計算機技術在現(xiàn)代檔案管理中的應用

李飛

（灤平縣付營子鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 068258）

引言：

檔案管理是一項十分反復的工作，它涉及的管理內(nèi)容龐大，各種信息數(shù)據(jù)，要做好歸檔工作，一不小心就會丟失，造成失誤。而且檔案管理工作所涉及的管理時間也十分漫長，有的建筑工程動輒幾十年，在工程竣工前，檔案必須保存完好。因此，計算機技術的應用，解決了這兩項難題，所以計算機在檔案管理中的應用勢在必行。

一、計算機在現(xiàn)代檔案管理必要性

首先，傳統(tǒng)檔案管理工作效率低下。傳統(tǒng)檔案管理投入了大量的人力財力，管理內(nèi)容龐大，資料混亂，檔案的歸類工作難度大，丟失風險也高，嚴重影響了企業(yè)管理效率。

其次，計算機檔案管理實現(xiàn)了信息共享。計算機檔案管理不僅實現(xiàn)信息的有效歸類，而且還具有檢索功能，要想查閱學習只要檢索就可以在幾分鐘內(nèi)找到，實現(xiàn)了信息的共享。

最后，計算機檔案管理延長了檔案使用期。傳統(tǒng)紙質檔案由于其材質原因，磨損嚴重，使檔案的使用壽命減少。計算機的出現(xiàn)，避免了他人對檔案的直接接觸，延長了檔案的使用期。

二、計算機技術應用與檔案管理中存在的問題

（一）計算機技術沒有完全普及

首先，從現(xiàn)實生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現(xiàn)有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。

（二）檔案管理人員素質有待提高

在通過計算機技術建立現(xiàn)代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質有待提高的問題。一方面，應用計算機技術實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，但是一向熟悉與傳統(tǒng)檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時間內(nèi)滿足現(xiàn)代化管理的業(yè)務要求；另一方面，作為檔案管理人員，在利用計算機技術建立現(xiàn)代化檔案管理的過程中，相關人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作，必須深刻的認識計算機的重要作用，還要熟練掌握自動化和網(wǎng)絡化技術，這也是對新時期下的檔案管理人員提出的新的要求。

三、計算機在現(xiàn)代檔案管理的策略

（一）加快計算機技術在檔案管理中的應用

1.完善計算機檔案管理基礎設施

為了普及計算機在檔案管理工作中的應用，必須完善計算機的硬件設施，使其適應檔案管理的需要。這就需要投入資金，在原有計算機的基礎上，購買大容量的存儲設備，實現(xiàn)大量信息的存儲和管理；建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的信息共享和統(tǒng)一管理；建立檢索功能，提高檔案信息查找的速度，方便使用者查詢，實現(xiàn)資源的有效管理；利用網(wǎng)絡技術，及時的更新檔案管理信息，跟進時代的步伐，盡快實現(xiàn)數(shù)字檔案代替紙質檔案，實現(xiàn)檔案管理的一致性。此外，還要在計算機檔案管理配套打印機、復印機、掃描儀等基礎設備，對重要的檔案信息進行備份，加強檔案信息的安全性。

2.培養(yǎng)專門的計算機檔案管理人才

計算機檔案人才包括計算機檔案研發(fā)人才和管理人才。一方面，有實力的企業(yè)可以加大資金的投入，研發(fā)一套適應于本企業(yè)的計算機檔案管理系統(tǒng)，有針對性的對企業(yè)進行信息管理，提高管理效率。另一方面，要培養(yǎng)一批有專業(yè)計算機檔案管理技術的管理人才，不僅有良好的業(yè)務能力，而且還要在不斷的實踐工作中提升自己的專業(yè)能力，定期的參加企業(yè)組織的技術培訓，成為一個全面發(fā)展的綜合性人才。

（二）提高計算機的安全性

1.技術安全措施

企業(yè)為了保障檔案信息的安全，必須加強檔案管理系統(tǒng)的安全性。采用防火墻技術，對黑客的進攻采取防御，保護檔案信息不被盜取；應用計算機病毒檢測系統(tǒng)，定期對計算機進行病毒檢測，及時發(fā)現(xiàn)漏洞，進行修補，避免計算機病毒的入侵造成數(shù)據(jù)的丟失；還可以采用信息加密技術，對所有主要的信息盡心密碼設置，增加檔案信息的安全性。此外，還應該對檔案信息進行定期的備份，防治計算機因為突然故障或者停電，而導致重要數(shù)據(jù)的丟失。

2.制定計算機檔案管理法律法規(guī)

對于政府而言，就是要制定一系列關于計算機檔案管理的法律，以不斷完善計算機檔案管理的制度建設，保證計算機檔案管理有法可依。在保證檔案信息的真實性的同時，對那些盜取檔案信息的人員進行法律懲處，起到警示作用，保證計算機檔案的安全性。

（三）建立健全的現(xiàn)代檔案管理制度

1.建立現(xiàn)代檔案管理制度

為了確保計算機檔案管理的有序進行，必須根據(jù)企業(yè)的實際情況，建立起自己去的檔案管理制度，對每一個環(huán)節(jié)進行細化的管理，制定檔案電子化的每一個工作步驟，建立一整套完善的業(yè)務流程，對于檔案管理中可能出現(xiàn)的問題提前制定好注意事項，保證計算機檔案管理的規(guī)范操作，使管理過程職責分明，實現(xiàn)了計算機檔案管理的有效進行。

2.建立激勵機制

為了不斷的完善計算機檔案管理，可以采取激勵措施。企業(yè)可以對計算機檔案管理提出改進意見的員工進行物質獎勵，以此鼓勵其他員工的積極性，對企業(yè)的檔案管理獻計獻策。企業(yè)要廣納員工的意見，對有用的信息進行完善，將其制度化，納入計算機檔案管理制度，保證意見源源不絕。

四、結束語

我國目前的檔案管理工作廣泛采用了計算機技術，計算機的引入確實推動了檔案管理工作的發(fā)展。現(xiàn)代檔案管理工作者應該主動將計算機技術應用到檔案管理工作中，充分發(fā)揮計算機技術在檔案管理工作中的優(yōu)勢。