探索如何優化事業單位檔案的管理制度

王宏宇

（內蒙古興安盟科右前旗政協辦公室，內蒙古 興安盟 137423）

事業單位檔案不僅數量較多，其種類也十分繁雜，如果采取傳統管理方式對其開展管理工作，不僅會影響整體使用效率，同時也不符合時代需求。基于此，也就需要事業單位相關人員能夠對檔案管理工作進行一定優化，改變傳統工作思路及模式，結合目前事業單位檔案管理情況，對管理制度進行優化和完善，通過融入現代技術，促使管理效率得到進一步提升。

一、事業單位檔案的管理制度現狀

就目前事業單位檔案管理工作的開展情況而言，其問題主要出現在三個方面：其一，部分事業單位對檔案管理工作的重視度不夠，導致財力、物力以及人力的投入不足，最終影響到檔案管理工作的順利開展；其二，很多事業單位的檔案管理體系和制度不夠完善，導致檔案管理工作的開展過于隨意，不具備規范性，從而導致部分檔案不夠完善，失去存檔價值；其三，相關工作人員的綜合能力、信息意識不夠，無法滿足現代檔案管理工作的開展需求。

二、事業單位檔案的管理制度優化措施

（一）增強事業單位檔案管理工作的重視程度

要想對事業單位檔案的管理制度進行優化，首先需要增強檔案管理工作的重視程度，也就需要提升相關領導的關注度，轉變其對檔案管理工作的傳統認知，能夠真正地明白事業單位檔案管理工作對現代化建設的意識，以及其對事業單位發展的重要性，進而促使其將檔案管理工作提升到重要工作日程中，為更好地開展事業檔案管理工作打造一個良好的氛圍，增強財力、物力以及人力的投入，從而為優化事業單位檔案的管理制度提供保障。

另外，相關工作人員也需要不斷提升自身的工作意識以及工作積極性，要具備一定的民族責任感，能夠對檔案管理工作進行認真處理，從而確保檔案的完整性、及時性以及全面性，保證事業單位檔案管理工作能夠順利開展[1]。

（二）對事業單位檔案管理制度進行不斷完善

在新形勢下，想要確保事業單位檔案管理制度能夠得到有效優化，還需要對事業單位檔案管理制度進行不斷完善，并對檔案管理流程進行規范，只有這樣才能夠確保事業單位檔案管理工作能夠高效運行。另外，在完善管理制度的過程中，需要相關管理人員能夠結合事業單位自身情況，根據自身的發展方向及管理內容等因素，對檔案管理制度進行科學制定。具體完善措施如下：

其一，事業單位應該構建具有現代信息特性的檔案管理制度，比如采用OA 系統等，以此對檔案數據庫進行完善，確保檔案信息能夠得到及時更新和完善。

其二，要對檔案管理的流程進行有效優化，也就需要相關工作人員能夠對檔案的收集、匯入等管理內容進行全面整合，對各個環節進行明確規范，并制定相應的管理制度。比如，檔案管理人員不可以對原檔案進行自行更改；在對檔案進行借閱時，需要由相關管理人員進行審核，在簽字后方可提取。

其三，事業單位還需要建立檔案管理監督機制，制定相應的監督制度，從而確保相關工作人員所開展的工作內容，以及所進行的工作流程被全面監督，一旦發現其中存在問題，需要對其進行及時指出，并進行相應出來，以此提升事業單位檔案管理工作的整體效率[2]。

（三）將信息化建設與事業單位檔案管理進行結合

為了確保事業單位檔案管理工作能夠滿足現代社會需求，還需要將信息化建設與事業單位檔案管理進行結合，具體表現在以下三方面：

其一，需要對事業單位檔案管理相關工作人員的綜合素質進行提升，不僅需要相關工作人員具備扎實的理論知識以及實踐能力，同時還需要其具有良好的道德品質，能夠確保檔案的及時性、準確性以及完整性。因此，也就需要相關單位能夠定期組織工作人員進行培訓，確保工作人員能夠與時俱進。

其二，需要對事業單位檔案管理相關工作人員的信息化意識進行提升，要求相關工作人員熟練掌握現代技術，并將其運用到實際工作中，能夠對計算機等網絡資源進行充分利用，打破固有工作理念和方式，不斷提升檔案的全面性、真實性。另外，相關工作人員還需要對現存檔案資料進行充分利用，要不但提升自身的信息化意識，促使自身的工作思想能夠滿足社會發展需求，制定符合單位發展的高效管理策略。

其三，需要對事業單位檔案管理的信息化制度體系進行完善，從而確保檔案管理工作能夠在信息化背景下有秩序、有規律地進行；其次，通過完善信息化制度體系，也能夠為相關人員更好地開展事業單位檔案管理工作提供相應依據，確保事業單位檔案管理工作有法可依，一旦出現問題能夠找到相應負責人員[3]。

結束語

在新形勢背景下，事業單位想要更好地進行創新和改革，必然要對自身的檔案管理工作進行優化，從而為實現自身創新和改革提供保障，推動自身在新形勢下快速發展。基于此，也就需要對事業單位檔案的管理制度進行優化，根據目前檔案管理工作的開展現狀，制定相應的優化措施，從而確保事業單位檔案管理制度能夠與時代要求相符。