大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新研究

廖倩文 尹雪梅 張俊 張飛鴻 梁馳

（上海空間電源研究所 上海 200245）

引言

檔案管理工作是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的一項(xiàng)關(guān)鍵步驟。通過(guò)分析企業(yè)檔案可以對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸被淘汰，在新時(shí)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下如何針對(duì)檔案管理工作做出創(chuàng)新成為了社會(huì)發(fā)展的潮流和趨勢(shì)。

1 運(yùn)用大數(shù)據(jù)的必要性

當(dāng)今社會(huì)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已跟不上時(shí)代發(fā)展的要求，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)去對(duì)檔案進(jìn)行管理歸納是提高工作效率很重要的方法。大數(shù)據(jù)能夠讓檔案管理更加完整，很大程度的能夠避免因人為的疏漏造成的一系列的錯(cuò)誤，使得企業(yè)檔案更加安全的保留。在企業(yè)運(yùn)行的過(guò)程中，根據(jù)企業(yè)信息大數(shù)據(jù)制定各種方案政策，更符合企業(yè)自身特點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確的把握企業(yè)的自身的優(yōu)勢(shì)和短板，拿出最佳的解決方案。企業(yè)中的各個(gè)部門(mén)，還能通過(guò)大數(shù)據(jù)很好的取得工作上的聯(lián)系，有效的提高各部門(mén)之間信息的聯(lián)系，對(duì)企業(yè)整體的工作聯(lián)系性有了很大程度的提高。各個(gè)部門(mén)不僅僅對(duì)自己的工作有所了解，還能夠?qū)ζ渌块T(mén)的工作進(jìn)展和內(nèi)容有充分的認(rèn)知。對(duì)于企業(yè)的監(jiān)督部門(mén)來(lái)說(shuō)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督和調(diào)查，也有著不可磨滅的作用，其能夠更好的完成自身的監(jiān)督工作，更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的督查職能。在大數(shù)據(jù)下，企業(yè)檔案的管理不僅僅是當(dāng)下所有的數(shù)據(jù)和內(nèi)容，還有以往的原始數(shù)據(jù)，其包含了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步歷程，能夠?qū)ζ髽I(yè)未來(lái)的發(fā)展有更明確的規(guī)劃和方向。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理工作的思維模式

運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息科技的優(yōu)勢(shì)，將其運(yùn)用到檔案管理工作中，首先要做到的就是將企業(yè)自身的工作觀念轉(zhuǎn)變，對(duì)于工作的內(nèi)容要進(jìn)行信息化處理，企業(yè)中的各個(gè)部門(mén)要相互貫通多進(jìn)行信息的交流；提高企業(yè)部門(mén)和員工對(duì)于信息處理的能力，不是僅僅把數(shù)據(jù)入庫(kù)，而要通過(guò)數(shù)據(jù)的處理和分析，對(duì)各種形式的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，從而到達(dá)最大化的信息處理，才能夠方便企業(yè)日后對(duì)于數(shù)據(jù)的運(yùn)用；運(yùn)用信息化的方式加強(qiáng)數(shù)據(jù)對(duì)于工作的效率，于時(shí)間和空間上有著很大的受益。相較于以往的存儲(chǔ)模式，大數(shù)據(jù)背景下對(duì)于檔案管理的信息方式有更大的存儲(chǔ)空間，亦不像往日紙質(zhì)的存儲(chǔ)，查找不易，且需要人員的管理.對(duì)于此觀念的轉(zhuǎn)變，能夠使企業(yè)管理更加優(yōu)化[1]。

2.2 創(chuàng)新檔案管理工作模式

當(dāng)下每個(gè)行業(yè)基本都步入檔案管理工作之中，而要真正的去運(yùn)用此方式，靈活的掌握其中的方法，需要深入研究檔案管理工作的模式。對(duì)于企業(yè)的系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，要定期的更新檔案管理工作所需要的系統(tǒng)，這對(duì)于檔案內(nèi)容的安全性有更強(qiáng)的保障。對(duì)于檔案管理動(dòng)作人員，其要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，對(duì)于科技信息類的知識(shí)，需要不斷的積累，跟上創(chuàng)新時(shí)代的步伐，其要對(duì)系統(tǒng)和信息的內(nèi)容對(duì)到充分的了解和認(rèn)知，才能夠?qū)n案做到最優(yōu)的管理。對(duì)于數(shù)據(jù)分析人員，要運(yùn)用科學(xué)的方式對(duì)、將企業(yè)的檔案和現(xiàn)狀進(jìn)行明確的分析，把握當(dāng)前企業(yè)的局勢(shì)和社會(huì)中發(fā)展的狀況，更好的提高企業(yè)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，且提高其自身發(fā)展前進(jìn)的動(dòng)力[2]。

2.3 做好檔案管理大數(shù)據(jù)的收集

在進(jìn)行檔案管理最初的工作即進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的收集，數(shù)據(jù)的收集即是開(kāi)展檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、有效性是檔案管理工作中的重點(diǎn)任務(wù)。其次對(duì)于企業(yè)整體來(lái)說(shuō)，還要考慮在檔案管理工作之中所消耗的物資，財(cái)產(chǎn)資源等，要做到最優(yōu)化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)最大的效益是工作中必須要思考的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案管理工作人員要對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)的明確和認(rèn)知，最大化的提高工作的準(zhǔn)確性，檔案管理工作的企業(yè)其他所有工作的基礎(chǔ)，其準(zhǔn)確性對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用[3]。

2.4 利用大數(shù)據(jù)提高服務(wù)效率

大數(shù)據(jù)的利用，是為了各個(gè)工作體系更好的完成自己的工作任務(wù)，也為了員工擁有更便捷的工作方式。通過(guò)大數(shù)據(jù)，充分了解本企業(yè)服務(wù)的對(duì)象,根據(jù)對(duì)象的信息制定很多有利于企業(yè)發(fā)展和進(jìn)步的方案。僅僅擁有數(shù)據(jù)是不夠的，還要對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行模型構(gòu)建且細(xì)致的分析。只將數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類分化不是企業(yè)的最終目的，而對(duì)于真正的運(yùn)用數(shù)據(jù)，才是企業(yè)在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案管理創(chuàng)新的最終要求[4]。

2.5 以大數(shù)據(jù)檔案管理促信息溝通

在當(dāng)今時(shí)代背景下，每個(gè)行業(yè)都不是獨(dú)立的個(gè)體存在，都需要信息的交換和溝通，對(duì)于一個(gè)不斷追求上進(jìn)的企業(yè)更是如此。在過(guò)去的企業(yè)檔案管理方式中，各種信息的交換和溝通是非常不易的，需要人為操作很大的工作量才能夠完成，而對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息溝通，更為簡(jiǎn)便和快捷。不僅能夠幫助外界了解本企業(yè)的工作模式和更多信息，同時(shí)企業(yè)還能夠?qū)Ω鶕?jù)外界的變化來(lái)不斷的調(diào)整自身的發(fā)展和提高。在企業(yè)內(nèi)部之中，各個(gè)部門(mén)的交流與合作同樣需要信息的不斷傳遞和發(fā)展，在運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理自身部門(mén)的信息的同時(shí)，能夠了解其他部門(mén)的信息，運(yùn)用這種信息來(lái)對(duì)明確對(duì)自己部門(mén)工作的方向。

3 結(jié)語(yǔ)

本文分析了目前我國(guó)檔案創(chuàng)新工作和信息技術(shù)相結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，指出了信息技術(shù)和檔案管理工作實(shí)現(xiàn)結(jié)合的可能性。就筆者調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，目前檔案管理工作和信息技術(shù)相結(jié)合的流程雖然已經(jīng)固定，但是結(jié)合策略卻是尚存在的短板，檔案創(chuàng)新工作策略過(guò)于籠統(tǒng)。本文提出針對(duì)目前問(wèn)題的多種解決方案，挖掘信息技術(shù)和檔案創(chuàng)新工作相結(jié)合的可能性。