計算機技術在現代檔案管理中的應用

李飛

（灤平縣付營子鎮人民政府，河北 承德 068258）

引言：

檔案管理是一項十分反復的工作，它涉及的管理內容龐大，各種信息數據，要做好歸檔工作，一不小心就會丟失，造成失誤。而且檔案管理工作所涉及的管理時間也十分漫長，有的建筑工程動輒幾十年，在工程竣工前，檔案必須保存完好。因此，計算機技術的應用，解決了這兩項難題，所以計算機在檔案管理中的應用勢在必行。

一、計算機在現代檔案管理必要性

首先，傳統檔案管理工作效率低下。傳統檔案管理投入了大量的人力財力，管理內容龐大，資料混亂，檔案的歸類工作難度大，丟失風險也高，嚴重影響了企業管理效率。

其次，計算機檔案管理實現了信息共享。計算機檔案管理不僅實現信息的有效歸類，而且還具有檢索功能，要想查閱學習只要檢索就可以在幾分鐘內找到，實現了信息的共享。

最后，計算機檔案管理延長了檔案使用期。傳統紙質檔案由于其材質原因，磨損嚴重，使檔案的使用壽命減少。計算機的出現，避免了他人對檔案的直接接觸，延長了檔案的使用期。

二、計算機技術應用與檔案管理中存在的問題

（一）計算機技術沒有完全普及

首先，從現實生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發揮，尤其是在檔案數據庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態，其功能并不能得到最大化的發揮。

（二）檔案管理人員素質有待提高

在通過計算機技術建立現代化的檔案管理的過程中，還存在著檔案管理人員素質有待提高的問題。一方面，應用計算機技術實現了檔案管理的現代化，但是一向熟悉與傳統檔案管理操作的檔案管理人員卻很難在短時間內滿足現代化管理的業務要求；另一方面，作為檔案管理人員，在利用計算機技術建立現代化檔案管理的過程中，相關人員不能僅僅滿足于一般的計算機操作，必須深刻的認識計算機的重要作用，還要熟練掌握自動化和網絡化技術，這也是對新時期下的檔案管理人員提出的新的要求。

三、計算機在現代檔案管理的策略

（一）加快計算機技術在檔案管理中的應用

1.完善計算機檔案管理基礎設施

為了普及計算機在檔案管理工作中的應用，必須完善計算機的硬件設施，使其適應檔案管理的需要。這就需要投入資金，在原有計算機的基礎上，購買大容量的存儲設備，實現大量信息的存儲和管理；建立數據庫，實現數據的信息共享和統一管理；建立檢索功能，提高檔案信息查找的速度，方便使用者查詢，實現資源的有效管理；利用網絡技術，及時的更新檔案管理信息，跟進時代的步伐，盡快實現數字檔案代替紙質檔案，實現檔案管理的一致性。此外，還要在計算機檔案管理配套打印機、復印機、掃描儀等基礎設備，對重要的檔案信息進行備份，加強檔案信息的安全性。

2.培養專門的計算機檔案管理人才

計算機檔案人才包括計算機檔案研發人才和管理人才。一方面，有實力的企業可以加大資金的投入，研發一套適應于本企業的計算機檔案管理系統，有針對性的對企業進行信息管理，提高管理效率。另一方面，要培養一批有專業計算機檔案管理技術的管理人才，不僅有良好的業務能力，而且還要在不斷的實踐工作中提升自己的專業能力，定期的參加企業組織的技術培訓，成為一個全面發展的綜合性人才。

（二）提高計算機的安全性

1.技術安全措施

企業為了保障檔案信息的安全，必須加強檔案管理系統的安全性。采用防火墻技術，對黑客的進攻采取防御，保護檔案信息不被盜取；應用計算機病毒檢測系統，定期對計算機進行病毒檢測，及時發現漏洞，進行修補，避免計算機病毒的入侵造成數據的丟失；還可以采用信息加密技術，對所有主要的信息盡心密碼設置，增加檔案信息的安全性。此外，還應該對檔案信息進行定期的備份，防治計算機因為突然故障或者停電，而導致重要數據的丟失。

2.制定計算機檔案管理法律法規

對于政府而言，就是要制定一系列關于計算機檔案管理的法律，以不斷完善計算機檔案管理的制度建設，保證計算機檔案管理有法可依。在保證檔案信息的真實性的同時，對那些盜取檔案信息的人員進行法律懲處，起到警示作用，保證計算機檔案的安全性。

（三）建立健全的現代檔案管理制度

1.建立現代檔案管理制度

為了確保計算機檔案管理的有序進行，必須根據企業的實際情況，建立起自己去的檔案管理制度，對每一個環節進行細化的管理，制定檔案電子化的每一個工作步驟，建立一整套完善的業務流程，對于檔案管理中可能出現的問題提前制定好注意事項，保證計算機檔案管理的規范操作，使管理過程職責分明，實現了計算機檔案管理的有效進行。

2.建立激勵機制

為了不斷的完善計算機檔案管理，可以采取激勵措施。企業可以對計算機檔案管理提出改進意見的員工進行物質獎勵，以此鼓勵其他員工的積極性，對企業的檔案管理獻計獻策。企業要廣納員工的意見，對有用的信息進行完善，將其制度化，納入計算機檔案管理制度，保證意見源源不絕。

四、結束語

我國目前的檔案管理工作廣泛采用了計算機技術，計算機的引入確實推動了檔案管理工作的發展。現代檔案管理工作者應該主動將計算機技術應用到檔案管理工作中，充分發揮計算機技術在檔案管理工作中的優勢。