淺談地質檔案管理系統的研發與應用

（中國地質調查局煙臺海岸帶地質調查中心，山東 煙臺 264004）

地質檔案資料對于我國的經濟建設具有重大的意義，需要相關部門進行長久的保存。傳統的地質檔案管理以紙質為主，費用較高、容易蟲蛀、人力資源浪費，這些都是傳統地質檔案管理不符合當前社會發展的體現。紙質的檔案由于缺乏備份，一旦丟失都是重大的損失，增大了檔案保存和管理的難度。計算機網絡已經在各行各業中廣泛應用，社會管理工作中電子檔案的普及程度也越來越高[1]。地質檔案管理系統的開發與應用中，電子檔案的建立解決了很多紙質檔案管理帶來的問題。由此可見，加強地質檔案管理系統的研究與應用研究非常具有現實意義。

1 系統研發的意義

地質檔案文件管理是一項繁瑣而重要的任務，需要大量的人力、物力和財力。為了使地質檔案文件的管理快捷、高效，從傳統的人工處理轉變成為現代的信息處理，管理員可以通過使用信息處理技術提升自己的工作效率，更好的實現數據資源共享。在地質檔案管理系統中，地質數據文件的管理是重中之重[2]。在傳統的管理方式中由于紙質文件是唯一的，長久保存相當困難，在使用過程中也不能提高工作效率。相比之下，基于信息化的數據存儲模式可以完全避免這些問題。電子文件不僅可以隨時查閱，還可以上傳和備份。計算機軟件具有幫助檔案工作人員更好地總結、保存、更改、共享和應用的優點，還可以節省人力物力成本，更加方便、快捷、高效。在計算機網絡已經相當普及的今天，可以說，如果一個單位跟不上信息化建設的步伐，必然會被社會發展自然淘汰。信息時代的背景之下，檔案的信息化管理過程主要包括數據的收集、整理、分析以及最后使用幾個步驟。地質檔案管理系統也可以為社會和其他部門提供更好的服務，相關的檔案管理部門會因為信息化使用程度轉換自身的職能，從原來的整理保管職能轉變為電子信息服務職能。這樣可以使單位自身更好更快地發展，實現現代化的轉型。對于二次利用檔案和查詢，信息系統還可以提供更加方便快捷的服務。地質資料檔案信息系統的建立，使管理人員能夠在幾秒鐘內通過關鍵詞搜索或分類搜索找到相應的信息，并查閱、檢查、更新信息，在一定程度上加強了地質資料的監測與管理。此外，在實際應用中地質檔案信息系統模式也是非常實用的。例如，它能使相關業務部門通過內部網絡對數據進行共享，可以對收集的數據進行自動編輯、排序，能夠進行備案提高數據的安全性，數據的透明化也能得到進一步的提升。從另一個角度來看，地質檔案信息化建設也有公平和監督的功能。地質檔案資料中有相當一部分是涉密的，在檔案管理中需要做好保密工作，絕不泄露不應泄露的信息文件。數據一旦丟失或泄露，將給保管機構造成嚴重損失，并引發一些法律糾紛。因此，基于信息系統的檔案管理可以消除人為因素造成的缺陷和潛在風險[3]。但信息化檔案管理需要提高安全警惕，做好地質檔案信息系統中訪問權限的設置，必須時刻保持高度的安全意識，為單位各種檔案數據的安全做好準備。

2 地質資料檔案管理的現狀分析

檔案管理一直是單位管理的重要組成部分，尤其是地質資料檔案管理在地勘單位是一項重要的工作，種類繁多，內容復雜。一方面，地質資料隨著工作范圍和深入程度，積累數量越來越多。在地質單位，不僅包含各種專業地質科技檔案資料，而且還有相關行政文件、基礎設施文件等，在這個龐大復雜的項目中，如果僅僅依靠人工管理，不僅會浪費過多人力資源，而且還容易出現錯誤和疏漏。另一方面，紙質檔案材料對環境干濕度的要求也很高，一旦文件受潮、霉變、蛀蟲或文件在借閱使用中丟失損壞，就會失去價值，在沒有數字化備份的情況下，后果是不可估量的。另外傳統的檔案管理是手工完成的，但管理者的職業道德和保密意識不同，這給檔案管理增加了很多不確定性。很多信息和文件都是保密的，如果信息出現了泄露，無論對單位還是對相關負責人，都會帶來經濟上的損失[4]。但是，當前很多單位檔案管理的信息化水平低，地質檔案管理系統的研發和應用中存在著很多問題，已經不能滿足當前社會高速發展的要求。因此，以更加科學、高效、便捷的方式完善檔案管理制度，提高檔案信息管理水平，提高人員專業素質，才能更好的為地質檔案信息化建設做好服務。

3 地質檔案管理信息化的方法和途徑

3.1 建立健全地質資料檔案管理系統

大數據環境下，隨著信息技術的不斷發展，地質檔案管理系統能夠更好的保證資料的安全性和高效性，地質數據的收集和儲存能夠解放繁瑣的人工統計，能夠更加有效的處理地質資料檔案管理工作。主要有以下幾方面優勢：其一，能夠避免人力資源的浪費；其二，能夠使地質資料文件管理進一步增強準確性、高效性。地質資料管理方式的不斷完善能夠使各個部門之間的聯系更加緊密、工作人員的工作效率進一步提高，也可以通過信息檔案管理系統來實現各業務部門更好的協調發展。

3.2 加強信息數據庫建設，規范系統管理

地質數據管理系統中充分使用了信息化管理技術，與傳統數據管理相比更有優越性，管理軟件也更有權威性。建立一個具有目錄信息檢索的數據庫能夠提高借閱查詢的效率。保密的地質數據信息如果管理不當一經公開，就失去了地質數據文件管理的意義和原則。處理和編目電子地質信息并入庫管理的過程仍然是一個需要嚴格保密的過程，軟件用戶和檔案管理員都必須嚴格篩選，不能有信息泄露和其他不道德的行為。此外，數據庫的建設也是檔案管理系統的重要組成部分。數據庫一旦形成，將使地質信息管理系統更好地發揮其優勢，實現智能化管理。

3.3 加強檔案管理系統的安全保障措施

互聯網運行環境復雜多變，在安全可靠方面相對缺少保障，地質檔案資料系統開發可采用C/S架構，僅在單位局域網上運行使用，避免將各種文件和用戶信息鏈接到開放混亂的互聯網上。單位構建使用的檔案管理系統必須具有很高的安全性要求，要加強管理權限的設定，使用者在申請查閱涉密文件時要逐級審批通過才能預覽。另外電子資料復制使用時，應該使用藍光光盤，禁止用U盤拷貝并隨便連接使用過互聯網的計算機。互聯網的開放性使得惡意黑客有機會攻擊單位的管理系統，發送病毒可以使服務器癱瘓，甚至竊取各種類型的地質數據、機密信息使單位面臨泄密風險。如果機組地質資料文件泄露，會使工作面臨被動狀態。因此，保障檔案的信息安全，防范信息泄露是一項重要的工作。在系統維護過程中，必須定期檢測、防病毒、防范故障，避免信息盜竊案件的發生，保證資料數據信息的安全。

4 地質檔案管理系統發展展望

地質檔案信息化工程是大數據時代發展背景下的必然要求，是一項長期性、系統性工作，具有深遠的歷史意義。由于發展時間短、水平有限、經驗不足，在實施過程中會暴露出一些問題需要不斷優化完善，因為將來還有很大的發展空間。

4.1 地質檔案電子化，實現地質檔案管理資料共享

地質檔案管理系統中數據共享的前提是地質檔案的電子化、數字化處理加工。在這個過程中要對一些年代久遠的原始紙質資料進行掃描處理，為下步將檔案信息化的整體效益更好的發揮做準備。加強地質檔案管理內部的橫向整合，實現信息資源的共享，擴大檔案資料的信息利用，實行一體化管理，發揮綜合優勢，是未來地質檔案信息化管理的重要組成部分。

4.2 建立規范、通用的地質檔案管理系統

隨著信息時代的快速發展，知識總量和信息更新速度迅速增加。任何部門在有限的條件下不可能收集、組織、處理、保存和利用所有的知識和信息[5]。

因此，有必要打破檔案、圖書、信息等部門各司其是的局面，加快檔案資料管理的信息化建設，在一定的系統內建立統一的檔案管理規范和標準，開發構建地質檔案信息系統，在單位局域網推廣利用，以提高地質檔案資源共享效率和管理水平。

4.3 在電子化基礎上向數字化邁進

地質檔案數字化是電子化的進一步發展，對電子化的要求越來越高，目標越來越大，工作也越來越復雜，也是地質檔案發展的高級階段。地質檔案數字化可以極大地方便遠程技術交流，方便數據共享和成果學習。地質檔案數字化是信息管理發展和進步的標志，是地勘單位加快建設和發展的重要工程。數字化建設使地質檔案科學管理實現質的飛躍，對我國地質信息化建設產生深遠的影響。

5 結語

地質檔案資料信息化建設是加快地質檔案現代化管理的客觀要求，是提高地質檔案管理水平的必然趨勢。在發展過程中，雖然道路是曲折的，需要不斷探索，但是，我們應該以積極的態度面對問題。我國傳統模式之下地質檔案管理已經不能滿足當前信息時代的要求，地質檔案管理系統的研發構建迫在眉睫，在這個過程中需要更好的結合信息化處理技術。本文提出對地質檔案實現數字化，更好的實現地質檔案資料的共享服務，提出建立規范、通用的檔案管理系統研發與應用的建議，希望能更好的提高地質資料的開發利用。