新形勢下加強電子檔案管理工作的探討

胡笳馨

(哈爾濱市方志館，黑龍江 哈爾濱 150040)

電子檔案的出現，有效的提高了檔案管理工作的效率和水平，由于采用計算機網絡對檔案進行管理，檔案收集和整理更為及時，能夠隨時對檔案信息進行補漏增缺，而且檔案工作有了大程度的提升，能夠為檔案利用者提供高效的查閱和使用服務，在檔案利用者利用檔案信息時，只能查閱其需要的文件信息，無法接觸到其他文件，有效的保證了檔案信息的保密性。

一、強化檔案管理意識，建立完善的檔案管理規章制度

在當前檔案管理工作中，需要強化電子檔案管理理念，并能夠基于戰略層面對檔案管理工作給予充分的重視。并通過建立健全完善的檔案管理制度，明確電子檔案歸檔流程，并制定緊急情況下的應對機制。檔案管理人員也需要認識到電子檔案管理的重要性，并在實際工作中能夠嚴格落實好檔案管理制度，全面提高檔案管理工作效率，進一步促進電子檔案管理工作質量的提升。

二、建立電子檔案風險防控體系，完善相關軟硬件設施

在電子檔案歸檔時，宜針對檔案信息進行多次核對，確保檔案信息的真實性和可靠性。在具體接收電子檔案過程中，還要認真鑒定電子文件的原始性和真實性，認真甄別有異議的電子文件，對于不真實的電子文件不宜進行接收歸檔。一理檔案有變動和更新時，及時向檔案管理人員反饋，做好檔案更新或是歸檔工作。針對入庫的電子檔案，宜通過定期抽檢，及時進行查缺補漏。部分檔案內容上有保密性，需要對其進行加密處理，并不定期的更改密鑰，及時更新安全防控技術，保證檔案信息的保密性和安全性。

三、提高電子檔案的真實性

電子檔案真實性是電子檔案管理工作中至關重要的一項內容。基于信息時代背景下，電子檔案管理內容明顯增加，檔案管理人員在收集檔案時需要重視電子檔案的原始性和真實性，并積極借鑒先進的技術和規范管理手段來對這一現象進行改善，盡量保證電子檔案的真實。在實際工作中，收集檔案信息數據時，宜借助于信息技術來擴大信息數據來源，并認真甄別信息，進一步提升檔案信息真實性。同時還要進一步規范電子檔案管理操作流程和檔案管理中的一些細節，全面提高檔案信息的真實性，為電子檔案管理工作質量的提升打下堅實的基礎。

四、建設電子檔案系統

信息時代背景下電子檔案管理工作要想有序實施，需要加強對電子檔案系統的建設，這也是電子檔案管理工作實施的前提，而為了能夠將電子檔案系統的價值有效的發揮出來，要保障電子檔案信息的權威性，真正保障電子檔案存儲的準確性以及有效性，建立科學的電子檔案信息庫。同時還需要做好檔案保密工作，這樣才能最大程度提高檔案管理的真實性，有效提高檔案管理質量和效率。在網絡化環境下，檔案信息易被不法分子更改或者是竊取，所以在進行系統建設的時候，一定要從保密性這一點出發來進行建設，這樣才能為之后電子檔案管理工作奠定良好的基礎。

五、加快檔案信息化建設步伐

電子化建設就是電子檔案管理工作正常運行的主要依據，需要提高對信息化的完善程度，電子檔案才能真正發揮出大數據優勢，達到檔案資源效率最大化。制作完善整理檔案信息資源的渠道方式、使用“云計算”及一些技術、可視化分析、語義分析這類的數據分析方式來對檔案資源信息進行合理的整理，希望能夠較好的使用大數據時代的優勢來推動檔案信息資源的整理。所以，有關部門應該合理有效利用好自身的特點，把握住較好的機會，最大程度的改變自身的不足，更好地面對社會各方面所帶來的挑戰，制作出適合大數據時代的資源整理方式，以達到為使用者提供更好地服務，發揮出檔案信息資源整體的優勢。

六、加強電子檔案安全管理

電子檔案的生成離不開信息技術，通過采用先進的信息安全技術可以實現對電子檔案全過程的監控，提升電子檔案管理的安全水平。在實際檔案管理系統設計過程中，可以將智能傳感器、無線網絡和數據庫檢測等有效的融合為一個整體系統，采用實時的物聯網網絡鏈接，系統實現對電子檔案無間斷的監控。在計算機系統安全運行方面，宜利用安全檢測技術和監控監測、防火墻技術、訪問控制技術等，并重視數據安全技術手段的應用，全面保障電子檔案信息的安全。另外，還要重視訪問安全性的提高，通過訪問控制對于檔案信息資源的分享和信息資源的安全保障具有極為重要的意義，在實際工作中，可以通過設置文字權限、身份認證、控制網絡設備權及口令加密等方法來強化訪問控制。并使電子檔案信息在可控制的范圍內實現共享和保護檔案信息資源的合理訪問，以此來保護好用戶隱私，進一步保護好檔案平臺和檔案信息整合共享的訪問安全。

七、結束語

在當前社會發展過程中檔案信息發揮著越來越重要的作用，人們對檔案信息的利用需求也不斷增加，在這種情況下，需要重視電子檔案管理工作，全面提高電子檔案管理工作，確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，使電子檔案能夠更好的服務于社會的發展和經濟建設。