檔案信息化建設與檔案管理的探究

郝晶瑩

摘要：隨著信息網絡時代的深入推進，各行各業的發展都深受其影響，尤其是檔案管理工作。由于傳統紙質檔案保存方式存在一定的局限性，也難以滿足日漸增長的檔案管理工作需求，已逐步退出歷史舞臺，升級為信息化檔案管理方式，這不僅大大降低了檔案管理工作難度，減輕了工作負擔，也逐漸形成了檔案遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。在調查研究中發現，檔案信息化管理雖然擁有著廣闊的發展前景和機遇，但仍然面臨著諸多困難和挑戰。簡述了檔案管理信息化建設當中出現的不足之處，針對這些不足提出了幾點有效建議。

關鍵詞：檔案管理;信息技術;計算機;管理制度

檔案管理是一門相對完善且擁有嚴密體系的科學，通過建立檔案管理信息化模式，改善傳統檔案管理工作質量低、效率慢、安全隱患大等缺陷，逐漸成為新時代檔案管理工作的新方向，所以，企業自身應切實意識到檔案管理工作與現代信息技術融合的重要意義。

1 檔案信息化概述

1.1 檔案

作為世界經濟和時代與社會發展的強力支撐與基礎，信息技術已蔓延到世界各個角落，而檔案作為人類生產生活發展的重要結晶，也是不同行業生產工作的一手資料，對于各行業未來發展的方案制定與規劃具有重要意義，應盡快推動檔案管理信息化建設。

1.2 檔案信息化分析

基于現代科技的快速發展，檔案管理逐步成為各領域可持續發展的核心構成部分，但傳統檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學，應盡快轉變人工檔案管理形式，轉為信息化管理方式。

2 檔案管理信息化建設現狀

2.1 相關負責人對檔案管理信息化建設不夠重視

作為改革創新的重要決策人，如果領導層對改革不夠重視或不支持，改革創新不徹底或僅流于形式，只停留在空喊口號層面上，則會嚴重滯后檔案管理信息化建設。

2.2 部分企業的檔案管理信息化建設尚缺乏綱領性規劃

對于檔案管理電子化建設而言，首先是基礎工作的標準化與規范化，但部分館室由于歷史原因導致藏檔案業務基礎較差，且案卷質量低。與此同時，由于檔案工作自動化標準缺少規范性，雖然積極引進了相關軟件，搭建了管理平臺，招聘了專業化人才。

2.3 檔案管理信息化建設缺少管理標準

隨著經濟建設的發展，各類型企業的不斷涌現，企業檔案數量也逐年增長。但由于缺少統一的信息化管理標準，導致多數檔案仍以紙質形式保存。在此情況下，長期處于后勤地位的檔案管理部門，不但工作量不斷增加，而且給檔案館庫房帶來了更大負荷，加大了檔案管理人員的工作壓力，由于缺乏管理標準，使得很多檔案管理都處于混亂無序狀態，阻礙了檔案管理信息化發展的整體進程。

3 檔案管理信息化的科學發展路徑

3.1 加大對檔案管理電子信息化的重視程度

為了有效提高檔案管理信息化水平，管理層加深重視程度，為檔案管理工作人員起到模范帶頭作用，向檔案管理工作人員宣傳與時俱進的檔案信息化管理理念，讓員工在潛移默化中提高對檔案管理信息化的重視程度，促使檔案工作人員樹立較強的檔案信息意識，發揮社會意識的能動作用，才能更有效地推動檔案管理信息化進程。

3.2 打造高素養高水平的專業型隊伍

當前的檔案信息化工作革新過程中，最主要的問題依然是專業人才資源的匱乏，致使檔案信息化建設工作進展緩慢。因此，必須建立一支高素質、高水平的檔案專業人才隊伍，具備處理、分析、研究大量檔案信息能力的同時，還要兼具扎實的理論基礎、較強的數據庫生產及維護能力。

3.3 引進配套設施，提高安全性和穩定性

提高預算比例，配置與檔案管理信息化建設相適應的高質量、性能優良的軟硬件設施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設備損毀概率，切實提高檔案管理信息化的安全性和穩定性。與此同時，各企業檔案管理部門還應根據自身發展水平，開發出適合自身企業檔案管理部門的信息化系統，對檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對電子檔案進行全程規范管理，掌握扎實的計算機技術和網絡安全防護知識，對新舊檔案資源實施統一規劃和管理，根據實際情況制訂長遠規劃，將檔案改革工作落到實處。

3.4 建立健全檔案信息化管理制度

為了推進信息化建設工作的可持續發展，不僅要重視對軟硬件設施的改善與升級，建立素質高、能力強的專業人才隊伍，更要建立健全制度，且所建立的規章制度要與企業的自身發展特點相適應。建立起具有雙向制約作用的管理制度，讓領導層和員工間互相約束，避免因領導的獨斷專權，打消了員工的工作積極性，能夠提高領導的決策水平和員工的執行效率。

3.5 加大對檔案信息資源的整合

由于檔案資源所涵蓋的范圍較大，信息內容較為復雜，因此，在執行檔案管理信息化工作時，必須要整合其中具有較高研究價值的部分資源信息，并對該部分內容所具有的潛在價值進行挖掘，還要對所搜集來的檔案信息資源進行詳細分類及統一部署，再通過分級管理方式，為企業檔案信息資源的歸納、整合、共享創造有利條件。

3.6 確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創新過程中，所有工作都是以計算機網絡技術為基礎展開的，即所有檔案信息管理任務都要通過信息網絡這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網絡具有較強的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網絡特性不同程度的負面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。

4 結語

綜上所述，隨著辦公自動化、無紙化等逐漸改變了人們的生活、工作方式，也進一步推動了檔案生成方式的改變，而檔案管理電子信息化發展是順應歷史潮流的。就目前而言，其建設狀況并不是十分理想，存在較多亟待解決的問題，包括相關負責人對檔案管理信息化建設不夠重視，部分企業的檔案管理信息化建設尚缺乏綱領性規劃，檔案管理信息化建設缺少統一信息化管理標準等，這些問題都在一定程度上阻礙著信息化建設的良性發展。

參考文獻：

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（作者單位：國網臨漳縣供電公司）