縮微檔案管理在檔案保管工作中的應用和探索

黃軼劼

（湖北省引江濟漢工程管理局，湖北 武漢 430062）

一、縮微檔案的特點

縮微檔案是應用縮微技術制成的檔案縮微復制品。一是具有信息的高度濃縮性，能以較小的體積存貯大量的檔案信息，縮微膠片一般可縮小到原件的1/7-1/48，超縮微膠片能縮小到原件的1/90-1/250。二是記錄檔案信息的準確性。檔案縮微品可以準確地記錄下原件的信息內容，真實地再現檔案原件的風貌和細節。縮微檔案的這一特點，使它在很大程度上可以代替檔案原件使用。三是長久保存性。只要沖洗和保管適當，縮微膠片可長久保存。四是規格的統一性。縮微檔案的質量、形狀和尺寸是統一的，縮微處理可以將種類繁多、外形不一的紙質檔案統一為固定形式，達到標準化，從而易于管理、易于傳遞。五是便于同計算機等先進技術相結合。檔案縮微品規格統一，易于機械化管理，借助計算機和縮微膠片檢索設備能迅速處理大量檔案信息，進行自動化或半自動化快速檢索。六是可讀性差。縮微檔案用肉眼無法閱讀，需通過縮微閱讀器等設備將縮微圖像放大后才能進行閱讀和查找。

縮微品的種類和規格很多，在制作縮微檔案時選用何種類型和規格的縮微品，受檔案原件尺寸和卷數、形體狀況、裝訂和貯存方法、使用頻率、信息復制要求、設備條件、經濟條件等各種因素的影響。

二、縮微檔案的整理

（一）縮微品制作檔案的整理立卷

縮微品經過檢查合格以后，應將其在制作過程中各環節的文字材料和技術數據整理歸人制作檔案，其內容包括拍攝任務書、拍攝前整理編排作業單、拍攝作業單、沖洗作業單（含各代）、拷貝作業單（含各代）、質量檢測單（含各代）、更正補拍說明、縮微品移交資料、其他在縮微品制作中具有查考價值的資料。

縮微品制作檔案以檔案全宗為單位，按檔案年度或問題進行立卷。立卷的微縮品制作檔案，其內密應完整、齊全、準確。為便于查考應編制案卷目錄、卷內目錄、頁次號并填寫備考表。

（二）縮微檔案的整理

縮微檔案的整理可以沿用原有的整理體系。對于縮微檔案的整理只需要根據縮微品的不同種類以及縮微號對其進行分類排列，并做必要的編目工作。檔案縮微品可分為卷式和片式兩大類。卷式縮微品按尺寸又分為16 毫米、35 毫米、70 毫米、105 毫米卷式膠片；按保管方式分成盤式和盒式兩種。卷式縮微品制作成本低，保管空間小，適于保存大量的檔案信息，易于管理，是目前檔案縮微品的主要形式。但卷式縮微品一盤（盒）中記錄檔案數量多，內容復雜，難于增刪和更正。片式縮微品的優缺點是：其貯存次序可以變動，便于檔案材料的增刪、修正、復制分發，使用方便。但易出現貯存錯誤，容易丟失、散落、容易發生排列次序混亂、散失等情況。

檔案縮微品是按縮微號的順序排列的。縮微號是檔案縮微品的編號，指明了縮微品的貯存地址（位置）。縮微號由兩部分組成：一是由一盤卷片或一張平片為單位編制的順序號；另一是為一卷或一張縮微膠片中的每個畫幅所編的續號碼。

縮微品目錄或索引是將縮微影像的位置、縮微號及其存放地點（庫房柜、架號）著錄在登記簿上或存人計資機磁盆里，形成可供查詢的檢索工具以備查找。

三、縮微檔案的檢索和利用

目前，我國檔案縮微工作尚處于搶救、備份、保存珍貴檔案階段，檔案縮微品主要用于保護檔案原件，很少直接提供利用，其作為信息載體的作用尚未得到充分發揮。因此，在縮微檔案的管理中，要加強縮微檔案的檢索和利用工作。

縮微檔案的檢索方法很多，不同類型的檔案縮微品有不同的檢索方法。比如卷式縮微品的檢索包括：一是編碼檢索法。將膠卷的每個畫幅依次編碼，利用事先編好的索引進行檢索。二是閃光靶標法。將一盤縮微膠片記錄的檔案信息區分為若干單元，在每個單元之前拍進大寫的號碼或符號，作為閃光靶標。檢索時，將縮微膠片放進閱讀器，快速輸片，當閃光靶標通過屏幕時，會像閃光一樣明顯閃現，便于區分所需要的檔案的位置。三是指示線檢索法。在縮微膠片的畫幅之間空白處拍進具有不同高度的橫線，用橫線的位置代替原始檔案號碼。檢索時，用帶有刻度尺的專用閱讀器與指示線高度索引對照進行檢索，當橫線與刻度尺上代表所需特定檔案的編碼一致時，即可檢出所需檔案。四是長度掃描法。將膠卷上每幅影像距膠卷起點的長度尺寸與其所記錄的檔案材料編成索引。檢索時，先從索引中查到所需檔案的位置，然后用裝在閱讀器上的長度測量儀自動顯示膠卷的傳輸長度，輸片到指定位置，檢索出所需檔案。五是光點檢索法。在每個畫幅下面自動拍上一個長方形的光點，使用裝有光電計數器和數字鍵盤的閱讀器進行檢索。檢索時，先按索引表查到所需文件圖像對應的光電順序編碼號，再將該號輸入數字鍵盤，啟動輸片機后，光電計數器會自動記錄它掃描過的光點。當光點數與鍵盤輸入數字一致時，即查到所需檔案材料。這種方法可以與電子計算機相結合，具有高效的自動檢索功能。六是條形編碼法。使用專用攝影機拍攝原件時，把檢索所需要的條形編碼同時拍攝在原件畫幅下邊。檢索時，通過專用閱讀檢索機的檢索鍵盤輸入編碼，就能自動在屏幕上顯示特定的檔案材料。