的各種載體形式的文件材料。主要以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式。主要表現形式有照片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬磁盤等聲像制品及文字說明，以及聲像檔案的元數據等。

建筑施工企業聲像檔案是全宗檔案的重要組成部分，它可以真實全面反映建設項目的整體施工進程，是施工企業檔案管理中的重要工作內容，要及時發現聲像檔案管理中存在的問題并改進，才能夠切實發揮出聲像檔案管理工作的重要作用。

一、聲像檔案管理中存在的問題

1.管理意識不強

聲像檔案具有還原現場的典型特征，是檔案中圖形并茂的主要類型。但傳統檔案管理往往對聲像檔案重要性認識不到位，管理意識不強，導致聲像檔案形成后收集不及時、不全面，收集后缺乏有效的處理與保存，使得聲像檔案材料存放混亂，丟失情況時有發生。

2.管理制度不健全

當前建筑施工行業發展迅速，檔案管理制度也不斷健全，但仍然主要圍繞紙質檔案的管理，聲像檔案管理的相關制度少之又少，或者制度比較宏觀，缺乏具體的操作性。在現有管理制度下，聲像檔案缺乏管理效率與管理質量，聲像檔案管理實施難、執行難，難以得到有效管理與應用。

3.管理人員能力不足

雖然施工企業總體人員素質不斷提升，但聲像檔案管理隊伍結構和管理水平仍停留在以往階段，不僅部分企業和項目未設置專（兼）職人員，管理人員不足，而且現有人員能力和素質也滿足不了管理要求，甚至部分管理人員對一些基本要求也不清楚，尤其是歸檔時缺乏完整的文字說明，導致聲像檔案失去歷史價值、保存價值和利用價值。在當前信息時代背景下，聲像檔案管理更要求管理人員懂理論、會技術，能利用信息技術提高檔案管理的效率和質量，而這樣的人才目前非常缺乏。

二、聲像檔案管理工作發展對策

1.深化對聲像檔案管理工作的認識

首先，要宣傳聲像檔案的價值和客觀功能，比如可以通過網絡或企業展覽館對部分聲像檔案進行展出，讓全體員工了解聲像檔案，認識到其重要性，在心理上打上強化標簽。其次，企業領導和項目領導要轉變觀念，重視聲像檔案工作，支持和采取各項管理措施。理念的轉變能夠帶動行動的重視，使聲像檔案管理走向有規劃、有體系、有機構、有建設的新局面，使聲像檔案管理和利用水平不斷得到提升。

2.建立健全聲像檔案管理制度

建筑施工企業要對聲像材料從形成、收集、整理、鑒定、保管、利用實行統一管理，制定嚴格的制度，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依。這方面可分兩個層次健全聲像檔案管理制度，一是綱領性制度，對聲像檔案管理提出總體要求，側重于管理機構、人員的設置，各個管理環節的要求，獎懲措施等方面，尤其要明確管理責任。聲像檔案形成單位應按照歸檔要求，在聲像檔案形成或階段形成之后，立即收集齊全，按照歸檔要求整理完畢后，向檔案部門移交歸檔，以確保聲像檔案的質量。二是操作性指南，側重于對如何整理提出細致的要求，讓管理人員一看便懂、按章操作，不斷規范聲像管理。

3.加強聲像檔案管理隊伍建設

首先，企業和項目部都要配置專（兼）職的聲像檔案管理人員。其次，有針對性地開展檔案管理信息化培訓，提高數字化管理能力和水平，使聲像檔案保存與應用更高效。第三，加強交流學習，注重業務培訓，結合施工企業實際，全面對拍攝人員、檔案人員進行經驗、技巧的傳授，掌握聲像檔案的管理原則與流程，能夠實現標準化、流程化管理，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

4.加強聲像檔案數字化工作

為提高聲像檔案利用效率，在保存聲像檔案時，要與時俱進地以電子信息化為手段，運用數字化技術對聲像檔案進行分類建庫保存，保證檔案的完整性和安全性。因此，在檔案錄入時，要做好電子編碼和分類號，方便后續調用。同時，構建完善的檢索通道和服務平臺，利用分類號等在平臺上可預覽聲像檔案，從而節省尋找時間和降低管理工作量，使聲像檔案利用更高效，更直接。

5.加強聲像檔案安全管理

企業要從長久保護和利用考慮，創造恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火的保管條件；定期檢查聲像檔案情況，及時發現和消除安全隱患，延長聲像檔案的壽命。對已歸檔的永久、定期保存的聲像檔案，磁性載體每隔4-5 年要復錄一次，錄像帶、磁帶定期重繞一次（一般為6-12 個月），對常用和已破損的聲像檔案要及時修補、復制。總之，加強日常管理，防止聲像檔案損毀，保障聲像檔案安全。