在新《檔案法》背景下高等藝術院校藝術檔案數據庫建設探索

梁媚 趙一榮

《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過，根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》第一次修正，根據2016年11月7日第十二屆全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議《關于修改〈中華人民共和國對外貿易法〉等十二部法律的決定》第二次修正，2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂。[1]修訂后的《檔案法》，于2021年1月1日起開始施行，并增加“第五章檔案信息化建設”“第六章監督檢查”兩個章節的內容。加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。增加檔案監督檢查的規定，明確監督檢查檔案信息化建設和信息安全保障情況。

新《檔案法》總則第一條：為了加強檔案管理，規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現代化，為中國特色社會主義事業服務，制定本法。[2]在總則中明確的提出了提高檔案信息化建設水平的要求。高等藝術院校藝術檔案內容豐富、載體多樣，聲像、實物等材料眾多，更需要加強信息化建設，這是現實的需求也是未來發展的趨勢。

一、高等藝術院校藝術檔案的特征

《藝術檔案管理辦法》對藝術檔案的定義進行界定，“藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。”[3]高等藝術院校藝術檔案兼具普遍性與獨特性的特點。

1.來源廣泛性

隨著學校的發展，在藝術創作、演出、教育、研究、文化交流等藝術活動數量越來越多，藝術活動范圍也越來越廣，使高等藝術院校藝術檔案具有來源廣泛的特征。諸如學校師生參加國內外文化藝術交流活動形成的藝術檔案，學校師生參加校內外藝術比賽、文藝演出活動中形成的藝術檔案，學校組織的各類文化節、音樂周活動中形成的藝術檔案，在日常教學實踐、科研創造活動中形成的藝術檔案，學校師生在采風、實習活動中形成的藝術檔案等等。

2.載體多樣性

藝術檔案材料的載體類型多樣，主要分為四種：（1）文字類型。包括正式的公文、計劃、方案、總結、講話稿、記錄等文字材料，還有音樂曲譜，舞蹈編導設計圖譜，戲劇、曲藝的劇本、演出本、手稿，繪畫、雕塑創作形成的草稿、定稿等等;（2）圖片類型。包括藝術演出活動的劇照、造型照、活動照、空景照、氣氛照，攝影作品，繪畫作品照片，劇目的宣傳圖片等等;（3）聲像類型。包括錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等等，比如名師的教學及講座講話稿錄音帶，藝術演出活動的視頻，講座、比賽、畢業展演等活動視頻，藝術家創作的DV、電子作品文件等等;（4）實物類型。包括各種藝術比賽、藝術活動中獲獎獎牌、獎杯，在藝術創作中形成的藝術作品，如繪畫、雕塑、篆刻、設計等實物。

3.內容豐富性

高等藝術院校藝術專業性極強，藝術活動內容的豐富多彩。藝術檔案的內容包括音樂、舞蹈、戲劇、影視、美術、設計和建筑園林這幾大藝術類型產生的材料。隨著高等藝術院校的發展，師生參加的藝術活動越來越多，涉及國內外，加上現代科技的應用，計算機網絡以及新媒體的廣泛使用，藝術活動的形式更為豐富和多樣化，為藝術檔案提供了豐富而有價值的原始資料。

4.藝術完整性

高等藝術院校藝術檔案藝術完整性的特點包含兩個方面，藝術檔案的完整性不僅是藝術作品的完整性，更重要的是藝術活動本身的完整性。藝術作品能夠通過參加藝術活動的規模、級別以及在活動中獲得的獎勵來增加它的價值。藝術作品的藝術價值、教育價值通常不能夠直接體現出來，這些價值屬性主要表現在整個藝術活動的過程中，所以參加藝術活動過程中產生的藝術資料，獲得的獎項都應該跟藝術作品一起進行成套性歸檔，以保持檔案的完整。

5.藝術特殊性

一是藝術風格的特殊性。“藝術風格主要是指藝術家的創作個性與藝術作品所呈現的相對穩定的藝術風貌、特色、作風、格調和氣派，它是藝術家鮮明獨特的創作個性的體現，統一于藝術作品的內容與形式、思想與藝術之中。”[4]藝術風格的形成從宏觀上來說受到社會政治、經濟和文化等客觀因素的影響，從微觀上來說受到藝術文化工作者的心理功能、生活經歷、思想修養和藝術修養等主觀因素的影響，因此形成自己獨特的藝術風格。二是藝術檔案保管的特殊性。藝術檔案與平常的文書檔案和其他的專門檔案都有巨大的區別，因為其載體種類多樣，有視頻、書畫、獎狀、獎杯等各種形態各異的材料，保管的條件、場所和設施要求更為嚴格，以保證藝術檔案實體的完整性和安全性。

二、建設高等藝術院校藝術檔案數據庫的意義

運用多媒體教學手段進行授課已經成為高等藝術院校課堂的常態，這是現代化教育理念的體現，也是適應教育體制改革的必然發展。而藝術院校的教學內容相較于傳統課程而言具有一定的抽象性與復雜性，使用傳統講解的方式來進行教學效果有限，而利用多媒體資源進行輔助教學，則能豐富教學內容，擴展學生知識面、提升課堂教學質量，從而有效保障藝術教學效果。比如學校名師的上課視頻、技巧經驗傳授，音樂、舞蹈、影視等比賽獲獎作品鑒賞、以及數字化的美術作品等都是教學很好的素材。

高等藝術院校藝術檔案的來源廣泛性、載體多樣性、內容豐富性、藝術完整性和藝術特殊性使得在藝術檔案利用過程中不夠便利、不成系統，無法滿足師生的需要。因此為了能夠更方便快捷的為師生提供內容豐富、形式多樣、材料齊全的多媒體藝術資源，我們需要建立藝術檔案數據庫，將學校有價值的藝術檔案系統的收集歸檔起來，利用多媒體檔案管理系統，面向廣大師生開放。不僅教師可以在課堂上使用檔案資源進行教學，學生也可以在課下自由獲取自己所需的學習資源，提高藝術檔案的利用率。高等藝術院校藝術檔案數據庫的建立，不僅可以更好的保存藝術檔案，也將為藝術教學和學生學習提供強大的資源支持。

三、建設高等藝術院校藝術檔案數據庫

新《檔案法》第三十五條：檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。[5]建設高等藝術院校藝術檔案數據庫，學校領導應當進行指導并給予人力、物力、財力上的支持。

1.配備專業檔案管理人才

檔案專業管理人才是實現藝術檔案數據庫建設的關鍵。第一，穩定建設隊伍。要穩定高等藝術院校藝術檔案專業管理人員隊伍，不能隨意換崗，保證藝術檔案工作有序正常的開展，確保有專業的人員對藝術檔案數據庫進行管理和維護。第二，加強檔案電子化系統培訓。高等藝術院校大部分還是紙質文件的管理歸檔，電子化程度比較低，要有針對性地對檔案管理人員進行檔案電子化系統培訓、學習， 提高檔案意識和計算機軟件專業技能，及時更新藝術檔案管理知識，提高藝術檔案管理工作效率。第三，提高藝術修養。要加強高等藝術院校藝術檔案專業管理人員的藝術修養，提高藝術鑒賞的能力。藝術檔案與普通的文書檔案具有很大的區別，具備一定的文化素質和藝術鑒賞能力，才能做好檔案收集、整理等藝術檔案基礎工作，才有助于藝術檔案的編研開發利用。第四，建立激勵機制。對在藝術檔案開發利用方面做出突出貢獻的人員予以獎勵，提高檔案專業管理人才開發利用藝術檔案的信心。

2.建立完善藝術檔案管理規章制度

藝術檔案政策法規和標準規范是實現藝術檔案數據庫建設的根本保障。2002年2月1日文化部，國家檔案局發布第21號令《藝術檔案管理辦法》，是藝術檔案專門法律法規。高等藝術院校應結合本校實際，加快建立相關的藝術檔案管理制度。首先，從宏觀來說，加強高等藝術院校領導的檔案意識，認真學習貫徹新《檔案法》，根據《檔案法》的要求，把檔案事業列入學校的發展規劃中，明確檔案事業的重要性，進而提高全校工作人員的檔案意識。其次，學校各部門各單位要把檔案工作的完成度列入部門年終考核中，列出部門負責人的職責范圍，明確檔案工作的規范與標準。最后，從微觀來說，對藝術檔案的具體管理工作要有明確規范的實施細則，在檔案收集、整理、借閱、利用等每一個環節都要有詳細的工作制度和工作流程。從宏觀到微觀，從校領導到全校工作人員，從檔案事業到檔案管理，都有明確的規范與標準，依法進行監督檢查，才能為藝術檔案的開發利用提供完善而有力的制度保障。

3.支持高校電子系統與藝術檔案數據庫的銜接

新《檔案法》第三十六條：機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。[6]藝術檔案數據庫應該提供數據導入接口，與高校OA系統、科研系統、圖書館系統相互銜接，支持相關系統內數據內容的導入以及歷史數據的導入。以廣西藝術學院為例，廣西藝術學院圖書館建立了名家名師庫，存放學校歷年來名家名師的出版資料。目前收錄資料540種，包括音影資料、圖書資料、學術論文、新聞報道等。收集的范圍主要是在職或退休的副高以上職稱教師的資料。資料分有5大類，分別是：（1）美術類：國畫、書法、油畫、水彩、版畫、雕塑（2）影視設計類：設計、建筑、影視（3）音舞類：音樂、舞蹈、管弦（4）綜合類：政治、英語、體育、文學;（5）其他類。《藝術檔案管理辦法》把藝術檔案分為大類和屬類，大類應設業務類、個人業務類、綜合類。圖書館已經收集了大量的個人業務類藝術檔案，根據廣西藝術學院的藝術檔案管理的實際情況，藝術檔案數據庫與圖書館名家名師庫進行相互銜接，實現資源整合，使得藝術檔案數據庫資料更為完整齊全，并能減少重復收集材料的工作。

4.藝術資料的收集管理規范科學

新《檔案法》第三十七條：電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。[7]《立法技術規范》：“應當”與“必須”的含義沒有實質區別。法律在表述義務性規范時，一般用“應當”，不用“必須”。“應當”一詞用來設定義務，就意味著要求電子檔案必須具有可靠性、真實性、規范性。藝術資料的收集包括：信息錄入、數據掛接、歷史數據導入幾個模塊，藝術資料的管理包括：資料分類、鑒定確認、格式轉換、多媒體切分、資料歸檔、存儲管理等幾個模塊。首先，藝術檔案具有來源廣泛性、載體多樣性、內容豐富性、藝術完整性、藝術特殊性等特征，收集難度較大，原始資料多，對這些藝術資料必須進行統一的分類整理，對資料的源頭進行限定，限定資料收集人員層次或者資料收集范圍內容等。其次，電子檔案與傳統紙質載體檔案具有同等效力，作為憑證使用的前提是電子檔案來源可靠，真實有效，“來源可靠”就要對藝術材料的真實性進行鑒定。再次，對藝術資料進行信息化加工，要“要素合規”，就是指信息要素符合一定的規范，符合一定的標準。如掃描的圖片，轉換后的音頻、視頻，切分處理后的視頻等信息都要按照統一的格式進行加工，錄入信息要具有模板，并提取元數據，防止數據信息被篡改。最后，藝術檔案的歸檔保存，確保藝術檔案數據庫內數據能夠長期保存，藝術檔案音頻、視頻等多媒體材料內容多，需要的存儲空間更大。

參考文獻：

[1][2][5][6][7]中華人民共和國檔案法.中國政府網[EB/OL].[2020-06-21]http：//www.gov.cn/xinwen/2020-06/21/content_5520875.htm

[3]中華人民共和國文化部、國家檔案局.《藝術檔案管理辦法》[Z].2001.12.

[4]彭吉象.藝術學概論[M].北京：高等教育出版社，2019：200.

基金項目：2019年度國家檔案局科技項目《高等藝術院校藝術檔案建設研究》（項目編號2019-R-09）

作者單位：廣西藝術學院