數字化檔案在檔案管理中的應用

劉愛新

【摘? 要】檔案作為一種重要的信息資源，蘊藏著豐富的知識信息資源。當前檔案信息的類型和形式在不斷變化，傳統的檔案管理模式已不能適應快速發展的信息時代。檔案是社會信息資源的重要組成部分，它已經滲透到社會生活的方方面面。檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者的重要任務和發展機遇，加強檔案數字化管理意義重大。

【關鍵詞】檔案數字化管理;檔案隊伍;工作效率

1 數字化檔案管理的特點

按照傳統的借閱檔案操作流程，查閱人必須親自到檔案管理中心查詢，并復印所需文件。查閱過程需要較長時間，影響實時性。如果查閱在不同的地方查找信息，這個問題就會更加突出。紙上的文檔不能滿足很多人的需要。如果同時查閱相同的文件，會排隊等候，影響文件利用的及時性。檔案數字化、信息化解決了這些問題，實現了快速、準確的檢索，適用于復雜模糊檢索功能。查閱需要的公司名稱或其他用戶所需的信息可被迅速獲取，如有必要，直接點擊打印。檔案管理系統可以為很多人提供服務，只需在多臺電腦上安裝一個檔案管理系統，就可以讓許多人看到相同的檔案數據，不必排隊等待。當聯機傳輸完成后，檔案傳輸方式可以實現，提高了傳輸速度，保證了信息安全。保證了檔案保管的穩定性，能夠長期保存，不受外界環境變化的影響。數字化檔案的儲藏方法多種多樣，便于管理、攜帶和參考。該系統使資料錄入管理系統更加完善，進一步實現了資源的共享，為后續工作提供了便利。計算機技術的應用大大降低了操作難度，縮短了作業時間。如果有檔案需要修改，直接用電腦直接操作，快速查找目標文件，隨意修改，還包括讀取檔案，統計等功能。

2 數字化檔案在工程管理中的應用現狀

2.1 檔案管理者對數字化檔案管理缺乏重視

更新知識需要一段時間，但一般企業或單位并不能敏銳地感受到知識的變化。除了專業的檔案管理者對數字化檔案管理高度重視外，社會各大企事業單位對數字化檔案管理也普遍關注不夠。很多企業和社會對檔案的管理保管基本上都是紙上談兵，沒有專門的規章制度。同時，由于檔案保護措施的不完善，造成了不少企業單位檔案不全。

2.2 管理者對檔案管理的安全性認識不足

目前，檔案管理者對檔案管理的安全意識有了一定的認識，一般企業檔案管理工作中，除檔案館等專業機構外，還存在一些不足。由于企業、單位檔案管理人員缺乏專業管理能力，知識儲備不足，不熟悉檔案管理的基本操作。同時，在檔案管理出現問題時，沒有人敢承擔相應的責任，因而存在推脫責任的問題。還有，檔案管理機器設備并不是專門用于專機管理的，存在很多一機多用的情況。這種方法容易造成設備管理系統癱瘓，同時也存在公司機密泄露等問題。

2.3 數字化檔案管理人員的綜合素質不高

數字化檔案管理對檔案管理人員的計算機水平有一定的要求，從事檔案管理的人員一般是沒有經過數字化培訓的老齡化員工。雖然一般的社會組織或企業都存在一些傳統的檔案管理方式，但他們對數字檔案的信任程度并不高。在經歷了非數字化的檔案管理難題之后，檔案管理者并沒有完全改變檔案管理的方式，更不用說現代社會具有高綜合素質的數字化檔案管理人才一般選擇在檔案管理機構就職，一般企業的檔案管理人才缺乏。

3 數字化檔案管理要遵循的基本原則

實行數字化管理，應制定目標明確的管理制度和實施方案，在相關機制設計上注重與檔案管理基本要求的平衡，形成長效管理機制，構建行之有效的有效管理體系。

第一，必須堅持數字化檔案管理的相關原則，不能滿足實際應用效果的數字化檔案管理系統是失敗的。要建立健全制度體系，關注數字檔案發展的特點，充分認識到數字檔案在管理過程中因主客觀因素造成的問題，把握好相關管理要素，制定有針對性的管理制度和規則。同時，在制定管理制度時，要注意與時俱進，在發展過程中優化調整，實現檔案管理數字化實施的高效創新。

第二，要遵循制度完備性原則，科學、合理地完善現行管理制度，遵循科學、統一的標準和方法，實現檔案數字化管理系統規范化、科學化、標準化。因此，應不斷優化和完善數字化檔案管理系統，努力實現檔案管理的全面數字化，為自身管理體系完成新一輪創新提供內在動力。

第三，必須認識到數字化檔案管理是動態發展的，把握系統發展的脈絡，不斷進行自我檢討，確保數字檔案管理系統的調整能夠跟上技術的發展，并能夠根據人們對數字檔案的需求進行存儲，從而提高檔案管理的整體活力。

第四，落實有效的數字化檔案管理監督原則，制定完善的監管政策，做好檔案監管工作。目前，數字檔案管理還處于探索和嘗試階段，需要跟蹤整個數字檔案管理的動態變化，在建立過程中進行縱向比較，避免建立過程中產生偏差，實施有效的管理策略，實現檔案管理的數字化目標。

4 數字化檔案管理優化對策

4.1 加大檔案新政策宣傳力度，提升依法管檔意識

為了進一步提高檔案管理意識，有必要加大新檔案政策的宣傳力度。提高檔案管理人員的實踐能力，掌握新政策的專業知識。檔案管理工作的發展，要求檔案管理者要積極對照新舊政策，不斷優化策略，創新檔案管理方法，提高檔案管理效率。在學習理論知識的同時，政策宣傳可以在認知層面對檔案管理人員的素質水平產生潛移默化地影響，使他們通過學習理論知識，不斷將工作實踐與專業理論相比較，提高檔案管理水平。

4.2 健全檔案整理工作機制，提升檔案整理效率

由于歸檔過程的復雜性，需要一套溝通機制，以減少漏、錯的可能性，有效提高檔案資料的效率。檔案工作流程經常涉及多個部門，建立檔案整理機制可以有效地改善溝通問題。檔案管理部門要在一個月內及時整理檔案資料，整理后及時錄入檔案管理系統，以降低丟失檔案的風險。

4.3 積極推動檔案精細化管理，提高檔案整理水平

第一，要認真學習檔案工作條例和其他相關規范性文件。對檔案材料進行整理時，要仔細了解每種材料的形成時間、原因、形成背景、分類和歸納。面對繁重的工作任務，為了更好地提高實際工作效率，降低文件誤碼率，不斷細化整理流程，具有重要意義。第二，在收集、審閱、歸檔過程中，要完善執行程序，尤其要認真核對檔案材料。如有差錯應按程序登記，并退回材料成形部重新制作。第三，數字檔案管理是新技術時代檔案整合的重要體現，目前，計算機技術在檔案管理中只能發揮不可替代的作用。因此，在實際操作中，需要通過科技手段，如電子掃描等科技手段，將備案時間和檔案況輸入計算機，方便后期查詢。

4.3 提升檔案管理人員綜合素質

管理者是檔案數字化建設的實施者和執行者。只有提高專業水平和綜合素質，才能為檔案管理工作的質量和效率提供可靠保障。因此，必須加強對檔案管理人員的培訓，提高其計算機操作水平，使其能熟練運用檔案數字化技術。隨著數字化時代的到來，檔案管理者也應轉變觀念，提高自身素質，掌握各種技能和技術，做好檔案保密工作，保證數字化檔案管理的順利進行。此外，安全方面要注重企業檔案數字化管理，這就要求檔案管理者要增強自身的安全意識，加強檔案資料的保存，促進數字化檔案信息的安全可靠。

結束語

檔案作為重要的信息資源，其重要性不言而喻。當前檔案工作面臨嚴峻挑戰，必須積極應對。數字檔案管理建設是適應社會和時代發展的新舉措、新要求。檔案管理者應學以致用，掌握信息化，為檔案工作和社會主義精神文明建設服務。

參考文獻：

[1]王惠玲.檔案數字化運用管理分析[J].城建檔案，2018（01）：30-31.