高校人事檔案信息化管理漫談

王永紅 辛克盛

（青島大學，山東 青島 266071）

人事檔案是在人事管理活動當中所產生的，因其所附有的社會屬性決定了它的重要價值，它是我國人事管理制度的一個重要的組成部分。在高等院校的人事管理工作當中，人事檔案是全體教職工身份的重要憑證，是學校開展各種人事管理工作的重要依據和參考，所以人事檔案管理工作在高等院校的管理工作當中發揮了重要的作用，隨著高等院校事業單位及人事制度的不斷改革，對人事檔案的管理也提出了更高的要求，所以人事檔案信息化管理工作亟待解決。

一、高校人事檔案信息化面臨的挑戰

隨著信息技術不斷滲透到傳統檔案的管理當中，檔案管理的工作人員也面臨著新的挑戰，他們不再像以前那樣在庫房進行整理查閱和利用，而是可以依托現代化的信息技術，先進行原始數據轉化、查找定位，再進行目的利用。人事檔案的管理最終還是要轉向信息化，達到信息資源的分類和分度共享。當傳統紙質檔案的查詢和利用不能滿足信息時代進步的要求時，人事檔案的信息化管理順應時代發展應運而生，實現了檔案信息脫離載體的解放，將紙質檔案數字化處理并保存，通過電腦網絡提供查詢。

二、高校人事檔案信息化的促進作用

（一）不斷提高干部人事檔案工作水平

新形勢下，要堅持從實際出發，構建適應學校發展的、有利于檔案管理部門和其他工作部門的共贏的人事檔案的信息化管理，不斷提高人事檔案的管理工作水平，使之更加高效、便捷和安全。

（二）提高人力資源管理的水平

人力資源管理工作在高校工作當中發揮了重要作用，直接決定學校的發展程度，加強人事檔案的信息化管理，能夠有效地提高對全校教職員工管理和服務的水平，為該項工作提供依據和支撐資料。

（三）提高人事管理的科學性和準確性

對高校人事檔案進行信息化和科學化管理，實現人事檔案的紙質化和信息化相結合，確保每一份檔案能夠全面客觀的反映每一位干部和教師員工的信息，便于組織部門、人事部門等進行查詢利用。在信息化管理的過程當中，可以對大量的數據進行科學的分析，挖掘出檔案資料的一些相關聯系，為學校的教學育人、干部使用提供數據支撐，確保了檔案管理和提供利用的科學性和準確性。

三、高校人事檔案信息化的具體措施

（一）加強大數據背景下對人事檔案信息化的挖掘和利用，構建檔案信息化框架。如今在大數據日益發達的今天，數據的信息量日益增多，檔案對于數據信息的處理量也不斷增多，所以要對所收集的檔案信息進行挖掘和利用，構建檔案信息化的框架。對于這些人事檔案信息的管理和人事檔案信息的開發和利用，都要建立起合理的框架才行，只有這樣才能夠對檔案的信息化進行有效的整合，挖掘更多可利用的資源，來促進人事檔案的管理和利用。

（二）要對檔案信息化建設做好評估和研究。要對人事檔案的信息采集流程進行相關的研究，通過計算機合理有效的分類篩選有用的信息數據，在做好這些信息數據采集的同時，展開有效的分析和評估，最終形成人事檔案信息化建設的可行性方案。

（三）通過多種渠道實現檔案信息化建設的挖掘和利用，首先學習先進高校在該項工作的先進成果和方法，在學習的同時根據自己學校的實際情況予以積極的論證和采納，也可以在信息技術中找到很多實用的工具來挖掘人事檔案的信息化管理的方法，還可以利用相關的平臺機構，對現有的人事檔案信息化建設進行優化整合，運用適合學校實際情況的成熟的檔案管理軟件。

（四）要提高檔案管理人員的信息化管理水平，提高他們的相關素質，配備上高水平的基礎設備，創造良好的工作管理環境，全方位打造人事檔案的信息化管理水平，從而實現人事檔案管理的高效率高水平。

四、確保高校人事檔案信息化的安全性

（一）提高人事檔案管理人員的安全意識，首先對管理人員要加強思想政治教育和法律法規教育，提高他們自身的職業道德和思想品德，通過不斷學習相關的法律規定，強化對檔案管理保密性的法律意識，提高對檔案管理安全性的意識，熟悉掌握相關的信息化管理技術。最終實現人為管理和信息化管理的有機結合和完美統一。在原始數據進行采集的過程當中嚴格把關，認真鑒別，查漏補缺。在管理的過程當中要注意跟蹤，實現對信息數據的動態化管理。在查詢過程當中要注意加強監管，明確紀律，嚴格查閱權限，按照制度和規定科學管理。

（二）做好人事檔案信息化的安全保密工作，人事檔案具有高度的機密性，各級單位都必須采取有效的安全措施加以防范和保護。應該建立健全管理制度，以確保信息的安全性，從開始的錄入處理到分析存儲的各個環節都要加強安全性的措施。同時還要在技術層面上加以安全性的保護，特別是對檔案查閱權限等方面進行分析和認證，要確保訪問人的身份和等級與所具備的訪問權限相一致。同時要在計算機信息化技術方面做好預警和監測，確保檔案資料的安全性原始性和真實性，防止黑客的侵入，不斷地提高信息化的安全管理技術。