干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)初探

蔡麗琴

摘要：干部人事檔案數(shù)字化讓干部人事檔案更好地發(fā)揮憑證、依據(jù)和參考作用，能讓干部檔案真正成為一種信息資源，從而提高整個(gè)干部檔案信息的開發(fā)和利用，主動(dòng)地發(fā)揮輔助決策分析的作用。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;數(shù)字化;建設(shè);管理

習(xí)總書記在實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略進(jìn)行第二次集體學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)：“大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該善于獲取數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、運(yùn)用數(shù)據(jù)，加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合和開放共享，保障數(shù)據(jù)安全，加快建設(shè)數(shù)字中國。”所以說，在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展到現(xiàn)代化、智能化形勢(shì)下，干部檔案數(shù)字化是建設(shè)信息化、智慧化城市的大趨勢(shì)。

一、干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

（一）有利于提高工作效率。原始檔案查閱需要費(fèi)大量時(shí)間查找相關(guān)內(nèi)容，檔案數(shù)字化后，干部檔案管理信息系統(tǒng)為檔案日常管理中基本信息登記、查詢、借閱、接收轉(zhuǎn)遞、材料接收轉(zhuǎn)出等提供明細(xì)記錄清單;迅速檢索到所需的檔案信息材料，大大縮短了查找時(shí)間。

（二）有利于保護(hù)原始檔案。實(shí)現(xiàn)干部檔案數(shù)字化后，可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的共享性和復(fù)用性，減少原始檔案損毀的可能性，有利于干部檔案的長久保存。

（三）有利于轉(zhuǎn)變檔案工作服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。檔案的最終目的是使用，通過建立數(shù)字化干部檔案庫，為檔案綜合管理利用提供業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、花名冊(cè)制作、庫存統(tǒng)計(jì)等功能，干部檔案真正成為一種信息資源，從而提高整個(gè)干部檔案信息的開發(fā)和利用，主動(dòng)地發(fā)揮輔助決策分析的作用。

二、周密規(guī)劃，建設(shè)干部人事數(shù)字檔案

（一）精心籌備，夯實(shí)基礎(chǔ)。為建設(shè)好干部人事數(shù)字檔案，可以召開專題工作會(huì)議，精心安排周密規(guī)劃，成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組。引進(jìn)專業(yè)的人事檔案數(shù)字化開發(fā)建設(shè)團(tuán)隊(duì)，明確數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)化業(yè)務(wù)流程。確保開發(fā)建設(shè)過程精準(zhǔn)高效，高質(zhì)高效完成干部檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

（二）嚴(yán)控進(jìn)度，強(qiáng)力推進(jìn)。為確保高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，實(shí)行三方面的嚴(yán)格管理：一是嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，及時(shí)與參與建設(shè)工作的開發(fā)人員和工作人員簽訂保密協(xié)議，保證檔案信息安全;二是嚴(yán)格管理開發(fā)過程，對(duì)檔案分類整理、著目掃描、高清OCR識(shí)別、數(shù)字化信息入庫等環(huán)節(jié)落實(shí)專人具體負(fù)責(zé)，做到“誰管理誰負(fù)責(zé)，誰出錯(cuò)誰擔(dān)責(zé)”，嚴(yán)格保證檔案數(shù)字化質(zhì)量;三是嚴(yán)格控制工作標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)決杜絕標(biāo)準(zhǔn)降低，程序簡化。

（三）適時(shí)檢查、及時(shí)調(diào)整。保障進(jìn)度，每周匯總工作進(jìn)度，召開工作會(huì)議，確保工作按期高效推進(jìn);關(guān)注問題，發(fā)現(xiàn)存在問題的，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)單位或個(gè)人，核實(shí)、完善、補(bǔ)充材料，確保檔案材料真實(shí)、完整、有效;注重交流，加強(qiáng)與行業(yè)內(nèi)檔案數(shù)字化建設(shè)的先進(jìn)單位的交流學(xué)習(xí)，積極借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn);嚴(yán)控質(zhì)量，對(duì)交付驗(yàn)收的電子檔案與紙質(zhì)檔案安排專業(yè)人員復(fù)核驗(yàn)收，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)落實(shí)整改，確保干部人事檔案數(shù)字化成果高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。

三、強(qiáng)化四項(xiàng)措施，確保數(shù)字檔案建設(shè)成效

（一）強(qiáng)化硬件建設(shè)。加強(qiáng)規(guī)范檔案庫房建設(shè)，采購統(tǒng)一規(guī)范管理的回轉(zhuǎn)柜放置干部人事檔案，配備數(shù)據(jù)服務(wù)器、電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、切紙機(jī)、打孔機(jī)、滅火器、除濕機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備。嚴(yán)格控制檔案室的溫度濕度，保證檔案儲(chǔ)存環(huán)境，單獨(dú)設(shè)置檔案人員辦公室、檔案查閱室和微機(jī)整理室，按要求實(shí)現(xiàn)功能區(qū)域分開，并且按要求完善安全措施，不使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備，數(shù)字化場(chǎng)所和檔案庫房全方位安裝視頻監(jiān)控設(shè)別，全天候24小時(shí)不間斷監(jiān)控，監(jiān)控歷史數(shù)據(jù)離線保存1年以上。

（二）整理完善檔案。嚴(yán)格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關(guān)要求，對(duì)在干部人事檔案專項(xiàng)審核和任前審核工作中發(fā)現(xiàn)缺失的檔案材料及時(shí)補(bǔ)充完善，保證檔案規(guī)范、不缺漏。嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)審核鑒別檔案材料，確保干部信息真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，保證檔案原始、不失真。整理后的檔案分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚，技術(shù)加工和裝訂符合要求。

（三）實(shí)時(shí)監(jiān)督護(hù)航。在干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案的特點(diǎn)和其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的區(qū)別，制定有針對(duì)性和操作性的管理制度，按照技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，由檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化散件歸檔、查缺整理、人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)七大環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)材料錯(cuò)裝、編排錯(cuò)位、錄入信息不準(zhǔn)確、圖像掃描效果不符合要求等問題及時(shí)予以糾正。對(duì)于沒有按照要求流程操作，對(duì)后期檔案使用造成一定影響的情況匯報(bào)部主管領(lǐng)導(dǎo)，并通報(bào)合作公司責(zé)令整改。

（四）嚴(yán)格驗(yàn)收把關(guān)。梳理制定 “責(zé)任清單”，細(xì)化明確參與干部檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員的具體職責(zé)和倒查追責(zé)流程、措施，保證檔案安全、不泄密;堅(jiān)持推行 “流程隨簽”制度，確保工作銜接有序、檔案運(yùn)行安全。項(xiàng)目交付驗(yàn)收時(shí)，詳細(xì)核對(duì)人員基本信息是否準(zhǔn)確，目錄錄入是否規(guī)范、是否與檔案對(duì)應(yīng)，原始圖像是否與紙質(zhì)檔案在信息、數(shù)量、排序、目錄等方面與紙質(zhì)檔案一致，高清圖像是否與原始圖像尺寸一致，并逐項(xiàng)填寫驗(yàn)收單，采用離線硬盤備份的方式完成數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)保管。

四、抓好三個(gè)“關(guān)鍵”，管好干部人事數(shù)字檔案

（一）抓好“質(zhì)量”。夯實(shí)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)，嚴(yán)控檔案質(zhì)量。將干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)同前期開展的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作有機(jī)結(jié)合起來，確保干部信息真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范。

（二）突出“利用”。檔案的生命力在于利用。干部人事檔案建設(shè)的最終目的是更好地服務(wù)于廣大干部人才、服務(wù)于黨的建設(shè)新的偉大工程、服務(wù)于新時(shí)代中國特色社會(huì)主義偉大事業(yè)。要建立完善干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成果運(yùn)用機(jī)制，探索更加科學(xué)規(guī)范、高效便捷的查檔用檔制度，充分發(fā)揮干部人事檔案在高素質(zhì)專業(yè)化干部人才隊(duì)伍建設(shè)中的服務(wù)功能。

（三）守住“安全”。筑牢干部人事檔案信息的“安全網(wǎng)”和“防火墻”，強(qiáng)化干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)管理。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不可分離性，數(shù)字檔案更易于被篡改、復(fù)制和遷移，實(shí)體承載性質(zhì)，數(shù)字檔案更依賴存儲(chǔ)設(shè)備，更易消失、更易出錯(cuò)，面臨信息泄密和破壞的安全風(fēng)險(xiǎn)。通過在工作人員辦公區(qū)域安裝24小時(shí)不間斷監(jiān)控設(shè)備、與工作人員簽訂保密協(xié)議、檔案出入庫詳細(xì)核查登記、人員離場(chǎng)工作電腦格式化、工作人員脫密期管理等措施，杜絕信息泄露等情況的發(fā)生。同時(shí)，充分利用“干部人事檔案信息管理系統(tǒng)”的日志記錄、安全事件審計(jì)功能，對(duì)數(shù)字化操作進(jìn)行技術(shù)監(jiān)控，確保檔案和數(shù)據(jù)的安全。

參考文獻(xiàn)

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