探究如何做好照片檔案管理

范玉蘭

（國家廣播電視總局二0 二三臺，海南 臨高 571800）

引言

隨著科技的進步和事業單位檔案管理能力的提升，照片檔案管理正在逐漸從傳統的實體照片向數字照片的方向發展。但是，實體照片仍然有著不可取代的地位，無論是在事業單位進行相關教育，還是記錄歸檔，實體照片都是最直接的材料，是紙質檔案的最佳補充。照片檔案的管理也是事業單位檔案管理的一部分，但是有些事業單位在進行照片管理時不像其他實體檔案那樣獲得了讓人理想的效果。而且，由于照片材質的特殊性，有些事業單位需要對照片進行單獨歸檔，這也在無形中增加了檔案管理的難度。而且，現如今科學技術快速發展，事業單位從過去的實體照片管理逐漸朝著實體照片和數字照片并行的管理模式發展，數字照片檔案的管理對于管理人員的能力也提出了更高的要求。綜上所述，事業單位更應該加強照片檔案的管理力度，通過科學的方法提高管理工作的質量。

一、加強事業單位內部照片檔案管理的意識

事業單位照片檔案管理工作是眾多檔案管理內容中的重要一項，要想取得良好的效果，比如要從思想認識入手，提高檔案管理人員乃至全體員工的思想水平，讓大家都能認識到照片檔案管理的重要性。事業單位領導要以身作則，在日常工作中加強檔案管理部門對于照片管理的重視程度，敦促他們定期對照片檔案進行維護。同時，還要提醒相關人員對照片檔案做好整理工作，并及時反映相關管理設備的問題，比如檔案管理部門的監控設備等問題，交由技術人員進行修理。對照片檔案的重視還體現在事業單位的資金投入方面，單位可以在力所能及的范圍內，對設備進行適當的優化和更新，為照片檔案營造一個更好地保存環境。事業單位由于業務的不同，照片檔案可能暫存在不同的部門。檔案管理人員需要積極和各部門進行溝通，將照片檔案及時收集上來，進行統一歸檔處理。

二、在檔案管理制度上進行規范

事業單位內部的任何一項工作要想取得滿意的成果，都需要嚴格的管理制度。照片檔案管理也不例外，而且，由于檔案管理的準確性要求更高，事業單位還需要對其格外重視，在照片檔案管理制度上入手對其進行完善，以便讓照片檔案管理取得更好的效果。事業單位在制定照片檔案的管理規范和制度時，要參考國家在檔案管理方面的法律法規，嚴格進行立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等環節，確保照片檔案都能得到妥善的保管和處理。具體可以參照我國《檔案法》、《照片檔案管理規范》等法律法規，并根據事業單位內部照片檔案管理的需求和具體情況，綜合制定規范和制度。在調閱照片檔案的過程中，也要嚴格進行管理。照片檔案在離開檔案管理部門到再次回歸，全過程都要由專人進行負責。當照片檔案需要在多部門之間進行使用時，還可以根據業務流程的不同或者部門管轄范圍的不同，指派不同的人員分階段對檔案進行管理，在確保檔案充分發揮作用的同時，能夠得到妥善的保管。

三、及時收集照片檔案

做好照片檔案的管理工作，一定要把控其收集環節。在事業單位內部，這一工作通常由檔案管理部門負責。所以，管理人員要和各部門加強溝通，做好照片檔案的收集工作。在收集照片的過程中，一定要對照片的真實性進行審核，避免某些部門為了完成任務而弄虛作假。現如今，計算機修圖軟件功能強大，在收集照片檔案的過程中，事業單位還要避免各部門對照片修改過度，影響照片最真實的表達效果。因為照片的真實性是對檔案的最佳說明，對于未來相關研究工作來說也具有非常大的參考價值。在收集照片檔案時，管理人員還要確保每一張照片都有充分的文字說明，按照“底片-照片-文字”三位一體的方式收集照片檔案。特別要注意文字說明的部分。由于照片的表達內容有限，這時文字就會形成對照片的補充。各部門在撰寫文字說明時，要保證文字的真實性、客觀性，在起到對照片補充說明作用的同時，避免過度夸大影響照片真實內容的傳達。最后，檔案管理部門還要嚴格控制照片的質量，選擇那些拍攝清晰、內容豐富、主題明確的照片，這樣才能將活動、事件、會議等重要內容更加周全地記錄下來，充分發揮照片檔案的作用。

四、加強對照片檔案保管和使用的管理

照片檔案收集工作完成之后，管理人員還要注意對其進行保存。照片檔案不同于傳統紙質檔案，由于材料的特殊性，使其對保存環境的要求更高。通常來說，管理人員要做好照片和底片的入庫工作，在入庫之前要對這兩者進行檢查，并使用專業設備對其進行掃描，將電子照片進行刻盤保存或者存儲在兩個獨立的硬盤中。在管理已經入庫的照片檔案時，管理人員還要注意環境溫度和濕度，通過科學的方法將其維持在適于照片檔案保存的標準范圍內。一般來說，檔案室的溫度要維持在15-25℃之間，濕度控制在55-65%最佳。另外，檔案室中還要做好防塵、遮光等措施，避免灰塵磨損底片和照片，避免陽光對照片檔案造成不可挽回的傷害。照片檔案的良好保存會對未來的使用提供更多的方便，也能成為事業單位發展過程的一種記錄。所以，照片檔案的使用和保存都應受到高度重視，這樣才能讓照片檔案更好地發揮作用。

結束語

照片檔案的管理是事業單位檔案管理工作中的重要內容，事業單位一定要對其給予足夠的重視，善于發現當前照片檔案管理中暴露出來的問題，并采取科學的方法進行解決，比如通過宣傳來提高全員的檔案管理意識、完善檔案管理制度、做好檔案的收集和保存等。本文簡單分析了照片檔案對于事業單位檔案管理工作的重要性，并提出了幾種優化照片檔案管理的方法，希望對事業單位提升照片檔案管理水平起到推動作用。