提高企業(yè)檔案管理與資源整合的管理水平

林春媚

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司惠州惠東供電局，廣東 惠州 516000）

企業(yè)在長期的經(jīng)營與發(fā)展過程當(dāng)中，會涉及到大量信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用與存儲，這就會涉及到企業(yè)檔案管理工作的開展。企業(yè)檔案管理的有效開展能夠使大量的信息數(shù)據(jù)得到規(guī)范地處理，從而提高這些信息數(shù)據(jù)的利用價值；除此之外，企業(yè)檔案管理還能協(xié)助企業(yè)其他部門工作的開展，從而促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展。除了檔案管理，企業(yè)資源整合也是一項非常重要的工作。但就我國目前大部分企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來看，企業(yè)的檔案管理和資源整合管理水平普遍不高，亟待相關(guān)企業(yè)進(jìn)行調(diào)整與改善。

一、提高檔案管理的管理水平

（一）我國的檔案管理工作現(xiàn)狀

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用使社會各行各業(yè)的經(jīng)營與管理方式都面臨著調(diào)整和改善，企業(yè)的檔案管理工作同樣如此。傳統(tǒng)的檔案管理通常是紙質(zhì)化的、人工化的，而現(xiàn)在，檔案管理正朝著電子化、自動化方向發(fā)展。以前人們查閱檔案信息資料都需要翻閱大量紙質(zhì)文件，而現(xiàn)在，只需要在計算機(jī)上進(jìn)行簡單的操作，就能實現(xiàn)目的。傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求了。而新的檔案管理工作機(jī)制想要在企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展中得到全面的應(yīng)用，需要采取有效的措施，經(jīng)過一段時間的適應(yīng)，才能得到較好發(fā)展。

（二）提高檔案管理水平的有效舉措

建立完善的劃分以及管理流程，分門別類對不同項目的檔案進(jìn)行編碼，并借助計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，建立檔案編碼與存儲位置之間的關(guān)系，可以通過輸入檔案編碼直接提取檔案位置，建立一體化的管理方式。使檔案存儲規(guī)范化，在檔案進(jìn)行歸檔前，要對檔案進(jìn)行檢查，保證檔案信息完善并符合相關(guān)規(guī)范，對歸檔的檔案建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有利于推動檔案信息工作自動化。我國現(xiàn)有檔案大部分仍是以紙質(zhì)化的形式存在，紙張在長時間的保存過程中對保存環(huán)境有較大要求，檔案管理室要時刻配備滅火器，加濕器，除濕器等專業(yè)設(shè)備，對環(huán)境進(jìn)行除塵以及殺菌，滿足各個季節(jié)的需求，在保存過程中也要定期對檔案進(jìn)行檢查，防止發(fā)生丟失或是存放位置有誤等情況。

（三）嚴(yán)格遵守檔案管理相關(guān)流程規(guī)定，推動檔案管理信息化發(fā)展

在檔案管理信息化的階段要符合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，文檔信息收集時要及時進(jìn)行備份，按照《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定制作電子版的目錄，定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。使用統(tǒng)一的管理平臺，有利于檔案之間的調(diào)動和使用。在檔案管理的過程中，要切實將責(zé)任落實到每一名員工，充分調(diào)動員工的工作積極性，提高檔案管理的管理水平。

二、提高資源整合管理水平

（一）提高資源利用效率，優(yōu)化資源配置

在資源的利用過程中，為了提高利用效率，企業(yè)要加強(qiáng)資源整合能力，從而達(dá)到對資源的合理配置。在企業(yè)管理的過程中，我們要對檔案信息加以利用，并對檔案信息的價值進(jìn)行深入挖掘，對于未經(jīng)加工的檔案信息要進(jìn)行分類，歸納，以便于在信息利用時更好地進(jìn)行對比，發(fā)揮檔案管理的內(nèi)在價值。推進(jìn)檔案管理電子化需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，企業(yè)要選擇與自己檔案管理方式適合的設(shè)備，有利于推動檔案管理的資源整合。資源整合貫穿于企業(yè)管理的每個方面，在資源整合與檔案管理的過程中，要加強(qiáng)各部門之間的配合，形成完善的資源整合管理體系。

（二）加強(qiáng)科學(xué)管理，實現(xiàn)創(chuàng)新服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理中，對檔案的查詢是一件復(fù)雜的事情，需要對照目錄，在龐大的檔案庫中靠人工尋找。運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)檢索方式，將檔案輸入數(shù)據(jù)庫中，可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式對檔案進(jìn)行定位，可以方便查詢，滿足各部門對檔案使用的需求。檔案管理的工作人員要樹立服務(wù)意識，增強(qiáng)主動性，在工作中，要不斷吸取意見進(jìn)行改進(jìn)，也要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，更好地提供檔案查詢的服務(wù)。為了保證檔案數(shù)據(jù)庫的安全，應(yīng)當(dāng)采取加密措施，員工在提取檔案的過程中需要輸入密碼，對于不同部門的員工開放不同的權(quán)限，只能查閱相關(guān)的檔案，保證企業(yè)的機(jī)密不會被泄露，將損失控制在最小的范圍內(nèi)，也可以采取不同類別的檔案分別存儲在不同的位置的方法，重視檔案管理中的安全工作。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才，推動管理科學(xué)化

檔案管理工作需要專業(yè)的人才，企業(yè)在招聘檔案管理的員工時，一定要注重專業(yè)能力，專業(yè)人才具有更高的水平以及更負(fù)責(zé)的態(tài)度，能夠迅速適應(yīng)企業(yè)的管理方式，并找到合適的檔案管理方式，根據(jù)企業(yè)的運(yùn)營情況進(jìn)行針對性地選擇。也可以對現(xiàn)有的檔案管理的員工進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念以及管理方式，提高管理水平。檔案管理人員要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的信息設(shè)備，使檔案管理更加科學(xué)化。

三、結(jié)束語

企業(yè)在經(jīng)營和發(fā)展過程中，會產(chǎn)生大量信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)也會應(yīng)用到之后我就工作當(dāng)中，這就需要進(jìn)行企業(yè)檔案管理與資源整合管理。有效的企業(yè)檔案管理與資源整合，對于企業(yè)各項工作的開展以及企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展有著重要的意義。針對目前社會的發(fā)展情況而言，企業(yè)需要在檔案管理方面采取有效的管理措施，規(guī)范檔案管理流程，使企業(yè)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展；而對于資源整合方面，企業(yè)也要提高資源利用率、重視人才培養(yǎng)、積極創(chuàng)新管理理念等。