檔案創新管理方向及應對策略

李磊

（中梁控股集團，上海 200062）

現階段，在各行各業都隨著時代的發展不斷的進行著變革，檔案管理工作也是在不斷的改革之中，改變原先的傳統管理方式，利用更加省時省力的模式進行檔案工作的管理，不僅能解放很多檔案管理工作人員的雙手，還能將檔案管理工作再上新臺階，讓檔案管理人員更好的利用時間學習新的檔案管理技術，促進檔案管理工作的進步和發展［1］。

一、現階段檔案管理工作的現狀分析

（一）浪費人力物力財力，工作耗時耗力

現階段在檔案管理工作中，只有少部分的地方進行了檔案管理的徹底性改革，很多的部門在檔案管理工作中還沒有進行相應的轉變，在檔案的歸檔、提取、查找等工作中依舊是純靠人力進行，沒有結合新時代的新技術進行檔案管理工作，在檔案管理方面依舊是耗時耗力，效率極低。

（二）未使用先進的檔案管理系統和檔案柜，檔案管理的安全性不能保障

在現階段的檔案管理工作中，外界的因素影響檔案管理的安全性能，讓檔案管理的工作受到一定程度的安全性上的威脅，例如，一些不可抗力的意外：地震、火災、水災，同時在檔案管理柜的使用中也是沒有很嚴格，很容易造成檔案的丟失和泄露，從這方面來看，傳統的檔案管理工作很難保障檔案管理工作的安全性［2］。

（三）紙質辦公局限性強，后期尋找麻煩

紙質化辦公的情況已經延續了很多年，在紙質化的檔案登記管理中，不僅僅后期查找起來費勁，還不能更好的保存，很多情況下紙質的登記或者辦公容易產生丟失或者信息泄露的情況，造成不必要的損失。

二、檔案管理工作的創新使用策略

（一）利用先進的檔案管理系統和設備，增加檔案管理的安全性

檔案管理工作本身就是一項繁瑣的工作，在傳統的檔案管理工作中，不僅僅枯燥，還經常會被一些外界的因素影響檔案管理的安全性能，利用一些不可抗力的意外：地震、火災、水災，同時在檔案管理柜的使用中也是沒有很嚴格，很容易造成檔案的丟失和泄露。我們所使用的信息安全技術可以包含物理安全技術，而物理安全技術是在檔案信息長期管理的過程中，主要包括一些物理的環境對檔案的安全產生威脅的相對應的解決技術，物理安全技術能利用相關的儲存介質保障檔案信息能防水、防火、防地震、防雷等，確保在物理性質上，我們的檔案安全不受侵害。同時，我們可以借鑒現如今檔案管理的創新方案，利用先進的數字密碼柜進行聯網管理，利用電子化檔案自動升降柜和電子化管理系統，讓管理變得有序和規范化，并且在檔案的內容方面，采用現電子文件"電子化歸檔"和電子檔案"電子化管理"，促進電子檔案的建設，保證在紙質版檔案的基礎上進行強化管理［3］，不僅在今后的查找中更加方便，更能保證一定的安全性，在今后的查找中也能更加快捷。同時采用內網管理的模式進行創新的管理，在檔案的管理中，能保證檔案的信息不會通過外網泄露，更安全的保管電子檔案，并且延長檔案的保管壽命，提高檔案管理工作的能力。

（二）提升檔案管理工作的效率，減少人力物力財力的支出

原先的采用紙質版登記、人工運送的形式已經不適合當今檔案管理的要求，浪費了更多的資源，我們一定要創新的利用多種形式進行檔案管理，在檔案管理工作中能更加快速的進行檔案管理工作。研發檔案管理專業的系統，采用系統的檔案查詢和檔案接收管理工作，檔案管理人員可以進行遠程的操作，減少了人員的浪費和物力的支出，更好的運用了現代信息管理技術，將現代管理模式進行進一步的提升［4］。同時，要想提升檔案管理工作在今后工作中的效率，就必須將系統定時進行維護，能在符合新時代發展要求的前端，進行系統的開發和維護，利用更加先進的形式和先進的能力促進系統的先進性，在系統中的檔案管理工作應該是最需要細致性和技術性的使用。

（三）設定無紙化辦公條件，促進辦公效率的進一步提升

無紙化辦公能更好的避免紙質辦公的形成的局限性，減少檔案登記和檔案管理工作中的效率低的形式出現，促進檔案管理工作的優質提升。在現代的檔案管理工作中，無紙化辦公的形式已經非常明顯，因此，要將信息技術和專業的電腦程序配備齊全，并且讓專業的檔案管理工作人員進行專業的管理。

（四）對檔案管理人員的保密意識和信息技術使用能力進行培訓

在進行檔案管理工作人員的招聘時，一定要將保密性放在前列，因為檔案涉及個人的隱私，能勝任檔案管理的工作人員首先要懂得保密性的重要性，并且簽訂保密協議，更好的為檔案管理的工作發光發熱。同時，要對檔案管理工作人員進行專業的培訓，靈活的使用檔案管理新系統，接受檔案管理新模式的改變，并且能快速的使用新系統，通過培訓能更快捷的進行檔案管理辦公，提升當前檔案管理工作的效率，促進檔案管理提質升級。

三、小結

檔案信息安全管理保障體系是對檔案信息安全技術保障體系的有力支持，檔案管理效率的提升也得益于使用現代的管理技術進行適當的管理。公司中在完成檔案信息化系統的搭建之后，還需要結合有效的信息安全管理手段，建立檔案信息安全保障體系，保證在檔案管理工作中不會產生疏漏。因此，公司的檔案管理工作不是一項一朝一夕的事情，而是一項長期的工作，必須要堅持使用新技術，改善檔案管理的繁瑣程序，利用現代信息技術擺脫原先管理模式的漏洞，加強新時代檔案信息安全管理工作的運行，促進檔案信息的安全管理工作有序推進［5］。