解讀高校檔案提供利用的思維方法

劉影

（哈爾濱理工大學，黑龍江 哈爾濱 150080）

引言：檔案管理作為一項腦力勞動的工作，其需要檔案管理工作人員具備較強的思維活動，檔案管理工作人員只有具備了創新思維方法，才能更好地與工作相結合，實現對檔案管理模式的改革，讓檔案管理水平得以提升。

一、高校檔案提供利用思維方法的影響因素

（一）檔案管理人員的思維方法受到檔案利用者查詢服務形式的影響

在檔案管理工作中，檔案查詢服務的主要表現形式可以分成兩種，第一種是事實查詢，第二種為專題查詢。在事實查詢的服務形式下，主要是完成對學生學籍檔案、入校時間、在校表現情況等信息的查詢，而這些信息資料也是查詢思維活動當中的客體。在查詢過程中檔案管理人員的思維主要反應在對查詢信息的分類，根據所要查詢的信息類別，選擇相應的檢索工具進行查詢，或者根據檔案管理人員自己記憶中的知識信息，從中尋找所要的信息存放位置，之后通過實物資料、口頭表述或者復制打印資料的形式轉達給利用者，供其進行查閱。因此，在該查詢形勢下，查詢工作中的思維方法是通過檔案管理人員記憶與經驗積累來體現的，查詢的過程也會直接反映出管理人員的直覺思維與經驗思維。

而在專題檔案的查詢工作中，如果需要針對一個研究課題中的問題加以跟蹤，就要從課題開始到課題結束的這個過程產生的資料中尋找線索，通過分析、檢索得到相應的信息資料，而這種信息資料的查詢是一個邏輯加工過程，這個邏輯加工過程需要多個思維方法有機結合完成思維活動，這也就體現出了專題查詢中思維活動的復雜性。

（二）思維方法受到了查詢信息內容的影響

在高校檔案管理工作中，經常會進行查詢某屆學生學籍的工作，而受理查詢服務后，檔案管理人員的思維活動就要從學生入校時間、畢業時間等多個方向加以思考，進而保證查詢所得的資料的完整性。而這種求全的思維活動表現，也造成了思維建構的多向性，也就是心理學中所說的發散思維。

（三）思維方法受到管理人員素質水平的影響

檔案管理人員作為高校檔案管理工作中的主體,其管理效果與管理人員的素質水平有直接關系，作為一種有目的的自覺思維活動，必須管理人員對工作內容進行精細周密的安排，具備開闊的視野，要懂得提煉編制檢索工具。在工作中對檔案資料的整理、加工，都與檔案管理人員自身創造性思維能力有關。管理人員的知識結構、專業技能、工作經驗以及思維品質都會直接影響到檔案管理工作的開展效果。

（四）管理模式上對檔案管理的制約

隨著時代的發展，檔案管理越來越離不開信息技術的支持，信息技術會影響檔案信息資源的開發利用，是幫助檔案館發揮社會職能的重要手段。如果不能及時轉變檔案管理的工作模式，做好信息化建設，就會讓檔案收集、整理以及利用效率受到嚴重影響，從而阻礙高校檔案管理事業的發展。社會的信息化發展，也對高校檔案管理的從業人員提出了更高的要求，從業人員只有掌握了相應的技術能力，具備了系統、綜合的立體思維方式才能更好地開展高校檔案管理工作。

二、檔案查詢中基本思維方法的利用

（一）查詢過程中的思維方法

分析作為科學思維方法中的一項重要組成部分，是對整體事物的分解，要根據具體事物從思想上區分事物具備的相關特征，同時也是對事物之間聯系的總結。在高校檔案管理工作中，咨詢服務要首先確定所要查詢的范圍，根據檔案信息的具體要求，選擇對應的檢索工具。檔案管理人員在進行檔案咨詢服務時，必須要從檔案庫中找出與咨詢問題有關系的相應資料，同時還要注重對內涵及服務功能的深度挖掘，這樣才能更加全面地利用起檔案資源。例如：高校在為出國留學的學生進行成績查詢時，不僅要檢索該名學生入校時的成績，還要獲取詳細的在校期間成績，要為其提供學習成績、畢業證書的中英文對照，這樣就能讓咨詢的信息更加全面。

（二）檢索工具使用過程中的思維方法

在運用相應的檢索工具時，要為其提供相應的思維方法，將比較與概括的思維方法利用到查借閱讀檔案資料的整個過程之中，在查找相應基建工程檔案時，確保上級批閱的資料文件的完整性，同時搜集校內的相關文件，按照國家教委辦法的《高等學校檔案實體分類法》中的要求進行資料收集整理，這樣就能讓資料的查詢更加規范。與此同時，利用好相應的查詢、檢索工具，通過概括思維活動來不斷地探索檢索工具的規律及方法，這樣就能逐漸積累出相應的工作經驗，讓高校檔案管理工作水平有所提升。

結束語：綜上所述，高校檔案管理工作的思維方法，是一個具體實踐與方法論的問題。高校檔案管理要根據實踐活動的具體內容，提供相應的思維方法，以思維方法作為依托，發揮其在查詢工作中的作用。檔案管理人員作為查詢活動的思維主體，必須懂得利用思維方法實現對工作的控制與調節，才能讓高校檔案管理工作水平得到進一步提升。