新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式

趙潔

（國家廣播電視總局八三一臺，浙江 蘭溪 321106）

引言

在信息技術高速發展的今天，各領域的資源都得到了更加充分的利用。尤其對于檔案來說，很多檔案在數字化的道路上變得可用性更高，調閱速度更快。事業單位的檔案管理也逐漸從傳統的紙質檔案變成了數字檔案，并結合互聯網對其進行管理，大大提高了管理效率，并為檔案的使用者提供巨大的便利。不過，在實際進行檔案管理的過程中，仍然暴露出了一些問題，事業單位的檔案管理人員需要對這些問題有明確的認識，并根據事業單位的具體情況，對其進行解決。

一、事業單位檔案管理的普遍問題

（一）視野單位檔案管理的主動性不足

不得不承認的是，事業單位在檔案管理方面的問題比較突出，首當其沖的，就是事業單位在檔案管理方面，主動性不足。在這種背景下，事業單位在檔案收集和整理方面，往往效率不高，工作人員也不能意識到檔案資料管理的重要性，工作的主動性不足導致檔案資料信息的處理效果不夠理想。另外，有一小部分事業單位由于缺乏檔案管理的監督機制，使得事業單位內部的檔案資料比較散亂，不能充分發揮檔案的應有作用。

（二）檔案管理技術水平有待提升

信息技術快速發展，很多事業單位已經開始使用信息技術來進行檔案管理。但是，仍然有一部分事業單位在使用紙質檔案，并且在沿用傳統的檔案管理模式。這勢必會導致檔案管理效果不佳。另外，還有一些工作人員對數字檔案的接受程度較低，普遍缺少數字檔案的知識，而且沒有經過相應的培訓，不能正確地使用某些管理技能，也使得數字檔案的管理工作問題頻出。

（三）檔案管理的專業人才數量不足

事業單位在進行檔案管理方面，通常缺少一定的統一性。而且，檔案管理雖然和事業單位的很多工作都會產生關聯，但是這種關聯產生的影響在很多時候并不明顯，這就使得有些事業單位對檔案管理工作并不夠重視，沒能通過壯大專業檔案管理人才的隊伍來在整體上提高檔案管理工作的水平。另外，有一些事業單位在人員部署上不夠合理，讓一些其他部門的工作人員兼任檔案管理的職位，這也使得檔案管理工作容易出現問題。

二、新形勢下事業單位檔案管理創新和服務模式改革的方法

（一）采用信息技術來對檔案服務的內容進行擴充

事業單位要想提高檔案管理的效率，提升檔案服務的水平，首先應當充分利用當下先進的信息技術，對檔案的內容進行擴充，讓檔案服務的覆蓋面更廣。檔案管理單位應當根據當前檔案管理的具體情況，對其進行信息化改善。首先，應以服務模式為核心，在確定服務模式的同時，圍繞服務模式確定實現方法，制定詳細的改革方案。其次，檔案管理部門應當建立相應的網站，在為人們帶來更加便捷的服務的同時，利用網站讓服務更加信息化，提升檔案服務的效果。另外，應建立數字檔案的管理體系，通過檔案的數字化管理來進一步提升管理效率。

（二）提升檔案管理人員的整體素質

良好的工作離不開高素質的人才，對于事業單位的檔案管理來說，也是如此。要想提高檔案管理的質量，充實專業檔案管理人員是必不可少的。事業單位首先應當對此給予足夠的重視，將優化檔案管理專業技術人才作為一項重要的工作。事業單位應定期對專門的檔案管理部門進行培訓，單位領導還要對檔案管理部門的工作進行審查，確保檔案相關工作順利進行。另外，檔案管理人員還要及時發現員工在管理方面的問題，及時對其進行彌補，尤其要讓員工在數字檔案管理方面具有較高的技能水平，能夠正確、穩妥地對檔案進行各種操作。事業單位在聘用檔案管理人員時，需要對其進行周全的考察，不僅要考察他們的專業技能，還要在日常工作中考量他們的工作態度。事業單位還需要對檔案管理人員的崗位進行責任的明確，讓他們能夠在日常工作中嚴格要求自己，避免出現問題。

（三）優化檔案管理方法

在檔案管理的過程中，事業單位要積極對方法進行改革，通過高效的方法來提升檔案管理效率，讓檔案能夠更好地發揮服務作用。為了達到這一目標，事業單位需要根據自身的具體情況，對檔案管理方法進行優化，充分發揮檔案管理人員的作用。事業單位需要以提供高質量的服務為目標，對檔案管理方法進行優化，以便提高檔案管理的實際效果。具體來說，檔案管理中，方法應盡可能有效、便捷，能夠提高工作效率。現如今，檔案信息化已經成為一種趨勢，利用計算機和互聯網來對數字檔案進行管理已經成為不可逆的發展方向，事業單位在這一方面還要加大力度進行建設，培養管理人員的能力，對數字檔案的管理有更加深入的理解。

（四）提升檔案信息的利用效率

事業單位應該在進行檔案服務模式的建設時，通過科學的方法來提升檔案信息的利用效率。在現有的檔案管理模式的基礎上，事業單位可以通過數字信息和互聯網進行結合的形式，提升檔案管理的質量，并進一步發揮檔案的作用，提高利用率。比如，事業單位可以對檔案進行細分，根據類別的不同，向用戶提供不同的檔案服務。另外，事業單位要向檔案管理人員灌輸正確的理念，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中嚴格約束自己，鞭策自己進行深入學習，尤其要明確檔案的使用效果，并對檔案未來的使用進行更加清晰的規劃。不僅如此，檔案的安全管理工作也是檔案發揮作用的基礎，事業單位一定要對檔案存儲系統進行完善的安全防護，避免檔案泄露。

結束語

新形勢下，事業單位都在積極對工作模式進行創新，旨在提供更優質的服務。尤其對于檔案管理來說，事業單位更應該對內容進行擴充，提升員工的整體素質，并優化檔案管理方法，提升檔案的利用效率，這樣才能優化檔案服務，更加充分地發揮檔案的作用。