試析計劃生育協會檔案管理存在的問題及對策

巴德瑪

【摘? 要】在國家政府向服務型政府轉變的過程中，計生部門檔案管理成為計生管理工作的重要內容。尤其是在全面深化改革的背景下，加強計生部門檔案管理與利用工作的創新發展能順應服務型政府的發展要求。

【關鍵詞】計劃生育協會;檔案管理;問題及對策

引言

計劃生育協會檔案管理工作的重要性不容忽視。隨著我國信息化的快速發展，傳統的檔案管理模式與現代化的發展愈發不相適應，計劃生育協會的檔案管理工作轉型升級勢在必行。當前，計劃生育協會的檔案管理工作存在著一些突出的問題，本文將逐一剖析并提出具體的辦法和對策。

1計劃生育檔案管理信息化建設的重要性

計劃生育檔案管理信息化使計劃生育檔案工作更加標準、規范，它充分提高了計劃生育檔案的利用率。傳統的計劃生育檔案保存方式存在局限性，很難做到全面清查，這樣就不可避免地存在許多相似或無參考價值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除這些無用的文件，避免出現重復的情況。還可以根據檔案的價值、利用率及其重要性進行排序，以便確定加工整理次序。其次，可以盡可能地將一些存在某種聯系的案卷組合在一起。這樣不僅能清晰地體現檔案的主題和特征，而且可以減少錄入的條目，既節省了時間、人力和財力，又提高了效率。再次，統一檔案分類號。對保存完好的、內容全面的檔案在著錄時可以直接分類標引，而那些內容不完整、缺失的則可用計算機程序將時間、人名、地址等直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣既可減少著錄環節，又可提高著錄速度。最后，規范檔案題名，提高檢索查準率。在規范檔案題名時，一定要簡單、明了、準確，避免出現文不對題的情況，否則將直接影響計算機的檢索查準率。

2計劃生育協會檔案管理現狀

2.1檔案管理人員不穩定，專業水平不高。

目前從事計劃生育協會檔案管理的人員兼職多、調配頻繁、流動性大，不適應檔案工作穩步發展的需要。在專業素質方面，因其文化程度不高、知識結構單一、業務能力不足，又很難滿足新興技術在檔案領域使用的需求。加之在計生事業人才培訓中，沒有將檔案管理人員培訓納入其中，讓其無法通過進修學習來彌補先天知識、能力上的不足，因此計生檔案管理人員專業水平低、實操能力差、創新活力缺乏等影響計生檔案工作發展的弊病一直得不到有效解決。

2.2不符合現階段國家政府向服務型政府轉型發展要求。

對于服務型政府轉型發展要求，國家政府相關職能機構管理者要更加突出服務的職能。計生部門檔案管理作為公共服務中的一種，要在注重嚴格管理的同時注重其本身的利用價值。然而在現行的計生部門檔案管理過程中，出現過度強調檔案管理與保密、忽視其本身利用價值的問題，這在一定程度上使計生部門檔案管理效用未能得到真正發揮。同時，在部分地區計生部門檔案管理的過程中，雖然遵循分級負責的基本原則，但僅僅是進行簡單的信息收集與整理，將計生部門檔案管理服務局限于現有的服務范圍內，沒有發揮公共服務的作用。除此之外，當前計生部門檔案管理工作缺乏一定的社會參與性，在適應社會時代發展、計生個人主觀服務體驗等方面需進一步提升。

2.3檔案管理規范性不夠

當前計生部門檔案管理還存在不規范的問題，檔案收集、整理、保存、借閱、保密等方面的制度不完善，而且制度往往流于形式。職責劃分不夠明確，導致管理工作比較混亂，未結合相關制度做好檔案借閱、跟蹤、更新等工作。良好的檔案管理，有利于更好地保障群眾的基本生活。計生檔案收集、整理、編目以及保管等各項工作要求及時性、準確性，但隨著計生檔案數量的增多以及檔案管理手段不規范等問題，每一個環節將面臨著更大的管理壓力，因而容易出現檔案丟失、相關證明材料收集遺漏等問題。

3提升計劃生育協會檔案管理水平的對策

3.1加大檔案管理人才培養力度。

計生部門要不定期地開展檔案專業培訓，傳授檔案業務知識和操作技能，提高檔案管理人員的專業水平。要以交流研討的方式，對檔案工作中出現的問題研究分析，提高檔案人員思考問題、解決問題、創新發展的能力。要引進具有先進理念的復合型人才，引導帶領計生檔案工作朝著精細化、現代化、規范化方向挺進，建立高水準的計生檔案工作模式。要引進競爭機制和激勵機制，把工作實績同工資晉升、職稱評聘、評優選先等結合起來，充分調動檔案管理人員的工作積極性，激發檔案人員的內在潛力和工作動力，更好地為計生檔案管理工作作出貢獻。

3.2采用先進統一的信息化管理設備

計劃生育檔案涉及教職工、學生及流動人口，人員類別較多，檔案的數量也在逐年增加，如果繼續采用傳統的方式來記錄各項信息，將會給工作人員帶來很大的困難。因此，有必要引進先進的信息化管理設備，將計劃生育檔案原有的紙質信息轉變為利用率更高的電子檔案。而完善計算機設備這一硬件條件，是實現檔案信息化的前提。因此，應采購先進統一的信息化管理設備，促進計劃生育檔案管理工作高效開展。

3.3強化并創新管理工作方式與服務模式。

計生部門檔案管理工作具有復雜性、現實性的特點。對于現階段我國計生部門檔案管理工作發展而言，現有的工作方式與服務模式顯然已經不能適應社會發展需要，并且固化的檔案信息收集、整理，不能實現對計生的個性化、針對化管理，進而使得計生部門檔案的利用價值偏低，不利于我國計生人才隊伍選拔與建設。對此，在互聯網信息技術發展的今天，為了進一步實現計生部門檔案管理工作方式與服務模式的創新發展，可以將信息技術與網絡平臺運用到計生的檔案管理中，實現計生部門檔案管理的信息化、科學化發展。如在建立紙質版計生部門檔案管理系統的基礎上，建立信息化檔案，借助計算機等工具將計生部門檔案錄入信息系統中，還可將圖片、視頻、影像等綜合材料進行保存，為后期的計生任用與選拔提供翔實的參考依據。

3.4規范檔案管理

制度建設是保障計生部門檔案管理有序開展的關鍵，因此有必要完善相關制度，從而為管理工作的開展奠定堅實的基礎。因此，應對當前制度以及管理不足進行總結與分析。第一，通過完善制度將職責細化，確保職責能夠落實到位;同時，還要強化管理人員的責任心，將有利于提升檔案效率的質量。第二，針對涉農檔案加強管理。涉農檔案文書要規范。例如，計生檔案中必須要有申請人本人簽字的家庭生育狀況核對，記錄不能出現代簽名現象等。此外，還要做好動態化管理，以避免計生檔案更新不及時所帶來的相關問題。首先，完善計生檔案的信息庫，檔案資料要實時進行更新，實時了解家庭的人口變化，根據具體情況定期調整。其次，規范計生檔案管理。制定并完善計生檔案管理信息化建設的相關規章制度，要求計生檔案管理人員必須嚴格按照規章制度的各項規定來進行檔案的收集、整理、歸檔、存儲、調閱等工作，確保計生檔案管理能夠達到動態化、標準化、信息化與及時化。

結束語

總之，計劃生育協會檔案管理工作開展得好壞直接影響著單位整體管理水平。因此，計劃生育協會要增強每個人的檔案管理意識，健全完善檔案管理制度，運用科學、規范的現代化信息管理手段和方法推動檔案信息化建設，打造專業、高效的檔案管理團隊，最大化地發揮檔案利用價值，從而保障單位全局工作的良性開展。

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