試論事業單位檔案管理工作的優化路徑

（中共嫩江市委組織部干部檔案室，黑龍江 嫩江 161400）

引言：對于檔案管理工作者來說，必須要明確檔案管理是為檔案開發利用而服務的。以干部檔案為例，只有為干部的選拔、任用、培訓等各方面工作開展提供了必要的參考和幫助，才能體現出檔案本身的價值，這也是干部檔案管理追求的根本目標。因此，新時期事業單位檔案管理的改革，無論是完善配套的工作制度，還是應用信息技術，本質上都是為了挖掘檔案利用價值，提升檔案服務水平。只有明確了這一目標，才能找準檔案管理的優化路徑，緊跟事業單位改革步伐，推進檔案管理事業不斷發展。

一、事業單位檔案管理工作開展現狀

（一）現有檔案管理制度不夠完善

干部檔案從收集歸檔，到補充更新，再到開發利用，是一項專業性較強、系統化程度較高的工作。要想保證這一系列工作規范化開展，離不開一套完善的檔案管理制度。這樣在開展檔案管理的具體工作時，才能為工作人員提供必要的參考，避免因為個人操作失誤而影響干部檔案內容完整性、真實性。近年來，事業單位檔案室在本部門制度建設方面投入了較多的精力，初步形成了實用性較強、參考價值較高的檔案管理制度。但是我們也應當看到，事業單位的深化改革，對檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。同時，檔案管理的方法、要求都在發生變化，但是配套的管理制度卻沒有同步的補充、更新，失去了應有的參考價值。

（二）檔案的開發利用程度不高

只有將收集與開發、管理與服務統籌結合起來，檔案資料的價值才能夠得到充分的體現?，F階段存在的問題是，事業單位的檔案管理人員，將大部分精力放在了如何豐富檔案資源、如何保證檔案完整等方面，而對于檔案信息服務的重視程度不高，也沒有掌握有效的檔案開發利用技術手段。例如，干部檔案除了記錄每一名干部的姓名、性別、年齡、籍貫等基本信息外，還包含了工作履歷、獲獎情況、任職表現等重要信息。而這些信息可以作為干部職務調整、學習教育的重要依據。由于對檔案的開發利用水平有限，這些信息沒有發揮預期的價值。

（三）檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員除了要具備扎實的專業知識外，還要形成嚴謹細致、一絲不茍、認真負責的職業素養。結合實際調查來看，現階段事業單位的檔案管理人員，專業基本功比較扎實，但是距離工作要求仍然有一定的差距。這主要是因為近幾年檔案事業發展速度較快，特別是電子檔案全面推廣后，檔案管理的技術、方法有了明顯的創新。但是基層的檔案工作人員，由于在職培訓機會少，知識更新速度慢，久而久之專業技能與工作要求的差距拉大。另外，也有少部分檔案管理工作者，還是沒有擺脫“鐵飯碗”的思想，在檔案工作中缺乏創新意識，疏忽大意，消極懈怠，也不利于檔案管理工作的發展和優化。

（四）檔案管理方式方法亟需創新

近年來事業單位的檔案部門，在許多方面做出了改革嘗試，例如向上級部門申請專項經費，完善了檔案室的信息基礎設施，實現了對電子檔案從收集到維護、再到管理的“一站式”辦理，極大的減輕了基層檔案工作者的壓力和負擔。但是從整體上來看，檔案管理的方式方法，還有較大的創新空間。例如，在推行干部檔案電子化后，雖然給檔案管理帶來了便利，但是如何保證電子檔案的安全性和隱私性，目前來看還沒有提出一種行之有效的解決辦法。雖然可以通過安裝殺毒軟件，對網絡病毒進行查殺。但是并不能應對一些針對性的黑客入侵，干部檔案仍然面臨被竊取、被破壞的風險。

二、事業單位加強檔案管理的必要性分析

從干部檔案的內容上來看，除了包含個人基本信息外，還涉及到履歷、自傳、考核、政審、獎懲等內容，可以直觀、全面的反映一名干部在職期間的工作信息，為組織部門進行干部的選拔、任用提供了參考依據，有利于實現人才的最優化配置，為事業單位工作開展和改革發展提供智力支持。另外，對于干部檔案的管理，還需要每隔一段時間進行一次補充、更新，確保檔案內容與干部的實際情況匹配。由此可見，新時期的干部檔案，僅僅做好檔案收集、更新、管理，是遠遠不夠的；還必須從檔案的利用、開發角度出發，讓干部檔案的參考價值得到充分的體現。只有為組織上選人、用人提供了依據，才能體現出檔案管理工作的意義，進而也為干部的成長與發展提供支持?，F階段事業單位正處于全面深化改革的關鍵階段，對干部的勝任力也提出了更高的要求。通過加強檔案管理，從檔案中提取有價值的信息，還可以為培訓提供參考。針對干部人員的業務能力，以及崗位工作要求，開展針對性學習教育活動。讓干部得以不斷的提升業務能力，在本職崗位上做出更大的貢獻。

三、事業單位檔案管理工作的優化路徑

（一）健全檔案管理制度，提升檔案管理規范化

從干部檔案的管理與使用需求出發，針對當前檔案室現有制度存在的不足，盡快補充完善，建立起適合事業單位改革形勢和工作開展需要的檔案管理制度。要求檔案室的每一名工作人員，都要熟知檔案管理制度內容，并且能夠在日常工作中遵循、踐行，確保檔案管理各項工作都能夠標準化、規范化的開展。例如，新的檔案管理制度中，要求每個月對干部檔案進行一次核對，及時更新檔案內容，做好信息記錄。在實際工作中，必須嚴格執行，確保干部檔案每月一更新。另外，還可以借鑒上級部門在檔案管理制度建設上取得的先進經驗，讓干部檔案的格式保持統一，為檔案資源整合、利用提供便利。

（二）重視檔案內容管理，挖掘檔案利用價值

檔案既具有留存價值，同時也存在開發利用價值。做好檔案收集、補充、管理等工作，可以為檔案的開發利用奠定扎實的基礎。為此，新時期的檔案管理優化工作，應著重從兩個方面入手：其一，重視檔案內容的管理，要保證干部檔案的所有信息真實、可靠，能夠與干部個人實際情況匹配。同時還要根據干部的人事調動、獎懲情況，及時對檔案內容進行補充、更新。其二，還要嘗試以各種手段，對檔案資源進行整合利用，提升檔案信息服務價值。例如，結合檔案內容，通過職務調動的方式，把每個人都安排在最適合的崗位上，確保他們能夠在各自的崗位上，發揮最大的潛力，貢獻最多的價值，實現個人與單位的同步發展。

（三）加強檔案人員培訓，夯實檔案管理基礎

干部檔案相比于普通的工作檔案，除了利用價值更高外，由于包含了干部的個人隱私信息，對檔案管理的規范性、安全性也提出了更為嚴格的要求。無論是從保證干部檔案的完整性、規范性，還是從檔案開發利用程度、信息服務水平角度來看，擁有一支高素質的檔案管理隊伍都是決定檔案部門工作開展和今后發展的重要因素。檔案部門應嘗試多種措施，切實提升在職檔案管理人員的業務水平。常規的方法是定期開展工作研討會，或是組織職工到其他檔案部門參觀、交流、學習。另外，還可以鼓勵檔案管理人員參加進修、深造，將學歷、職稱等，與個人的薪資績效掛鉤。通過這種方式促使檔案管理人員不斷提升自我，同時也為檔案管理的優化提供人才支撐。

（四）堅持工作方法創新，構建“互聯網+檔案管理”模式

無論是從檔案事業改革趨勢來看，還是從事業單位對檔案的使用需求和管理要求來看，與時俱進的推進檔案工作創新，都是一種必然選擇。在“互聯網+”時代，事業單位的檔案管理也要主動向信息化、智能化方向發展。有條件的檔案室，可以利用信息基礎設施，搭建“互聯網+檔案管理”模式，實現干部檔案從接收到更新，再到開發、利用的“一站式”辦理。這樣既可以精簡檔案管理的流程、步驟，降低了基層檔案工作者的壓力，同時又能夠發揮信息技術優勢，對檔案資源進行更加全面、深入的挖掘，充分發揮檔案的信息服務價值。另外，也要注意做好網絡環境下電子檔案的安全防護工作，運用加密解密技術、數字認證技術等，切實保障檔案信息的隱私性、安全性。

結語：在事業單位改革過程中，科學選用干部能夠為事業單位各項工作開展、加速完成改革發展提供必要的支持。而干部檔案管理，能夠為干部的選拔、任用和培訓提供必要的參考，因此在保障檔案本身完整性、真實性的基礎上，運用科學的技術、方法，對干部檔案進行開發使用，挖掘其潛在價值，成為現階段事業單位檔案管理的一項重要工作。新時期的檔案工作者，既要認識到時代變化對于檔案管理產生的多重影響，同時又要不斷提高自我的業務技能、職業素養，讓自己具備更強的崗位勝任力，從而確保事業單位干部檔案管理的優化開展、深化利用，進而推進檔案管理事業不斷向前發展。