試論基層民政檔案管理存在的問題及對策

孫波

黑龍江省尚志市尚志農(nóng)村敬老服務(wù)中心，黑龍江尚志150600

1 基層民政檔案管理中存在的主要問題

1.1 基層民政檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不強

在當(dāng)前很多基層民政的管理人員和工作人員都沒有受到過專業(yè)技能的培訓(xùn)，對于工作自身綜合素質(zhì)不強，專業(yè)水平也不能達(dá)標(biāo)，這就使得工作人員在面對各種資料文件時無法快速準(zhǔn)確的分辨出資料是否有效。檔案中的一些資源也無法發(fā)揮最大作用，隱形資源無法得到有效轉(zhuǎn)換。除此之外，還會出現(xiàn)部分工作人員沒有端正思想態(tài)度，對于工作任務(wù)不重視，缺乏良好的工作素養(yǎng)，導(dǎo)致了檔案管理工作無法以高質(zhì)量和高效率的狀態(tài)完成。

1.2 檔案資源使用效率不高

一般情況下，基層民政部門平時的檔案數(shù)據(jù)數(shù)量十分龐大，而且種類具體劃分也十分繁多。在基層民政部門的日常事務(wù)中，無論是辦理婚姻登記或者是對退休專業(yè)老人的安置，為特殊人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等。這些工作在進(jìn)行的時候中都需要用到數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行統(tǒng)計分化。由于資料過大，在需要的時候?qū)ふ夷撤葙Y料便會很麻煩，這種情況的發(fā)生使得我國基層民政部門的工作效率降低，資料檔案使用率也不高。

1.3 檔案資料信息不完整

當(dāng)前我國每日的人口流動量數(shù)量非常巨大，人口基數(shù)也在不斷的上漲，基層民政管理部門收集檔案會遇到很多困難，這并不是通過簡單的基層民政管理工作就能解決的問題。人員流動數(shù)量的增加，導(dǎo)致基層民政管理部門在進(jìn)行統(tǒng)計工作時往往無從下手，這就產(chǎn)生了資料數(shù)量并不完全的情況發(fā)生。部分擁有價值的資料如果得不到具體的有效收集，那么時間長了便會失去其原有的價值。

1.4 基層民政檔案與日益發(fā)展的現(xiàn)代優(yōu)化信息不同步

在當(dāng)前，大部分基層民政檔案部門在處理相關(guān)數(shù)據(jù)檔案時仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄寫方式，沒有合理應(yīng)用起電子檔案系統(tǒng)，還存在修改、打印、傳閱、整理和歸納，整體流程都多以手工抄寫完成的情況?；鶎用裾芾聿块T缺少各種擁有高新科技水平和的高素質(zhì)人才，這就使得各種信息資料得不到同步更新。因此，基層民政管理部門應(yīng)該加大招收綜合性人才的范圍，為基層民政管理部門注入新鮮的血液。

2 解決基層民政檔案管理的對策

2.1 加強基層民政檔案管理的設(shè)備應(yīng)用水平

在基層民政檔案管理部門對于檔案的收集和記錄需要加強，這就需要各個檔案管理人員加大對于檔案管理工作的資源投入，使得檔案管理工作更具有效率。此外，相關(guān)人員還應(yīng)注意到對于檔案管理工作中所需要使用到的設(shè)備和管理硬件都要進(jìn)行經(jīng)常更新，并且通過交由專業(yè)人員維護(hù)的方式使其能發(fā)揮出更好的工作效率，以保證對基層民政檔案工作的順利進(jìn)行。其次便是對各個部門的工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升普通員工對于檔案管理工作的理解和認(rèn)識，強化員工資料管理意識。在進(jìn)行培訓(xùn)時盡量不以開會或培訓(xùn)的方式來進(jìn)行，可以通過采取平等的交流方式與員工進(jìn)行交流，促使員工們能夠自發(fā)的融入到檔案管理的工作學(xué)習(xí)中來。

2.2 建立網(wǎng)上檔案資料管理系統(tǒng)

為了基層民政部門能夠得到良好的發(fā)展，除了在專業(yè)技術(shù)水平方面要重視外還應(yīng)該注重工作人員的網(wǎng)上學(xué)習(xí)能力。在大數(shù)據(jù)時代中，基層民政管理部門可以借此來建立起自己的網(wǎng)上檔案資料系統(tǒng)，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)將各項數(shù)據(jù)資料統(tǒng)計好的同時把握好質(zhì)量和效率，這才符合當(dāng)前新時代人才的要求。網(wǎng)上檔案資料系統(tǒng)的建立革新了傳統(tǒng)檔案記錄方式，這在節(jié)省了成本的同時還增大了儲存空間，并且在查找資料時也會更加方便?；鶎用裾块T在加強工作人員技能培訓(xùn)的同時，也要建立起更健全的網(wǎng)絡(luò)技能培訓(xùn)機構(gòu)，使工作人員通過該機構(gòu)能學(xué)習(xí)到各項相關(guān)技能和知識。當(dāng)前社會中傳統(tǒng)的基層民政檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的進(jìn)度，基層民政管理人員應(yīng)該意識到在大數(shù)據(jù)時代下，應(yīng)該采取高科技管理技術(shù)來重新面對檔案管理工作的發(fā)展。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該加強檔案管理力度，減少重要資料丟失

在基層民政檔案管理部門中，若想加強檔案管理力度，那么首先便要使相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員提升對于資料管理的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)人員要明白資料產(chǎn)生丟失或遺漏所能造成的后果，積極建立起適應(yīng)當(dāng)前工作形式的管理方案，完善檔案管理工作的規(guī)章制度，通過一定的獎懲制度提升工作人員在進(jìn)行信息的收集處理時的認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度。還需要積極進(jìn)行思想教育，加強民政管理部門內(nèi)部人員對于工作的熱愛和重視，減少部分工作人員在對待工作時會產(chǎn)生的敷衍散漫的工作態(tài)度。

3 結(jié)語

基層民政檔案管理工作是一項漫長的工作，執(zhí)行這份工作的人要有耐心和對工作抱以熱愛，基層民政檔案管理部門要對所管理的檔案嚴(yán)密保存，因此相關(guān)人員在執(zhí)行資料保存時應(yīng)該做到細(xì)致謹(jǐn)慎。不僅如此，民政管理工作對于人民群眾的作用很大，對人類的切身發(fā)展有著重要意義，因此民政管理部門便需要隨著時代的變化進(jìn)行變化，提高管理工作的效率。