加強和完善信訪檔案管理工作

拓振懷

（延長油田股份有限公司，陜西 延安 716000）

一、加強信訪檔案管理的必要性

（一）信訪檔案為指導各項工作提供參考

信訪檔案中不僅有信訪者書寫的材料，而且有組織的調查、處理、經過和結論，對現實同類問題具有借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據。尤其是在處理老的案件時，由于時間比較久遠，人的記憶會變得模糊，如果只靠當事人的口頭敘述，必然會導致案件產生偏差、失誤。只有借助于信訪檔案管理，以信訪檔案為依據，才能保證案件的公平公正性。如果沒有信訪檔案，沒有原始憑證，不僅重新取證勞民傷財，而且還會給心懷叵測的人可乘之機，使受不白之冤的人長期處于水火之中，無論在政治上，還是在經濟上，都會給國家和人民造成難以估量的損失。

（二）信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄

信訪檔案在各個單位檔案的構成中都是重要的組成部分，它不僅記載了黨和國家政治、經濟以及文化教育等方面的成敗得失，從另一個方面也反映了當時黨和國家的榮辱興衰，以及黨和政府同人民群眾之間的關系。信訪檔案不僅是信訪活動的真實反應，同時，也是信訪案件的重要歷史資料，相關領導可以根據信訪檔案，總結前人的經驗，從而更好地應對現在的問題，所以說，信訪檔案也是歷史經驗的積累和見證。總而言之，信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄，是信訪工作管理事務過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源。

二、加強和完善信訪檔案管理工作的有效途徑

（一）樹立全新的檔案管理理念

想要做好信訪局檔案管理工作，就需要職員從心里對它高度重視和保持敬業的態度來工作，為此，每一個人員都要為之努力，因此，信訪局職員還要樹立起一種嶄新的檔案管理思想，過去落后的可以舍棄掉，要學習外界新的思想和知識，一點點地慢慢往新的道路發展，從根本上解決過去落后的弊端和差的體驗，這就需要引導并建立職工的效率意識，減少不必要的精力浪費，養成高效率的工作態度，積極的提高工作效率；其次是要擁有現代化信息化的檔案管理的意識，利用大數據和信息化的便利把現代信息化的技術應用到檔案管理的工作當中，充分發揮檔案的有利價值；最后還需要鼓勵創新發展，在工作中積極動腦，提出新的提高效率的工作方法。

（二）正確認識信訪檔案工作，提供規范化服務

信訪檔案屬于一種合法憑證，詳細記錄了事件的發生過程以及相應的結果，具有真實性和客觀性，能夠真實反映出事件的全過程。在處理老訪戶和重訪戶時，信訪檔案能夠作為有效考查憑證，研究爭辯以及處理問題。在對信訪檔案進行查閱時能夠全面掌握相關的資料，有效處理實際問題。信訪部門應當以制度化約束作為基礎，強化對檔案歸檔、收集的工作，應當制定案件檔案的歸檔計劃，落實歸檔的范圍、期限、具體要求。其中要把握的一個原則是，在信訪事由中形成的任何事件、管理痕跡，都應當屬于歸檔的文件材料。在信訪事由、案件處理結束之后，這些所有的管理痕跡、管理文檔都應當進行規范整理，及時入庫存檔。

（三）明確信訪檔案的歸檔分類

信訪檔案的歸檔文件材料分類：來訪來電的資料事由登記、信訪人的舉報申訴材料、上級部門和領導交辦的重要事項函件、信訪案件處理過程中留下的、視頻、電子數據等材料、其他具有保存和利用價值的材料。信訪檔案的存儲還應當進行有效的分類，保管期限可以劃分為短期、長期以及永久。人民來訪的信件、材料中，涉及需要上報中央、國務院、部委的文件材料需要永久保存。涉及到對政府部門、國家有長久研究價值的，對社會具有重大影響的聯名上方等案件的，為長期保存。個別案件、短時期內對本機構有參考利用價值的，為短期保存。

（四）加強隱私保護

檔案工作人員依法提供檔案利用，是保障公民隱私權的關鍵。檔案部門應制定統一的涉及隱私檔案的利用原則，明確隱私部分檔案的限制利用條件，并在此基礎上出臺具體詳盡的含有隱私信息檔案開放利用的操作規范，通過法規的形式加以制約，避免對個人隱私檔案利用的隨意性。一是限制公開檔案中的個人信息。比如公安、司法部門的刑事、民事案卷材料，還有醫院病人的病歷檔案，前者常利用在警示群眾或宣傳教育中作案例分析；后者內則為教學、科研提供了大量信息資源，這些檔案涉及很多敏感信息和私人信息，檔案部門在對公眾或媒體提供利用時，應對檔案中的私人信息部分采取數據擾亂、匿名化、泛化等技術手段進行隱私保護，以確保檔案的安全性和保密性。二是設置訪問權限。針對不同用戶，設置內、外不同的訪問權限。

結束語

總而言之，在信訪的工作中，會產生大量的材料和文件，從而形成信訪檔案，為了便于日后對信訪案件的處理，需要立檔歸案信訪檔案。在實踐中，要做好收集檔案和整理檔案以及維護檔案的相關工作，只有這樣才能夠充分地發揮出信訪檔案的參考作用和借鑒作用發揮出來，為決策提供依據。