修訂檔案法對檔案職業能力的新要求

周秋萍/廣東省佛山市檔案中心

作為社會公共服務事業的重要組成部分，檔案工作不僅與其他公共服務部門關聯甚深，也與公眾日常生活關系緊密。實踐中，檔案工作者應當不斷提升專業技能與綜合素質。2019年10月，第十三屆全國人大常委會第十四次會議對《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》（以下簡稱“修訂草案”）進行審議。2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議，針對“修訂草案”再度進行修正，并確定了新的《中華人民共和國檔案法》。較之此前的檔案法，修訂后的檔案法呈現了五大“亮點”，將為未來檔案工作提供了全新指向。

1 修訂檔案法的新指向

一是突出信息化建設要求。信息化建設是修訂檔案法重點提出的內容，修訂檔案法中有多條關于檔案管理信息化、數字化建設的內容，比如第一條“提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化”，第三十六條“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接”，第三十八條“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化”，第四十條“有條件的檔案館應當建設數字檔案館”，第四十一條“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用”。可以說，在信息科技快速發展的今天，此部分內容的提及有其必要性所在，當前傳統的檔案管理模式已經難以滿足檔案事業快速發展、檔案數量不斷增加的訴求，大數據的興起，要求檔案工作實現全面的數字化轉型，從“雙套制”“雙軌制”過渡到“單套制”“單軌制”。強調信息化建設是檔案工作在未來與時俱進、迎合時代的需要。

修訂檔案法第三十七條指出，“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，在肯定電子檔案所具有的法律效力同時，更指出了檔案信息化建設的具體內容，即建立電子檔案管理系統、建設數字檔案館、移交數字檔案資源并推進其共享和利用、制定電子檔案具體管理辦法等。

二是加強檔案的開發和利用。修訂檔案法強調相關部門要重視對檔案的開發和利用，充分發揮檔案的作用與價值，只有做到精準開發、系統開發、深度開發，才有可能讓檔案更好地服務社會、服務公眾。目前的檔案工作還存在可提升的空間，未來需要加大檔案開發力度，讓檔案全部“活”起來。修訂檔案法第二十七條將檔案封閉期由三十年縮短到二十五年，指出“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿二十五年向社會開放。經濟、教育、科技、文化類檔案，可以少于二十五年向社會開放；涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會開放”；增加檔案開放鑒定的表述，要求尚未移交進館的檔案要在檔案移交前完成開放鑒定工作。第二十八條將“中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案”修改為“單位和個人持有合法證明，可以利用已經開放的檔案”，擴大了檔案利用主體的范圍，為外國公民利用我國檔案提供了法律便利。

三是明確檔案館的文化職能。修訂檔案法第三十四條指出“國家鼓勵檔案館開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發展中華優秀傳統文化，繼承革命文化，發展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀”，新增內容本質在于強調凸顯國人的文化自信，更增加檔案管理過程中對優秀文化的傳承，強調檔案館所應有的文化職能。就實際情況而言，修訂檔案法所增加的這部分內容頗具意義。一方面檔案館當中的館藏資源本身就包括中華文明的諸多精華，另一方面檔案館屬于文化事業機構，凸顯其文化屬性有其必要性。

四是增強檔案知識產權保護意識。很多檔案特別是征集的檔案具有知識產權屬性，應加強對其知識產權的保護；而檔案開發、利用和傳播的過程，本質上也是信息和知識擴散的過程，同樣需要進行知識產權保護。這意味著檔案管理機構在獲取檔案的過程中，需要加強對檔案所擁有知識產權的認知，無論其隸屬于政經科藝哪一個方面、哪一個領域，對其接收、管理、利用和公開都不能違背知識產權的相關法律法規要求，以免引起知識產權糾紛。如修訂檔案法第六條新增“國家鼓勵和支持檔案科學研究和技術創新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護、利用等方面的轉化和利用，推動檔案科技進步”，同時指出“國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識”，第二十八條明確“利用檔案涉及知識產權、個人信息的，應當遵守有關法律、行政法規的規定”。第三十一條保留“向檔案館移交、捐獻、寄存檔案的單位和個人，可以優先利用該檔案，并可以對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當予以支持，提供便利”，這里提到的“科研創新和技術創新”等都涉及檔案的知識產權，而鑒于其所具有的復雜性，檔案館更有必要建立健全知識保護體系。一方面，積極響應修訂檔案法號召，將專利、商標及著作權等納入檔案管理體系當中；另一方面，嚴格按照法律渠道，對檔案的開發、管理和利用方面，明確知識產權的保護與監管范圍；還應及時獲取檔案保護流程的相關數據，一旦出現知識產權類的問題時，借助有形知識產權檔案處理糾紛。

五是樹立檔案安全風險意識。安全是檔案管理工作的底線，宏觀層面包括意識形態安全、政治安全以及國家安全，微觀層面則包括檔案資源本身安全。開展檔案工作有必要樹立全面的安全風險意識，明確檔案安全管理的工作機制、責任主體、安全保障措施及監管部門（或機構），必要時需要引入第三方機構或部門對檔案管理的行為、流程進行監督，從源頭上維護檔案安全。如修訂檔案法第十二條指出“按照國家規定應形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度”，第二十五條則強調“屬于國家所有的檔案和本法第二十二條規定的檔案及其復制件，禁止擅自運送、郵寄、攜帶出境或者通過互聯網傳輸出境。確需出境的，按照國家有關規定辦理審批手續”。這些修改內容在讓原本的文字表述更加精準的同時，也強調了檔案安全的重要性。應當注意，當前檔案在社會保障體系、信用體系中所占比重越來越大，與公眾生活品質越發息息相關，尤其是隨著信息技術的普及應用，檔案安全已經從普通的物理領域拓展到網絡虛擬領域，對其安全的維系責任就變得更為重大。

2 修訂檔案法對檔案職業能力的新要求

修訂檔案法將于2021年1月1日起正式實施，它對檔案從業者的職業能力提出了新的要求，如第十一條要求“國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員的業務素質。檔案工作者應當忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能，其中檔案專業人員可以按照國家有關規定評定專業技術職稱”。

2.1 增強對信息技術的應用，不斷提高個人的信息素養

首先，輔助建立健全相關管理制度，整合檔案存儲資源。具體包括電子檔案管理和應用制度、電子檔案接收制度、電子檔案安全保密制度等。檔案人員要特別注意利用數字檔案系統收集電子檔案資源時，注重檔案的時效性，并實現紙質檔案和電子檔案的優勢互補。其次，提高個人信息素養，推進信息技術的應用，維護電子檔案的法律效力。要積極運用數字檔案管理系統，推進檔案資源跨區域和跨部門共享，利用系統開發技術模塊輔助對館藏檔案進行開放鑒定，同時充分認知檔案的價值，對檔案的獲取、保護和利用進行歸納總結。

2.2 在檔案館文化職能的導向下，不斷提高個人文化素養和溝通能力

弘揚和傳播中華民族的優秀傳統文化、提升和堅定國人的家國情懷，是當前社會建設的全新命題。修訂檔案法強調要突出檔案館的文化職能，將民族情懷和民族文化置于檔案征集和管理的過程中，便是彰顯檔案館文化職能的重要表現。檔案人員需要以此為導向，不斷強化自身的民族情懷、提高對民族文化的感知能力，提高檔案管理特別是征集關注的“文化含量”。第一，提高自身對檔案文化的識別和認知能力，將民族情懷和民族文化置于檔案征集工作當中，即在檔案征集過程中，關注能夠彰顯中華民族優秀文化、文化自信的內容和信息，并將其作為重要征集內容。第二，夯實民族意識和家國情懷，不斷推進檔案館和其他公共文化機構間的合作。這就要求檔案工作者必須提高自身統籌協作能力、策劃組織能力，積極推進檔案館與博物館、文化館、展覽中心、教育部門等單位的深度合作，發揮自身的檔案資源優勢，進一步發揮自身的文化職能。

2.3 加強法律認知，提高知識產權保護意識

檔案人員要加強知識產權的學習和認知，不斷提高知識產權保護意識，不斷完善自身的法律知識儲備，重點加強有關專利、著作權、合同及商標法等方面法律的學習，嚴格按照知識產權法的要求開展檔案工作。

2.4 增強危機意識，保護檔案安全

第一，規范檔案使用方式，避免造成不必要損失。修訂檔案法格外強調了電子檔案所具有的法律效力，所以特別需要加強對電子檔案的管理，以免造成不必要的損失。首先，要強調電子檔案的分級管理，即完全開放電子檔案和內控型電子檔案，前者嚴禁以拷貝形式調檔；其次，電子檔案在借閱過程中，必須輔以監控；最后，對于需要保密的電子檔案，必須進行加密處理。第二，樹立保護好館藏紙質檔案的意識。信息時代、大數據時代，做好館藏紙質檔案保護工作仍具有重要的現實意義，檔案人員必須樹立保護好館藏紙質檔案的意識，強化保護紙質檔案的業務技能，做好紙質檔案保護工作。第三，全面提高安全意識。檔案人員的安全意識與檔案安全管理的效果息息相關。可通過舉辦檔案安全培訓講座、開展檔案安全宣傳等方式，強化檔案人員的安全意識；也可通過制定安全管理條例等措施約束檔案人員的行為，為安全管理創造良好的條件。