信息公開背景下檔案管理制度優(yōu)化探析

馬魯換

（菏澤市定陶區(qū)流動(dòng)人口計(jì)劃生育管理辦公室，山東 菏澤 274100）

信息公開、檔案管理制度優(yōu)化，兩者之間存在密切聯(lián)系的同時(shí)，還會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中存在一定的矛盾，引發(fā)各項(xiàng)問(wèn)題，針對(duì)此情況的解決，最重要的前提就是要確保大眾的合法權(quán)益。如果檔案管理制度的內(nèi)容與管理模式單一化、傳統(tǒng)化，是無(wú)法滿足信息公開時(shí)代的發(fā)展要求。為確保檔案管理工作順利地開展與實(shí)施，急需解決的就是對(duì)檔案管理制度的優(yōu)化，正確應(yīng)用信息化技術(shù)，既要對(duì)檔案管理公開化的發(fā)展，又要增強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的安全性，各領(lǐng)域與工作人員都意識(shí)到，在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理制度的優(yōu)化是目前最主要的工作內(nèi)容之一。

一、信息公開對(duì)檔案管理制度優(yōu)化的影響

信息化時(shí)代的發(fā)展，加快了人們的生活節(jié)奏，信息化技術(shù)在各領(lǐng)域的發(fā)展中穩(wěn)定了自身的發(fā)展地位，突出信息化技術(shù)應(yīng)用的作用與價(jià)值，全面擴(kuò)大信息化技術(shù)的影響范圍。那么在檔案管理的發(fā)展過(guò)程中，也會(huì)充分利用信息化技術(shù)對(duì)各項(xiàng)工作的管理，利用信息化技術(shù)對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的查詢，擴(kuò)大檔案管理開放服務(wù)的發(fā)展區(qū)域，遵循“以人為本”的服務(wù)理念，第一時(shí)間幫助大眾找到相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，與傳統(tǒng)化管理模式相比較，公開化管理模式的效率更高。再加上檔案管理制度的優(yōu)化，穩(wěn)定檔案管理的發(fā)展。

二、信息公開背景下檔案管理制度優(yōu)化策略

（一）明確檔案管理公開發(fā)展目標(biāo)，擴(kuò)大影響范圍

關(guān)于檔案管理制度的優(yōu)化，不單單是對(duì)管理制度內(nèi)容的優(yōu)化，更重要的是明確檔案管理公開發(fā)展的目標(biāo)，加大對(duì)檔案管理制度的實(shí)施力度[1]。由于檔案管理工作的特殊性，如果選擇對(duì)檔案管理的公開發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)的主要的工作內(nèi)容之一，對(duì)工作人員提出了更高的要求。檔案管理的公開發(fā)展，一方面，是為滿足大眾獲取檔案信息的需求，為大眾提供便捷的獲取方式；另一方面，因?yàn)槭菍?duì)檔案信息的公開，需要對(duì)管理方案與管理策略的重新優(yōu)化，注重檔案信息資源的安全管理與應(yīng)用效率的提升，各部門與人員的相互協(xié)作，在檔案管理制度完善的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息的公開化發(fā)展，使檔案管理制度與檔案信息公開化發(fā)展完美地鏈接，注重檔案信息安全保護(hù)的同時(shí)，還擴(kuò)大其影響范圍。

（二）完善檔案管理規(guī)章內(nèi)容，增強(qiáng)檔案信息管理的統(tǒng)一性

為確保檔案管理的信息化、穩(wěn)定化發(fā)展，加大對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的安全保護(hù)力度，是需要每位工作人員都重視的，那么對(duì)檔案管理制度的優(yōu)化，最注重的就是對(duì)檔案管理規(guī)章、內(nèi)容的完善，只有各項(xiàng)工作流程、標(biāo)準(zhǔn)、要求等明確后，才可發(fā)揮出檔案管理制度優(yōu)化與實(shí)施的重要性[2]。一方面，可對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容、工作人員、大眾等進(jìn)行約束性的管理，尤其是對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行獲取的過(guò)程中，既要公開又要安全；另一方面，為確保檔案信息管理工作的統(tǒng)一性，每位工作人員都有自身的工作職責(zé)，充分意識(shí)到自身的職能，全身心地投入到檔案管理工作中，利用自身的能力與素養(yǎng)促進(jìn)檔案管理的公開化發(fā)展。與此同時(shí)，還為大眾提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率

信息化技術(shù)在各領(lǐng)域中都可發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)，在檔案管理工作、檔案管理制度優(yōu)化等方面，也會(huì)因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)其的應(yīng)用，檔案管理工作人員結(jié)合檔案管理自身的發(fā)展目標(biāo)與發(fā)展理念的綜合分析，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，不單單是檔案管理工作模式發(fā)生了巨大的變化，而且還能夠提升整體的工作效率[3]。檔案管理可以利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的宣傳，使檔案管理能夠在大眾的日常生活中都有積極的影響，逐漸提升大眾的安全意識(shí)，注重對(duì)檔案信息資源的合理應(yīng)用，才實(shí)現(xiàn)了檔案管理公開化發(fā)展、檔案管理制度優(yōu)化的重要意義，從而得到大眾的認(rèn)可與支持。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理制度的優(yōu)化，是確保檔案管理工穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，為檔案管理工作質(zhì)量與工作效率的提升奠定良好基礎(chǔ)，再加上信息公開時(shí)代的影響，還需對(duì)信息化技術(shù)合理地應(yīng)用，創(chuàng)新多樣化的管理模式，拓展檔案管理工作的影響范圍，明確檔案管理公開發(fā)展目標(biāo)，完善檔案管理規(guī)章內(nèi)容，增強(qiáng)檔案信息管理的統(tǒng)一性，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率，從而滿足大眾檔案信息獲取需求。