淺談檔案管理數(shù)字化建設策略

周羿全

（桓臺縣檔案館，山東 桓臺 255000）

一、檔案管理數(shù)字化建設內涵

在當下實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設，就是將檔案信息、檔案資源以及檔案管理方式都實現(xiàn)信息化建設，該過程需要結合《檔案法》、《全國檔案信息化建設實施綱要》來作為主要的指導思想，把傳統(tǒng)的檔案管理工作與現(xiàn)代科學技術相結合，實現(xiàn)數(shù)字化建設、數(shù)字化管理。通過將傳統(tǒng)的紙質資源，以打印、掃描、錄入等方式將之轉化成數(shù)字資源，可以方便其數(shù)字化管理，同時也可以方便相關數(shù)字資源后續(xù)的調用維護等各種工作，這對于發(fā)揮檔案資源的服務價值有著積極的促進作用。

二、檔案管理數(shù)字化建設意義

實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設對于整個檔案管理工作來說有著積極的促進作用。對于當下的檔案主管部門來說，需要在理念上和行動上同時進行革新實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設。通過數(shù)字化的建設，可以將傳統(tǒng)的資源進行二次利用，同時將其中一些有價值的內容進行充分的開發(fā)，對于一些破損的答案資源進行及時搶救，這樣可以發(fā)揮傳統(tǒng)檔案資源的價值，并且在管理過程中更加高效。

通過答案資源電子化建設可以保證相關資源的真實性有效性以及共享性，在其數(shù)字化的過程中引入信息管理手段等來對資源進行二次管理，在檔案資源的錄入、歸檔以及后續(xù)整理過程中都能夠借助信息管理手段來實現(xiàn)一體化的操作。

當然對于檔案主管部門來說，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設，可以進一步提升其對于社會的服務水平，有效的挖掘檔案資源中有價值的內容，發(fā)揮檔案資源自身的服務特征，可以更好地將檔案內容進行共享。通過對相關用戶開放服務接口，使其能夠獲得自己所需要的資源，結合自己的需求對相關內容進行查閱應用，這也進一步發(fā)揮了信息時代下資源共享的作用。

三、檔案管理數(shù)字化建設策略

（一）革新工作理念

理念是行動的先導，任何工作的開展都需要先進的理念作為支持。因此杜宇數(shù)字化的檔案管理建設來說，需要通過革新觀念來為各種工作鋪平道路。要明確，檔案管理數(shù)字化建設時需要大量的人力、物力以及財力作為支持的。檔案主管部門工作人員要學習新的知識與理念，意識到檔案信息化的重要性。資源的建設應當結合資料的內容、種類、信息特點等進行綜合的保存、處理。數(shù)字化的建設可以減少很多繁瑣的過程，同時也能夠對檔案資源進行高效的歸類，顯著提升對檔案的管理以及資源的利用效率。

（二）完善檔案數(shù)據(jù)庫建設

實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設需要提供相應的軟硬件設備作為支持，同時要不斷完善檔案庫管理資源，從技術的層面對檔案數(shù)字化建設進行分析，需要將紙質資料、相關文字圖片等內容都以電子信息的方式保存下來，這樣既可以節(jié)約檔案資源的存放空間，同時也可以提高對檔案資源的利用效率，在查閱、歸檔等過程中都可以做到更高效，因此可以引入支持全檔案的全文數(shù)據(jù)庫，將各種檔案都錄入到數(shù)據(jù)庫當中，將紙質資源通過掃描、OCR以及人工錄入等方式同步到數(shù)據(jù)庫中，將之作為電子資源進行存儲。在其中可以適當?shù)厝谌氍F(xiàn)代化管理方式，內置搜索引擎，這樣管理者或者用戶在需求的過程中就可以直接借助搜索引擎來調取自己需要的內容，使得整個檔案資源的共享利用更加高效。借助計算機掃描儀等設備，可以進一步實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設，通過提高檔案資源數(shù)字化建設效率與質量，加強對文件的目錄數(shù)據(jù)資源編研力度，進而結合更加規(guī)范的搜索體系 來實現(xiàn)數(shù)字資源的高效使用與共享。

（三）實現(xiàn)檔案資源共享

共享是信息技術在發(fā)展的過程中所產生的必然結果。尤其是對于現(xiàn)代化的檔案館來說，其中的很多有價值的不涉密的資源，都可以通過實現(xiàn)共享來發(fā)揮其最大的價值。可以借助信息技術等來將相關的資源上傳到網(wǎng)上，并且置入便捷的搜索引擎。這樣就可以讓有需要的用戶進行訪問。通過互聯(lián)網(wǎng)技術來擺脫時間與空間的限制，通過建立電子文件管理中心，讓有權限的人進行訪問、修改。這樣可以進一步推動不同檔案管理工作之間的相互連通，同時也可以通過檔案資源的共享來推動其信息化建設。

（四）提高管理人員素養(yǎng)

檔案管理人員的素養(yǎng)也影響著整個檔案管理的數(shù)字化進程。因此需要通過系統(tǒng)化的教育來對工作人員、管理人員的理念、專業(yè)知識等予以教育。可以從社會或者高校中引進一批高質量的人才來充實管理隊伍，對于管理中的軟件使用、網(wǎng)絡維護、信息采集工作等都需要加強培訓，為整個檔案管理工作提供保障。

四、結束語

信息時代的快速發(fā)展，對檔案主管部門的檔案管理能力提出了新的挑戰(zhàn)。有效地實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設，能夠實現(xiàn)檔案資源的共享，也可以提高管理效率，符合時代發(fā)展的需求。