基于APM資產云管家的醫療設備維修信息化管理實踐

張志強

（長沙市中心醫院 設備科，湖南 長沙 410006）

1 引言

自2014 年國務院對《醫療器械監督管理條例》進行修訂開始，國務院與國家食品藥品監督管理總局以及國家衛生健康委員會等上級管理部門陸續出臺關于醫療器械研發、注冊、生產、銷售、使用、不良事件監測等各環節法規與規章，我國醫療器械市場從研發、生產的上游到醫療機構內部使用與風險管理的下游都進入了高標準嚴要求的時代。尤其是2015 年由國家食品藥品監督管理總局公布的《醫療器械使用質量監督管理辦法》更是對醫療機構內部醫療器械采購、驗收與貯存、使用、維護維修等各環節提出了新要求，要求醫療器械使用單位必須配備規模相適應的專業管理技術部門與相應的技術人員，而且鼓勵醫療器械使用單位采用信息化技術手段對醫療器械質量管理。

由于每家醫院的規模與重點專科情況各異，配備的醫療設備類別與比例也有差別［1-2］，作為醫院內部的醫療設備管理部門，如何做好醫療設備的相關安裝、驗收、保養、質控、維修、維護、報廢等一系列全過程質量管理工作［3］，對于醫療設備管理部門而言，是一項具有挑戰性的工作［2］。為了應對日益復雜且精細的醫療設備管理情況，響應上級要求的信息化管理要求，全國各地多家醫院都在逐步推行醫療設備信息化管理軟件方案［4-7］，并借鑒各種質量管理工具和分析法研究和解決醫療設備維修管理工作中存在的問題［8-10］。長沙市中心醫院采用的APM 資產云管家，在目前市場上現有的產品中，模塊結構搭建相對完善，功能較為全面，具有大數據分析功能。經過幾年時間的運用推進，筆者認為其對于醫療設備的全生命周期管理有較大的輔助作用。

2 管理現狀

長沙市中心醫院是一所集醫療、急救、保健、康復、科研、教學為一體的三級甲等綜合醫院，擁有兩個院區。院內建立檔案管理的醫療設備總數量約為5 000 臺/件，價值約為5 億元人民幣。醫療設備管理部門為器械設備科，配備專業的醫學工程專業技術人員16 人，其中50 歲以上5 人，主要負責機械類和普通設備維修；年青維修工程師7 人，負責各類別的專業醫療設備維修；質量管理4 人，負責管理流程各環節的質量控制。除少數大型設備購買了保修服務外，絕大多數設備為醫院自行維修，每年的維修、維保總費用占比不到設備總值的2%，低于目前全國各家醫院3%～5%的平均水平。但由于醫療設備種類繁多，實際管理過程中還是存在較多問題：

①缺少客觀數據支持設備申請論證。醫療設備由臨床科室提出申請，設備科初步審核后醫院組織論證審批，由于缺乏基礎數據支撐，大多數的論證主要還是依靠主觀印象，對于同檔次的醫療設備，什么品牌的設備故障率更低，由于之前工程師的維修都依靠紙質記錄，而且只登記了設備名稱和使用科室，沒有品牌和序列號等詳細信息，后期難以進行統計和分析。

②紙質記錄難以檢索與管理。醫療設備入院時由工程師和臨床科室共同驗收，我院根據最新頒布的上級相關法律法規定制《醫療器械履歷登記本》進行驗收登記，由于全部是手工填寫，存在填寫不規范導致后期查找相關資料困難的問題，例如注冊證號、設備序列號等關鍵信息查找困難，在上報醫療器械不良事件、核實召回信息時增加了信息查找工作量。

③手動登記數據難以統計分析。醫療設備維修記錄都是紙質材料，每個科室的報修情況、每個工程師的維修工作量，每類設備的故障率、故障原因等一系列的數據都難以進行統計和分析，不便于發現醫療設備管理工作的問題和進一步改進完善。

④工作進度情況跟蹤難度大。臨床科室報修醫療設備的主要方式是電話報修，遇到設備故障高發期，電話很容易出現占線，增加臨床科室報修工作量。在實際維修過程中，由于涉及到等配件、外修、保修、廠家溝通等繁雜情況，臨床科室難以獲知設備的維修進展，只能反復打電話詢問進度，導致臨床科室對管理部門的工作滿意度不高。

3 信息化管理實踐

3.1 管理平臺架構

正是由于在實際醫療設備管理工作中遇到了上述種種問題。為了改善和提高醫療設備綜合管理效率，我院于2016 年引進APM 資產云管家，對全院醫療設備進行信息化管理。APM 整體系統界面見圖1。

圖1 APM 整體系統界面示意圖

主界面分為：我的主頁、設備檔案、到貨安裝、維修流程、預防維護、計量管理、臨床助手、知識文檔、績效分析、系統配置共10 個功能模塊。

我的主頁主要用于展示全院醫療設備整體情況，圖1 所示即設備分布情況總覽表，展示了總設備情況、報修中的設備情況、以及每一類設備的維修平均響應時間。

以ROST高頻特征詞和感知情感的分析結果為基礎，結合游客對于黃山民宿的評價，將文本的內容進行分類，構建了民宿游客感知價值的概念模型，包括經濟價值、享樂價值、美學價值、情感價值四個維度。

設備檔案是整體個系統的基礎，所有醫療設備的基礎檔案都可以在這里新增、停用、報廢、查詢，還有供應商資質管理，合同管理等。具體包含：基本信息、設備分布分析、合同管理、供應商管理、報廢資產、新增資產建檔、批量導入資產數據、盤點工單、報損模版管理共九個子功能模塊。

到貨安裝這個功能可以實現預驗收，在設備還沒有完成醫院全部驗收流程之前，可以在這里預登記設備的相關信息，待設備完成全部驗收流程之后，再轉為正常資產。

維修流程是設備維修管理的核心功能，可以查看處理所有報修記錄，包含已完成的和未完成的所有工單；還有數據統計功能，可以查看每個科室、每類設備、每個工程師任意一段時間的工作量。

預防維護這個模塊主要用于設置預防性維護保養計劃，按設備類別或按科室制定出相關計劃后，可以在手機上實現接單和記錄維保工作情況。

計量管理主要用于管理計量設備工作情況。

臨床助手主要用于臨床護士的設備查房工作，可以直接登記設備的自檢結果、使用狀態等信息。

績效分析是一個單獨的系統，也是整個系統的特色功能，所有的大數據分析在這個BI 平臺實現，例如：養計檢、保養準時率、保養工單明細、保養工時與成本、保養覆蓋率、維修指標、一次維修成功率、平均工單響應時間、平均維修時間、總維修時間、總維修時間、工程師維度、總維修次數、故障次數統計分析、維修滿意度、維修費發票統計、維修配件統計、設備七日修復率、設備停機時間、設備完好率等。以多維度指標來綜合分析全院的設備管理相關數據，還可以自動生成圖表，方便直觀。

系統配置這個模塊用于配置、管理整個APM系統，例如設置管理人員的賬號、權限，設置工程師的權限、是否自動派單，二維碼管理、流程管理等等基礎功能的配置。

以上即為整個APM 系統的功能架構，作為管理者和日常維護人員，需要熟悉上述所有的功能模塊；作為工程師則只需要在微信上操作即可完成所有維修相關的工作；作為臨床用戶則可以使用微信實現報修、查詢以及反饋評價。

3.2 使用流程

臨床用戶報修流程詳見圖2。第一步微信掃描二維碼關注公眾號；第二步點擊公眾號中的“掃一掃”掃描醫療設備上的資產標簽二維碼，填寫報修信息即可。然后工程師在微信的公眾號中收到該條報修信息，一鍵接單上門處理的同時，臨床報修人員也馬上會收到已有工程師接單的反饋。工程師維修完成，在微信中填寫相關信息，并結單。整個流程都會在系統數據庫中記錄下來，方便后期查詢、統計、分析。

圖2 操作使用示意圖

3.3 績效分析

區別于傳統的純人工模式和醫院自主開發，購買一套代替傳統管理流程的軟件模式，這套APM 的核心在于提供了數據分析能力，方便醫院管理和決策。在維修指標中就包含了一次維修成功率等各項評估數據指標，詳見圖3。

如圖4 所示，可以從時間段、院區、科室、設備類別、工程師等多個維度來統計數據，根據統計數據分析發現工作中存在的問題，以便于進一步改進完善管理工作。

根據這些數據，可以對應地改進我們的工作。例如，按照設備故障率的科室排序，設備類別排序，如果發現某些科室或者設備類別的故障率明顯高于平均，可以組織討論，分析原因，并針對性開展對應科室或者設備的使用再培訓；如果是產品的原因，可以與廠家反饋要求改進，與采購部門聯系要求謹慎購買該類設備；根據工程師的維修次數、維修時長數據，如果分析發現工程師的工作量明顯過高或者過低，就可以考慮工程師的工作量是否合適，是否需要調整工程師的分工范圍等。

圖3 各項統計分析數據指標

圖4 時間選擇示意圖

4 總結

通過這幾年的推廣使用，APM 系統為醫院切實解決了許多難點管理問題，設備入庫的信息得到了規范，每臺醫療設備在入庫的時候就對注冊證、序列號，保修期限等重要數據進行登記，在后期上報醫療器械不良事件，確認設備召回范圍時，以及確認設備是否在保修期內的時候，就不再需要人工查閱紙質檔案，系統內即可查找相應數據，大大提高了工作效率。此外，臨床科室可以通過APM 平臺，隨時查詢到設備的維修進度，對于科室設備的維修數據可以全面掌握，不再需要電話人工查詢，降低了臨床科室的工作負擔；更重要的是，實現醫療設備信息化管理以后，可以得到更多關于醫療設備維修維護、使用過程的客觀數據，能為科室管理、醫院管理提供決策依據。

信息化管理系統的運用響應了上級部門的管理要求，有效提高了管理效率，盡管在使用的過程中發現了一些問題，但都可以隨著平臺使用的深入逐步優化解決，對于醫療設備管理來說，這是必然的發展方向。

采用信息化管理軟件助力醫院的精細化管理，降低醫院的運營管理成本，提高醫療機構的工作效率，以最終實現為患者提供優質高效的健康醫療服務。