機關檔案管理工作中的問題與對策概述

丁玲

(常州市不動產登記交易中心金壇分中心，江蘇 常州 213200)

引言

在檔案管理工作中提高檔案管理規范，能夠確保檔案管理質量更高，同時也能夠符合機關單位的全面發展，機關單位的發展需要確保數據及相應資料真實準確，為機關單位的經營管理和決策提供重要參考依據。

一、機關單位檔案管理的主要問題

（一）人員意識的挑戰

任何一個數據對機關單位而言都至關重要，無論是數字、文本、圖像還是照片、磁盤等形式，都能夠幫助機關單位做出相應的調整。隨著機關單位的不斷發展，機關單位數據越積越多，對數據存儲管理也非常關鍵。傳統數據存儲主要依托于虛擬環境下數據保護，增強數據的備用性能。但是這種數據存儲方式容量比較小，必須依靠人工才能夠實現存儲。檔案信息具有規模大、速度快、形式多樣且繁雜等特點。要想滿足的機關單位檔案管理需求，最主要的就是根據機關單位自身的實際情況，制定科學合理檔案管理策略。隨著機關單位改革力度不斷加大，機關單位檔案管理工作難度也在與日俱增。

（二）知識結構的挑戰

要想在提高檔案管理的工作質量，檔案管理人員自身需要豐富的知識儲備與積累，滿足現代檔案管理的需要。隨著國家機構、社會團體和個人組織參與經濟的方式發生顯著變化，檔案產生價值也必然有相應的調整。現代機關單位檔案管理人員既需要懂、檔案等專業知識，又需要具備在計算機信息化等方面有較強地實操能力。如果檔案管理人員自身的知識結構停留在傳統的知識層面上，很容易引發工作漏洞，無法做到與時俱進。

（三）信息保密工作的挑戰

在機關單位檔案管理的過程中，最主要的就是加強檔案管理保密工作，尤其是對檔案。很多機關單位盡管有保密工作制度，但還不夠完善，尤其是對保密制度貫徹落實不夠深入，使檔案信息的保密工作面臨巨大壓力。特別是涉及檔案信息，既沒有制定相應的檔案管理保密規章制度，又沒有對相關人員進行特定的保密工作培訓。同時，在信息技術發達的當下，機關單位利用計算機網絡來提高檔案管理的工作效率，但同樣也會加劇檔案、數據等泄露的風險。當前，很多機關單位在檔案管理上仍然使用的是傳統的管理方法，也缺少各種現代化的管理設備，導致機關檔案管理工作不夠準確，同時還使得機關檔案的完整性、真實性受到影響。

二、提升檔案管理水平的重要策略

（一）加強檔案管理工作的正確認識

在檔案管理認知的過程中，機關單位一定要積極開展多種措施，確保對檔案管理工作的重要性進行深刻的認識與討論，并且對檔案的有效利用和再利用問題進行深入分析，保證機關單位領導與管理者能夠準確意識到檔案管理工作的重要性，機關單位的管理者應積極發揮主動性進行學習，同時也需要接受檔案管理方面的約束，在檔案管理時一定要認真分清主次。檔案管理部門也必須創造合理條件，保證檔案管理工作順利展開，促進各部門之間的資源合作共享，為機關單位檔案管理提供數據支撐，為機關單位經濟決策提供可行性建議，真正提高機關單位管理質量與水平。

（二）實現檔案管理部門的專業技術水平提升

機關單位檔案管理人員應該根據自身的專業技能和綜合素質進行深入分析，加強指導與培訓，促進檔案管理工作有效開展，為檔案管理工作提供有效支撐。在實際培訓時應積極形成相應的激勵機制，對業務能力強，綜合素質高的員工進行獎勵，并鼓勵員工“一專多能”，讓所有人都能夠充分意識到檔案管理的重要作用，激發員工的工作熱情。同時，機關單位內部相應的監督和管理也可以提高檔案管理工作的整體質量，減少工作失誤，提高檔案管理成效。學會在檔案管理中使用各種先進的科學技術，有效地推動檔案管理的信息化。要做好監督檢查工作，讓檔案工作能夠實現常態化、正規化、科學化，構建起覆蓋整個機關單位的檔案管理工作信息安全保障機制，讓檔案數據與檔案管理系統變得更加的可靠、安全，有效地防止檔案數據的丟失、泄密以及失密問題的出現。

（三）加強檔案管理機構的建設

在機關單位開展檔案管理工作時，必須優先完善檔案管理機構的建設。因為檔案管理的內容非常多，只有形成合理的工作思路，建立相應的管理機構，才能提高檔案管理的效率和水平。隨著機關單位轉型升級改革程度不斷深入，信息技術應用日益廣泛，這也使得檔案管理工作出現許多問題。在完善檔案管理機構建設的過程中，機關單位還應該積極結合自身的實際情況，構建相應的管理制度規范。同時，機關單位還應加強法律政策的執行力度，最大程度上減少違規操作的情況，確保檔案管理水平全面提高。積極完善相應的法律法規，構建科學合理的檔案管理制度和下設機構，讓檔案管理工作做到有章可循，同時保證機關單位內部縱向、橫向有效地通信和協調。

結語

隨著經濟的快速發展，規范檔案管理，提升檔案管理水平勢在必行。為更好地增強機關單位檔案管理的效果，促進機關單位內部檔案管理升級，必須要“內外力”相結合。依托大數據技術為“外力”推動數據優化與存儲，提高現代機關單位檔案管理質量與水平；結合機關單位檔案管理實際，用“內力”構建特色機關單位檔案管理模式，相互促進，提升機關單位競爭實力。