自來水公司電子檔案管理措施探討

高巍

（葫蘆島市自來水公司，遼寧 葫蘆島 125100）

引言：現代化技術的廣泛應用，使人類的生活方式也發生了翻天覆地的改變。這種變化并不是只影響了人類的生活，對檔案管理工作也產生了一定的影響，在信息化時代不斷變化的驅使下，將傳統的檔案管理工作推向了與時俱進的發展道路。

一、自來水公司電子檔案的相關介紹及其重要性分析

在數字時代的影響下，人們的生活和工作與互聯網緊密相連，在時間的不斷推移下，積累了不少電子文件資料。電子文件資料該如何采取措施進行管理，這是檔案管理人員必須面對的現實問題，也值得其認真思考，與此同時，它的存在能夠影響后續檔案事業的發展，由此看來，電子檔案管理的重要性不言而喻，需要充分引起公司的重視。

由于自來水公司工作的性質較為特殊，在工作過程中涉及的信息量較多，且不同信息之間的聯系較為復雜，為保證檔案信息管理的合理性與安全性，管理人員將檔案管理采用電子化處理方式，一方面能有效地提高檔案管理工作的效率，另一方面能確保電子檔案信息保存的安全性，此外，電子檔案的管理使用能夠對信息進行合理篩查，有利于管理人員將海量的信息進行理順。自來水公司采用電子檔案管理方式是順應時代發展的必然趨勢，盡管其擁有諸多優點，但在管理過程中有許多問題需要引起注意，因此管理人員在使用電子檔案時候時，要加強安全管理意識，隨時注意可能出現的問題，并及時予以處理。

二、自來水公司電子檔案潛在問題分析

（一）文件格式問題

電子文件的管理受控于電子技術，而電子技術并不是一成不變的，因而管理電子檔案的相關軟件會時常更新，而電子文件的格式可能會出現對軟件的不適用性，進而導致電子文件的真實性降低。電子文件的真實性無法得到保證，在一定程度上會對電子檔案的管理產生一定的制約。

（二）文件被改動現象

電子檔案的管理是近幾年新興的的檔案管理技術，在之間的很長時間內，自來水公司的檔案管理一直采用的是傳統的紙質管理方式，傳統檔案的管理方式也有其優點所在，因為傳統檔案管理采用的是紙質管理方式，如果有人對文件進行改動，必然會在紙質檔案上留下痕跡，從而能做到“有跡可循”，但新興的電子檔案管理便不具備這樣的優勢，電子檔案的文件一經改動，不會輕易留下痕跡，且電子檔案在傳輸的過程中極容易被人改動，致使文件的可信度降低，此外，傳輸過程中出現的問題對自來水公司的經濟情況帶來一定影響。

（三）對原始文件的管理

一般情況下，電子文件在打開過程中，便會出現電子文件中的信息內容，在使用過程中可能存在被多個設備同時打開的情況，在這種情況下，管理人員難以對原始文件進行準確的判斷，無法對原始文件進行判斷，會導致在回收原始文件過程中出現錯誤，對后續工作的有序進行產生一定影響。

三、自來水公司電子檔案管理優化措施

（一）提高工作人員的業務素質

電子檔案管理信息化建設工作必須將重視人才放在關鍵位置，充分重視人才。因為在電子檔案管理建設的日常工作運行當中離不開專業技術和專業理論過硬的工作人員，信息化電子檔案建設的長遠發展無法脫離專業人才，因此在引進人才的過程中對現有的工作人員提出了新的要求，加強對現有工作人員的培訓和學習，不斷提高工作人員的素養，提高整個工作隊伍的水平，鼓勵并支持工作人員不斷學習，熟練掌握電腦操作技術，加快提高業務能力，形成全員學習的良好工作氛圍，以實現自我提升作為最終目標，經過自身不斷的努力達到信息化建設的要求。因此，工作人員業務素質的提升也是有效檔案提高信息化管理建設不可忽視的重要策略。

（二）建立健全電子檔案管理制度

建立健全電子檔案管理制度時實現檔案管理的有效措施，一方面能有效的對管理人員的管理方法進行有效約束，另一方面能提升自來水公司檔案管理的規范性，進而使得自來水公司電子檔案信息管理向著制度化、規范化方向邁進，在管理過程中，要注意以下幾點，首先要對在管理電子檔案的歸檔范圍進行合理的劃定，根據電子檔案管理的相關規定，電子檔案的管理需要明確劃清電子檔案歸檔范圍，便于相關管理人員有效地開展工作；其次，對電子檔案中的文件進行定期檢查，檢查的內容主要是是否存在丟失、改動的情況。最重要的要檢查檔案是否存在錯誤，在檢查過程中，將每一個文件進行細致檢查，依稀確保電子檔案的有效性以及可信度，保證自來水公司的信息能夠得到妥善保存；基于以上兩種情況，計算能力一套電子檔案管理規定，我們要明確一點，電子檔案的管理只依靠管理人員的力量遠遠達不到其管理效果，還需要相關的管理制度進行維系，因此有效地保證電子檔案的管理能夠上行下效，將其管理細則更好的落實到公司上下，使得管理更加方便，對電子文件的接收記錄以及接收人的相關信息進行詳細記錄，有效阻止電子文件被改動情況的發生。

結語：綜上所述，自來水公司采用電子檔案管理方式能有效提升檔案信息管理的效率以及準確性，與此同時要充分明確，檔案管理工作走向信息化建設是與社會發展的大背景相輔相成的，此外，在電子檔案管理工作過程中遇到的困難，必須進行針對性解決，將電子檔案管理的價值發揮得淋漓盡致，推動自來水公司檔案管理高效發展。