淺議計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化方面的應(yīng)用

邢開元

（西安思源學(xué)院，陜西 西安 710038）

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于辦公自動(dòng)化工作的促進(jìn)作用

（一）有效拓展辦公區(qū)域

相對(duì)于傳統(tǒng)辦公室而言，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以顯著改善辦公環(huán)境、拓展辦公區(qū)域。所有的辦公人員不再獨(dú)立合作，而是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)合作協(xié)調(diào)，真正意義上的實(shí)現(xiàn)人機(jī)協(xié)調(diào)辦公，使得辦公環(huán)境得到有效改善。而且應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)也大大促進(jìn)了各行業(yè)之間的溝通交流，滿足行業(yè)之間實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)、跨區(qū)域的合作。而且隨著相關(guān)技術(shù)的深度發(fā)展，選擇應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理的企業(yè)也會(huì)越來(lái)越多。

（二）使得企業(yè)的管理成本大大下降

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是信息和經(jīng)濟(jì)革命的重要標(biāo)志。在企業(yè)管理過(guò)程中應(yīng)用該技術(shù)可以大大減少所需要的辦公材料，并剔除不必要環(huán)節(jié)，讓辦公人員的辦公效率和管理效果得到顯著提升，并能夠?qū)ο嚓P(guān)的成本實(shí)現(xiàn)有效控制。

（三）促進(jìn)個(gè)體創(chuàng)造，并提升辦公效率

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化方面的應(yīng)用，能夠使得企業(yè)辦公向著流程、自由、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的方向發(fā)展，讓企業(yè)員工可以從枯燥、繁瑣的事務(wù)中得以解脫，在提升辦公效率的同時(shí)，有效釋放人的創(chuàng)造力。

二、強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化方面應(yīng)用的措施

（一）需要完善相關(guān)的配套制度

企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定的發(fā)展需要建立在健全的配套制度的基礎(chǔ)上。而在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以顯著提升企業(yè)的管理效率和決策準(zhǔn)確度。整體而言，辦公自動(dòng)化應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，更具自由性和開放性，所以會(huì)導(dǎo)致企業(yè)管理在一定程度上面臨困難，對(duì)此為了能夠有效改善企業(yè)的辦公自動(dòng)化環(huán)境，管理層需要加強(qiáng)管控員工權(quán)限，細(xì)化其權(quán)責(zé)范圍，并且對(duì)于員工在辦公軟件方面的應(yīng)用予以適當(dāng)引導(dǎo)，促進(jìn)相關(guān)部門和其他功能部門之間的交流溝通，在提升辦公效率的同時(shí)有效保證數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下企業(yè)自動(dòng)化辦公存在諸多信息安全風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)對(duì)企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生直接影響，所以企業(yè)需要對(duì)辦公網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置予以高度重視，設(shè)置相關(guān)的部門負(fù)責(zé)監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)安全，并且采取身份識(shí)別以及密碼認(rèn)證的方式，有效控制可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，再輔助以健全的問(wèn)責(zé)制度，對(duì)于所出現(xiàn)的問(wèn)題予以嚴(yán)格處理。

（二）注重培養(yǎng)相關(guān)的人才

二十一世紀(jì)，人才是保障企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的核心資源，同時(shí)也是計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中具體應(yīng)用的關(guān)鍵所在，所以必須要注重培養(yǎng)相關(guān)人才。盡管當(dāng)前幾乎所有家庭都已經(jīng)普及了電腦，但是想要在辦公自動(dòng)化中讓計(jì)算機(jī)技術(shù)得到充分發(fā)揮，單憑日常使用經(jīng)驗(yàn)完全無(wú)法實(shí)現(xiàn)，除了需要掌握系統(tǒng)知識(shí)理論之外，還必須要能夠掌握計(jì)算機(jī)辦公技巧，所以企業(yè)方面要按照自身的具體情況，定期或不定期組織員工參與培訓(xùn)，向員工宣傳新進(jìn)的理論知識(shí)，為其傳授先進(jìn)的操作技巧，在提升其計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)水平的同時(shí)，培養(yǎng)起良好的操作技能，使得員工能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前的辦公自動(dòng)化需求。而且員工還需要主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，及時(shí)了解行業(yè)發(fā)展情況，拓展自身的能力結(jié)構(gòu)，提升自身對(duì)于崗位的勝任能力。除此之外企業(yè)還可以通過(guò)健全的績(jī)效考核制度，對(duì)企業(yè)員工的實(shí)踐操作進(jìn)行考核和引導(dǎo)，通過(guò)了適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)創(chuàng)新優(yōu)化，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中所存在的問(wèn)題，使得人才培養(yǎng)更具針對(duì)性和目的性。

（三）加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理

辦公自動(dòng)化對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用主要集中在數(shù)據(jù)輔助處理等方面，所以企業(yè)可以通過(guò)借助云計(jì)算等方式，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，有效避免因?yàn)閿嚯娀蛘`操作等情況導(dǎo)致的信息丟失，為企業(yè)日常管理工作的正常開展提供有效保障。當(dāng)前5G網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，所以移動(dòng)辦公用戶還可以通過(guò)此實(shí)現(xiàn)手機(jī)和PC端的數(shù)據(jù)同步，滿足其信息的獲取、處理和交流需求。而且基于移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的辦公，還能夠讓員工不再受到固定辦公區(qū)域的限制，從而顯著提升辦公效率?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠滿足跨省、跨國(guó)等遠(yuǎn)程辦公需求，使得員工可以及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部信息，并將其充分落實(shí)到實(shí)處。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠幫助企業(yè)更好、更多的存儲(chǔ)相關(guān)數(shù)據(jù)信息，以備企業(yè)日后的利用和分析。所以企業(yè)方面需要采取構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)等形式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理工作，通過(guò)有效的資源共享，促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

（四）提升信息質(zhì)量

計(jì)算機(jī)技術(shù)本身屬于系統(tǒng)化工程，所以想要其充分發(fā)揮應(yīng)有作用，則必須要有足夠的基礎(chǔ)配套設(shè)施予以支持。所以企業(yè)在內(nèi)部建設(shè)過(guò)程中，除了需要培養(yǎng)專業(yè)化的人才隊(duì)伍之外，還必須要高度重視辦公自動(dòng)化的應(yīng)用與發(fā)展，合理結(jié)合實(shí)際情況，適當(dāng)增加在此方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，切實(shí)提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行效率。除此之外企業(yè)應(yīng)當(dāng)在辦公自動(dòng)化管理過(guò)程中合理融入人文關(guān)懷，以有效提升員工的工作積極性。例如可以在辦公環(huán)境中布置綠植，盡可能降低由于工作壓力、久坐等因素對(duì)于員工身心所產(chǎn)生的不良影響，為員工營(yíng)造舒適、輕松的辦公環(huán)境，如此也能夠顯著提升員工的信息質(zhì)量，降低可能出現(xiàn)的人為誤操作問(wèn)題。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)等企業(yè)之間的合作交流，積極了解行業(yè)的先進(jìn)技術(shù)，并按照自身辦公的特點(diǎn)及需求，合理開發(fā)相關(guān)的辦公軟件，切實(shí)提升辦公效率，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。而且企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理改革傳統(tǒng)內(nèi)部控制模式下嚴(yán)格的等級(jí)制度，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)辦公自動(dòng)化發(fā)展，將企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整為扁平化結(jié)構(gòu)模式，有效拉近各層員工之間的距離，滿足其平等對(duì)話需求。

三、總結(jié)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)在日常辦公過(guò)程中，所需要處理的數(shù)據(jù)信息越來(lái)越多，辦公自動(dòng)化相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)涉及文字與數(shù)據(jù)處理、多媒體以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)內(nèi)容，此類技術(shù)的應(yīng)用顯著提升了工作質(zhì)量與效率，有效保障企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。所以企業(yè)方面必須要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化方面的應(yīng)用予以高度重視，并充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)辦公自動(dòng)化的發(fā)展。