ERP系統(tǒng)下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的幾點(diǎn)研究

楊輕娜

摘 要 ERP作為一種新型管理模式，自出現(xiàn)以后，在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中就發(fā)揮著重要作用。結(jié)合當(dāng)前企業(yè)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀來說，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制作為其重要部分，ERP理念的引進(jìn)能夠促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)資源的傳遞和共享，有效提高企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制水平，獲取理想的工作效果。本文就ERP系統(tǒng)下的企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制意義，重點(diǎn)分析ERP背景下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題，根據(jù)分析結(jié)果，提出ERP系統(tǒng)下優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的相關(guān)對(duì)策。

關(guān)鍵詞 ERP系統(tǒng) 企業(yè) 財(cái)務(wù)內(nèi)部控制

在當(dāng)前科技快速發(fā)展的環(huán)境下，諸多企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到ERP管理系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中的作用，它不但可以有效提高經(jīng)營管理水平，也能給企業(yè)創(chuàng)造更多的效益，促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。ERP管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展成企業(yè)信息化建設(shè)中不可或缺的一部分，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中的價(jià)值不言而喻，是財(cái)務(wù)管理中的重要部分之一，不管是在保證企業(yè)資產(chǎn)應(yīng)用安全上，還是在保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)性上，都起著很大作用。因此，在企業(yè)內(nèi)部控制中需要把ERP理念引入進(jìn)來，優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制流程，完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制體系，帶動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制水平的提升。

一、基于ERP的企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制意義

簡單地講，ERP就是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，它主要建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以提高企業(yè)資源效能為系統(tǒng)思想，為企業(yè)提供業(yè)務(wù)集成運(yùn)行中的資源管理方案。本質(zhì)上，ERP技術(shù)屬于一種管理工具。ERP系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過程中，主要是整合一些管理內(nèi)容和思想，使企業(yè)的管理水平有了很大的提高。在企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)中，ERP系統(tǒng)作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，對(duì)企業(yè)管理的發(fā)展起著重要的作用。隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，ERP系統(tǒng)逐漸在各個(gè)行業(yè)得到應(yīng)用，并成為各行業(yè)經(jīng)營管理的重要手段。

完善的內(nèi)部控制體系是ERP系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的依據(jù)，只有根據(jù)內(nèi)部控制要求設(shè)計(jì)和應(yīng)用ERP系統(tǒng)，才能讓ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)中順利執(zhí)行。在工作開展前，應(yīng)結(jié)合企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)要求，根據(jù)ERP系統(tǒng)特點(diǎn)，建立扁平化組織框架，賦予各個(gè)部門對(duì)應(yīng)職責(zé)，規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部控制管理流程，確定控制要點(diǎn)，將事前控制工作做好，從根源上進(jìn)行管理，保證企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作有序進(jìn)行，讓企業(yè)處于一個(gè)規(guī)范的運(yùn)行狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康發(fā)展。

二、基于ERP背景下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

（一）ERP系統(tǒng)與企業(yè)原有財(cái)務(wù)管理體系不匹配

作為“嵌入式”服務(wù)系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)將會(huì)面臨和原有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不匹配的問題，具體展現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，管理理念不相符。ERP系統(tǒng)中信息化管理對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)與管理理念有著直接影響，企業(yè)固有的管理人員要想轉(zhuǎn)變思想理念，接受新的事物需要一個(gè)過程。其次，組織框架不合理。作為一個(gè)新事物，原有的組織框架沒有給其預(yù)留位置，ERP進(jìn)入需要重新調(diào)整組織結(jié)構(gòu)[1]。最后，執(zhí)行不匹配。企業(yè)財(cái)務(wù)管理涉及的內(nèi)容比較多，在理論方面ERP系統(tǒng)具有可行性，但是在實(shí)際執(zhí)行過程中，需要在各個(gè)部門、各流程的配合下完成，匹配難度比較大，特別是在和集團(tuán)企業(yè)匹配的過程中，面臨的問題比較多。由于集團(tuán)企業(yè)自身規(guī)模比較大，經(jīng)營管理模式種類多，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，給ERP系統(tǒng)匹配也提出了嚴(yán)格要求。

（二）內(nèi)控制度有待完善

完善的內(nèi)部控制制度，可以保證企業(yè)內(nèi)控管理工作順利進(jìn)行，但是部分企業(yè)在開展內(nèi)控管理工作時(shí)，沒有結(jié)合工作要求構(gòu)建完善的內(nèi)控制度，導(dǎo)致執(zhí)行過程不規(guī)范，容易出現(xiàn)各種問題。例如，部分企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制時(shí)，職責(zé)分配不具體，獎(jiǎng)罰制度不規(guī)范，沒有形成與內(nèi)部控制相迎合的管理體系。對(duì)于內(nèi)部控制活動(dòng)中存在的問題，企業(yè)主要采用事后處理對(duì)策，沒有構(gòu)建完整的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，在某種程度上制約了內(nèi)部控制價(jià)值的發(fā)揮，影響內(nèi)部控制工作效果。由于內(nèi)部控制制度不完善，也給企業(yè)管理人員鉆空子提供了可能，會(huì)造成企業(yè)會(huì)計(jì)信息失真，無法給領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展決策提供數(shù)據(jù)參考，進(jìn)而影響到企業(yè)更好發(fā)展。

（三）財(cái)務(wù)信息安全性較弱

企業(yè)資產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)，一般構(gòu)建在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，ERP系統(tǒng)具有虛擬化特點(diǎn)，在提高企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制信息傳遞效率的同時(shí)，也給企業(yè)財(cái)務(wù)信息管理提出了新的考驗(yàn)。從軟件角度來說，ERP軟件開發(fā)系統(tǒng)更注重自身利益，只是對(duì)軟件盜版問題進(jìn)行思考，對(duì)于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和保密性重視程度不高。非法人員只要獲取了軟件密碼并了解ERP系統(tǒng)操作功能，就可以進(jìn)入數(shù)據(jù)庫中，隨意盜取財(cái)務(wù)信息[2]。另外，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)信息的管理只是停留在管理系統(tǒng)操作權(quán)限、殺毒等方面，沒有采取有效的保護(hù)對(duì)策。在硬件上，一些企業(yè)出于資金投放的思考，為了節(jié)約成本，電腦等設(shè)備長時(shí)間沒有更新，不能滿足ERP軟件高效運(yùn)行的要求，沒有開展必要的維修清理工作，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)軟件和硬件的雙向保護(hù)，容易產(chǎn)生各種安全風(fēng)險(xiǎn)。

三、ERP背景下優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的相關(guān)對(duì)策

（一）促進(jìn)模式改革，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)和企業(yè)財(cái)務(wù)管理的匹配

通常情況下，要想通過一次改革全面處理ERP系統(tǒng)和原有財(cái)務(wù)管理體系不匹配的問題，會(huì)存在一定的難度，尤其是一些規(guī)模龐大的企業(yè)，需要經(jīng)過實(shí)踐、改革、實(shí)踐多次循環(huán)以后才能實(shí)現(xiàn)相互融合，提高兩者之間的匹配度，從而促進(jìn)企業(yè)職工、組織架構(gòu)、ERP系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理的多方結(jié)合。再者，在使用ERP系統(tǒng)的過程中，為了將其應(yīng)用功能全面發(fā)揮，需要做好分工工作，尤其是在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制方面，應(yīng)該做到職責(zé)科學(xué)分離，也就是說，如果一名職工要求開通某個(gè)功能的權(quán)限，這時(shí)應(yīng)用該功能的對(duì)象只能為該職工，而并非是和該職工承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)的所有職工。只有這樣，才能保證在限定權(quán)限下不會(huì)造成企業(yè)重要信息的泄露，維護(hù)企業(yè)利益，提高企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控水平。

（二）完善內(nèi)部控制體系，優(yōu)化內(nèi)部控制流程

在ERP背景下，為了促進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作有序進(jìn)行，需要相應(yīng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使每名員工都能明確自身在內(nèi)控工作中的作用以及工作內(nèi)容的相關(guān)事項(xiàng)，企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門負(fù)責(zé)內(nèi)控管理的組織機(jī)構(gòu)，明確權(quán)責(zé)，并借助ERP系統(tǒng)開展事前、事中、事后全過程內(nèi)部控制，包括以下具體路徑。首先，在事前控制上，需要加強(qiáng)預(yù)算管理，也就是把企業(yè)整體管理目標(biāo)細(xì)化，設(shè)定成一個(gè)個(gè)具體的控制指標(biāo)，將其分配給對(duì)應(yīng)工作人員，通過系統(tǒng)分發(fā)給各個(gè)部門，并加強(qiáng)授權(quán)管理，結(jié)合企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和職工崗位職責(zé)，設(shè)立每個(gè)職工的系統(tǒng)操作權(quán)限。其次，在事中管理上對(duì)操作程序進(jìn)行把控，即在ERP系統(tǒng)下實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)操作控制和會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制等，業(yè)務(wù)操作控制也就是以信息傳遞為根本，借助企業(yè)現(xiàn)有的規(guī)章制度，把費(fèi)用報(bào)銷、庫存管理等流程進(jìn)行規(guī)范處理，通過環(huán)境設(shè)置、條件選擇等在系統(tǒng)中充分展現(xiàn);在會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制上，需要規(guī)范會(huì)計(jì)核算過程，加強(qiáng)信息監(jiān)督管理，保證信息質(zhì)量。最后，在事后管理上，可以利用ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種信息發(fā)生額和余額的校對(duì)，一旦發(fā)現(xiàn)異常現(xiàn)象，立即交由監(jiān)督管理部門處理。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)來加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，也就是結(jié)合經(jīng)營發(fā)展中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如籌資風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)等，利用ERP系統(tǒng)建立風(fēng)險(xiǎn)模型，將其轉(zhuǎn)移到具體控制項(xiàng)目中，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的把控和監(jiān)管。

（三）改善安全控制技術(shù)，保障企業(yè)財(cái)務(wù)信息

首先，企業(yè)應(yīng)要求ERP軟件開發(fā)企業(yè)在模板軟件的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展要求和內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)軟件設(shè)施進(jìn)行調(diào)整，增強(qiáng)軟件安全性和保密性;要在ERP系統(tǒng)中安裝必要的軟件設(shè)施，定期進(jìn)行維護(hù)和清理;對(duì)于ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)信息，要做好備份工作，改善安全管理技術(shù)，給ERP系統(tǒng)安全運(yùn)行創(chuàng)建良好條件。其次，企業(yè)應(yīng)該配置先進(jìn)設(shè)備，加強(qiáng)日常維護(hù)管理，定期清理，保證硬件設(shè)備處于一個(gè)相對(duì)安全的環(huán)境，給ERP軟件運(yùn)行提供硬件支持。

另外，為了保證企業(yè)信息安全，在ERP系統(tǒng)應(yīng)用過程中，應(yīng)設(shè)專門的ERP系統(tǒng)維護(hù)與監(jiān)督人員，定期對(duì)運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，如果存在異常現(xiàn)象，要及時(shí)匯報(bào)給上級(jí)部門，由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)處理，保證ERP系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性;定期對(duì)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，避免因網(wǎng)絡(luò)等各種因素影響而造成的數(shù)據(jù)丟失等情況，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，在ERP系統(tǒng)中建立防火墻，定期進(jìn)行系統(tǒng)殺毒，完善預(yù)防和保障體系，強(qiáng)化系統(tǒng)安全，保證ERP系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

四、結(jié)語

在ERP管理系統(tǒng)全面發(fā)展環(huán)境下，企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制問題逐漸暴露出來，影響了企業(yè)財(cái)務(wù)信息傳遞和共享。為了提高企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控水平，應(yīng)結(jié)合ERP管理特點(diǎn)，從內(nèi)部控制體系建設(shè)、內(nèi)部控制流程優(yōu)化、改善安全控制技術(shù)等多個(gè)方面加強(qiáng)ERP環(huán)境下企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，保證企業(yè)資產(chǎn)信息的真實(shí)性和完整性，為企業(yè)長效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位為陽泉煤業(yè)<集團(tuán)>煤炭銷售公司）

參考文獻(xiàn)

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[2] 康寧. ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用探究[J].中國市場，2019（30）：192-193.