信息公開背景下檔案管理制度優化探析

馬魯換

（菏澤市定陶區流動人口計劃生育管理辦公室，山東 菏澤 274100）

信息公開、檔案管理制度優化，兩者之間存在密切聯系的同時，還會在發展的過程中存在一定的矛盾，引發各項問題，針對此情況的解決，最重要的前提就是要確保大眾的合法權益。如果檔案管理制度的內容與管理模式單一化、傳統化，是無法滿足信息公開時代的發展要求。為確保檔案管理工作順利地開展與實施，急需解決的就是對檔案管理制度的優化，正確應用信息化技術，既要對檔案管理公開化的發展，又要增強檔案信息數據的安全性，各領域與工作人員都意識到，在現代化社會的發展中，檔案管理工作的重要性，對檔案管理制度的優化是目前最主要的工作內容之一。

一、信息公開對檔案管理制度優化的影響

信息化時代的發展，加快了人們的生活節奏，信息化技術在各領域的發展中穩定了自身的發展地位，突出信息化技術應用的作用與價值，全面擴大信息化技術的影響范圍。那么在檔案管理的發展過程中，也會充分利用信息化技術對各項工作的管理，利用信息化技術對各項信息數據的查詢，擴大檔案管理開放服務的發展區域，遵循“以人為本”的服務理念，第一時間幫助大眾找到相關的信息數據，與傳統化管理模式相比較，公開化管理模式的效率更高。再加上檔案管理制度的優化，穩定檔案管理的發展。

二、信息公開背景下檔案管理制度優化策略

（一）明確檔案管理公開發展目標，擴大影響范圍

關于檔案管理制度的優化，不單單是對管理制度內容的優化，更重要的是明確檔案管理公開發展的目標，加大對檔案管理制度的實施力度[1]。由于檔案管理工作的特殊性，如果選擇對檔案管理的公開發展，加強對檔案信息的安全保護的主要的工作內容之一，對工作人員提出了更高的要求。檔案管理的公開發展，一方面，是為滿足大眾獲取檔案信息的需求，為大眾提供便捷的獲取方式；另一方面，因為是對檔案信息的公開，需要對管理方案與管理策略的重新優化，注重檔案信息資源的安全管理與應用效率的提升，各部門與人員的相互協作，在檔案管理制度完善的基礎上，對檔案信息的公開化發展，使檔案管理制度與檔案信息公開化發展完美地鏈接，注重檔案信息安全保護的同時，還擴大其影響范圍。

（二）完善檔案管理規章內容，增強檔案信息管理的統一性

為確保檔案管理的信息化、穩定化發展，加大對檔案信息數據的安全保護力度，是需要每位工作人員都重視的，那么對檔案管理制度的優化，最注重的就是對檔案管理規章、內容的完善，只有各項工作流程、標準、要求等明確后，才可發揮出檔案管理制度優化與實施的重要性[2]。一方面，可對各項工作內容、工作人員、大眾等進行約束性的管理，尤其是對檔案信息內容進行獲取的過程中，既要公開又要安全；另一方面，為確保檔案信息管理工作的統一性，每位工作人員都有自身的工作職責，充分意識到自身的職能，全身心地投入到檔案管理工作中，利用自身的能力與素養促進檔案管理的公開化發展。與此同時，還為大眾提供高效、優質的服務，從而促進檔案管理的穩定發展。

（三）構建信息化管理系統，提高檔案管理工作效率

信息化技術在各領域中都可發揮出自身的優勢，在檔案管理工作、檔案管理制度優化等方面，也會因為信息化技術的優勢對其的應用，檔案管理工作人員結合檔案管理自身的發展目標與發展理念的綜合分析，構建信息化管理系統，不單單是檔案管理工作模式發生了巨大的變化，而且還能夠提升整體的工作效率[3]。檔案管理可以利用信息化技術對檔案管理工作的宣傳，使檔案管理能夠在大眾的日常生活中都有積極的影響，逐漸提升大眾的安全意識，注重對檔案信息資源的合理應用，才實現了檔案管理公開化發展、檔案管理制度優化的重要意義，從而得到大眾的認可與支持。

結語

綜上所述，檔案管理制度的優化，是確保檔案管理工穩定發展的重要基礎，為檔案管理工作質量與工作效率的提升奠定良好基礎，再加上信息公開時代的影響，還需對信息化技術合理地應用，創新多樣化的管理模式，拓展檔案管理工作的影響范圍，明確檔案管理公開發展目標，完善檔案管理規章內容，增強檔案信息管理的統一性，構建信息化管理系統，提高檔案管理工作效率，從而滿足大眾檔案信息獲取需求。