淺談做好基層鄉鎮檔案管理工作

（河北省定州市周村鎮人民政府，河北 定州 073000）

一、基層鄉鎮檔案管理工作現狀分析

（一）忽視對基層檔案管理隊伍的建設。目前，在基層鄉鎮檔案管理工作中，都忽視了基層檔案管理隊伍的建設，對基層鄉鎮方案管理工作人員的要求缺乏專業性，無論是相關工作人員的專業水平，還是綜合能力，都無法滿足基層鄉鎮檔案管理工作的開展需求。再加上對相關工作人員的要求比較，檔案管理人員的自我管理意識比較差，無法確保檔案管理工作效率與質量，以此形式長期的發展，會嚴重影響基層鄉鎮檔案管理隊伍的穩定發展，無法確保檔案管理工作效率。從基層鄉鎮檔案管理工作的角度分析，在日常工作的過程中，是比較枯燥的，每天都要面對著大量的信息數據，及時地對其進行整理、儲存，大多數畢業生不愿意參加基層鄉鎮檔案管理工作，并且檔案管理的經驗不足，無法確保基層鄉鎮檔案管理信息數據的安全性與準確性。

（二）單一化的檔案種類管理。在基層鄉鎮檔案管理工作的發展過程中，所涉及的工作內容與信息數據種類比較多，隨著鄉鎮檔案管理工作的開展，會逐漸增加相關內容。而對信息數據的材料歸檔，并沒有明確的要求指出對各類信息數據的詳細分類管理，只有一些上級文件、紅頭文件等，而對基層鄉鎮的規劃、建設，都沒有重要的信息數據。由于對相關信息數據的歸檔不及時、合理，使部分信息數據都遺失在各個部門中，一旦在基層鄉鎮檔案管理工作中，出現了要對以往信息數據的查詢，無法提供重要的信息依據。除此之外，在基層鄉鎮的檔案管理工作中，對各類文件的管理，主要是以紙質文件為主，不僅需要有單獨儲存的空間，而且還會對查找工作造成一定的阻礙，需要花費大量的時間與人力，逐一地對信息數據進行查找。并且對紙質文件的儲存管理，不可避免地會出現文件的丟失、損壞等情況，缺乏確保信息數據的完整性，導致基層鄉鎮檔案管理工作質量不斷下降。

（三）不完善的基礎設施。在現階段的發展中，大多數領導人員與相關管理人員忽視對基層鄉鎮檔案的管理，不會在基層鄉鎮檔案管理工作上投入大量的建設資金，無法確保基礎設施的完整性，在管理與使用的過程中出現了基礎設施滯后的問題。例如：在基層鄉鎮檔案管理工作中，對檔案室的設置與保管，基本條件都比較差，由于對檔案管理工作的忽視，就會隨意地選擇檔案管理室，重要的基礎設備就是一些檔案管理柜子，未遵循相關規則對檔案信息數據的科學管理，忽視“八防”原則，對檔案管理人員的選擇，也只是由各部門的相關工作人員順帶著管理，無法確保信息數據的及時管理與儲存等。甚至在一些經濟條件比較差的鄉鎮中，并沒有設置單獨的檔案管理室，只是會選擇在黨委秘書辦公室中設置一個管理柜，以此來代表檔案管理室，這樣的管理形式，完全不符合我國的相關標準，忽視了對檔案信息數據的安全性，隨意對檔案信息數據的放置，最終造成信息數據的丟失、損壞等情況。

二、優化基層鄉鎮檔案管理工作措施

（一）加強對基層鄉鎮檔案管理隊伍的建設，提高相關工作人員的綜合素質。為了確保基層鄉鎮檔案管理工作的穩定發展，需要各鄉鎮管理人員提高對檔案管理工作的重視度，加強對其的管理力度，由專業人員進行科學管理，不斷提升管理人員的專業水平與綜合素質，對優秀人才的引進，不斷地擴大隊伍認識，提升基層鄉鎮檔案管理隊伍的綜合水平。加強對相關工作人員的培訓與管理，需結合實際情況，制定詳細的培訓方案，注重人才的專業化發展，定期開展檔案管理培訓活動，優化檔案管理人員的管理理念，創新檔案管理模式與方法，使相關工作人員都能夠認識到檔案管理工作的重要作用，使檔案管 理人員能夠在自身的崗位工作中，保持認真負責、恪盡職守的工作態度，從而提升基層鄉鎮檔案管理質量。注重對優秀檔案管理人才選拔，要適當地放寬政策，不管是從公務員的渠道對專業人才的選拔，還是在社會公開競爭的選拔，都能夠有效地避免人才的流失，不斷地擴大專業隊伍，為基層鄉鎮檔案管理工作的穩定發展奠定良好的基礎。

（二）提高基層鄉鎮檔案管理力度，豐富檔案管理類別。從基層鄉鎮檔案管理工作的角度分析，其所涉及的管理內容與范圍都比較廣闊，因此，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅要具備專業的管理水平，而且還有豐富的工作經驗，在日常管理工作中，具有較強的綜合性管理能力，具有針對性地對檔案種類合理地分開管理。構建完善的管理體系，全面落實到基層鄉鎮檔案管理工作中，確保各項工作嚴格地按照相關制度標準規范性進行，不斷提升基層鄉鎮檔案管理工作的有效性與安全性。加大基層鄉鎮檔案管理力度，豐富檔案管理類別，都會對基層鄉鎮檔案管理工作的效率產生不同程度的影響，根據實際情況，加強對設立檔案室的建設，能夠根據各部門的檔案信息數據，對檔案信息數據進行分類管理，由專業檔案管理人員進行詳細收集、整理、儲存等，確保信息數據的完整性。而對檔案信息數據的分類管理，主要是為后續的查閱工作提供有利的幫助，只需要說出信息數據的具體類別，就能夠準確地找出相關檔案，從而提升基層鄉鎮檔案管理工作效率。

（三）加大投資力度，完善基礎設施。提高基層鄉鎮檔案管理工作質量與效率，注重對基礎設施的建設，需要有大量的資金費用，提前做好財政的預算工作，加大對基層鄉鎮的投資力度，無論是硬件設施，還是軟件設施，都能夠滿足基層鄉鎮的檔案管理需求。完善基層鄉鎮檔案管理設施，也為相關工作人員管理工作提供了方便與快捷。對選擇的相關工作人員，在上崗前要進行專業化的崗位培訓，明確具體的培訓內容，把各項工作內容、職責全面地落實到各項工作中，對具體的工作內容與職責明確地劃分，此項工作會被列入到考核工作中。對基礎設施的完善，不但是對檔案管理室與硬件、軟件設施的建設，還需要相關工作人員熟練地操作，把紙質文件詳細地記錄到電腦中，一旦紙質文件出現了丟失、損壞等情況，還有電子文件可供使用與查閱，逐漸地促進基層鄉鎮檔案管理工作的信息化、智能化發展。

綜上所述，加強對基層鄉鎮檔案工作的管理力度，注重對專業人才的培訓與管理，定期組織專業培訓活動，提升檔案管理工作人員的專業水平與綜合能力，加大資金的投資力度，加強對硬件、硬件設施的完善，對各項工作內容與職責明確地劃分，提升檔案管理人員的自我意識，在自身的崗位工作中本著恪盡職守、認真負責的態度，全面提升基層檔案管理工作質量與效率。