關于大中型項目文控管理的研究探討

白楊

摘 要：項目的順利推進，離不開文控工作，文件管理貫穿于整個設計項目的始終，在項目中發揮著不可替代的重要作用。文控管理使項目的文件資料處于一種受控狀態，提高了項目的管理質量。本文以福建長汀催化劑項目舉例，希望能為文控管理工作人員提供有益的借鑒。

關鍵詞：設計項目;文件資料;管理

文控管理工作是大中型設計項目不可或缺的一項工作環節。大中型項目參與專業和人員較多，項目內外部各種文件來往頻繁且復雜，需要專職的文控人員進行管理。在此，本人以負責文控工作的福建長汀催化劑項目為例子，對文控管理提出一些意見，以供大家研究探討。

1、項目概況

中國石油福建長汀催化劑項目是中石油集團對長汀縣進行對口技術幫扶的重要項目。項目的規模較大且為全廠性建設項目，主要包括項目的裝置主要包括催化裂化催化劑裝置、輔助原材料裝置、配套的公用工程設施、生產輔助設施等共計24個單項工程，圖紙文件資料較多，需要文控人員整理記錄，在需要某項資料時，能夠快速查找提供相關文件。

在詳細設計中，由于裝置設施多設計工作負荷較大，主體院建筑、結構設計人員緊張，為保證工期要求，特委托甘肅省土木工程設計研究院有限公司、天華化工機械及自動化研究設計院有限公司、甘肅省建材科研設計院三家設計院進行分包設計。由于三家設計院的設計習慣、標準不同，需要文控進行協調控制，確保各單項工程出版圖紙設計風格統一、執行標準統一，達到工程設計項目質量，滿足建設單位及施工單位的要求。本文就對此設計項目中的文控管理進行研究探討。

2、文控管理

文控是文件控制管理的簡稱。

設計項目文控管理就是指在設計項目過程中對文件的分類、處置和保管。規范項目文件控制工作，建立有序、可控、可追溯的文件管理體制和方式，對文件的發布、流轉、審批、版次、分發、移交、歸檔、利用進行管理，對文件的流轉狀態進行控制，保證文件運行中所以過程均有記錄，均可追溯，項目結束后可以自動實現移交歸檔，實現文檔一體化管理?！?】

3、大中型項目文控管理方法

在中國石油福建長汀催化劑項目中，文控工作主要分為三個方面。

3.1項目內部文控管理

項目開工后，由文控工程師編制項目統一規定發給各個專業設計人員，明確設計文件格式及編號標準，設計文件包括目錄、說明書、表格、圖紙、計算書、設計變更、材料代用單等。保證設計資料按照統一規定中編號規則進行編制、文件格式與模板統一。為保證設計文件的可控與可追溯，所有來往文件都需項目文控接收與發送。文控要對所有的項目文件進行編號，保證編碼具有唯一性，并對項目文件分類保存，確保項目文件科學管理。

文控人員需要認真全面的管理文件，設計文件發布時，要審閱文件的日期、版次、圖簽、編號等，并登記文件的發送狀態，確保項目文件在運轉過程都有詳細的記錄，都可追溯，以便有效管控項目文件。

文控人員要嚴格執行公司規定的保密制度，做好文件資料的保密和守密工作，對設計文件的知識產權進行保護，只能將相關文件發給相關專業，不可將資料外發無關人員。也要做好紙質文件的防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料的安全，以便在項目結束時對項目文件進行最終歸檔。

文控人員應每周編制項目周報明確各專業本周完成的工作內容與下周的工作計劃，發予公司領導審閱。

3.2設計分包中的文控管理

福建長汀催化劑項目設計內容較多且工期緊張，為了保證項目的順利推進，特委托天華化工機械及自動化研究設計院設計硫酸銨-氨氮處理裝置，甘肅省建材科研設計院設計產品庫房土建部分，甘肅土木工程科學研究院設計廠前區行政生活設施、公用工程設施、儲運設施、生產設施的土建部分。

在與設計分包單位文件往來中，要求各個分包單位設立專門文控人員的收發資料，項目文控與各分包單位文控一對一傳送文件，再由文控專員對收到文件進行分類識別，登記存檔并發送給相關設計人員，這樣可以有效的控制設計文件。主要工作分為下面五點：

（1）對分包設計單位的文控人員進行了嚴格培訓，使其了解總體院的設計風格、文件編號規則等，保證最終成品文件風格統一。并對設計分包單位簽署了保密協議，資料不得外傳，使設計文件知識產權具有保障。

（2）發送給各個分包設計單位的設計條件掃描存檔并登記在設計條件發送表中，寫明設計條件編號、條件具體名稱、發送時間等作為文件管理依據。

（3）收到分包設計單位的電子版圖紙格式、編號進行審核，是否按照項目統一規定編制，無誤后發送給下游專業設計人員，并登記到外來文件接收表中。

（4）對于分包單位出版設計文件，檢查簽署是否齊全、蓋章是否有效，對設計關鍵部分由專業工程師審核把關，經過嚴格審核后方可批準出版，發給建設單位用于施工。

（5）建設單位發來的審圖意見、工程聯絡單等，先發給專業工程師進行審核，審核后對同意建設單位修改的部分簽署后發放設計分包單位。對不同意修改的意見，由總體院統一與建設單位溝通協調并說明原因。

3.3項目外部的文控管理

設計項目中，外部的文控工作主要是與建設單位的文件往來。在福建長汀催化劑項目，同樣是建設單位文控與設計文控一對一傳送資料，保證文件往來的單一性，使文控人員成為文件收發的唯一有效通道。主要工作分為下面五點：

（1）對外發的文件進行分類登記并建立獨立的文件夾存放文件，如：MR文件發送表、函件發送表、圖紙發送表等。

（2）對建設單位發來的文件資料檢查編號、簽署、蓋章是否齊全，專業工程師審格同意后根據內容對文件分類登記，轉發給相關設計人員。

（3）對于供貨商、施工單位、檢測單位等協作單位提供的設計項目有關的文件資料都經過業主文控審閱蓋章后發至設計文控，保證建設單位所發的任何文件，都是有據可查、有效的文件，使業主及時了解項目的真實動態。

（4）收到供貨商的訂貨資料時，首先檢查廠家是否簽字蓋章，其次建設單位是否對資料進行確認蓋章，最后訂貨資料需根據MR文件要求標明具體的設備位號，如都合格方可接收資料，登記后發予設計人員。

（5）設計成品圖紙在檢查圖紙簽署、圖簽格式、圖紙編號全部合格后，及時發予建設單位進行現場施工，施工藍圖與PDF電子版圖紙同時發送，保證紙質圖紙與電子版圖紙名稱內容完全一致。

4、不足之處與改進辦法

4.1提高信息化水平

在福建長汀催化劑項目中，雖然采用了專業的文控辦公軟件Project Wise（簡稱PW），但是利用率較低。希望在未來的大中型項目中，加強對PW軟件的開發使用，爭取實現文控管理電子化辦公。在項目運作過程中，電子文件資料都可以上傳到PW軟件中來進行存檔，保證了設計項目資料的完整性;各個專業都可以登錄PW軟件來查找需要的文件資料，節省了時間;在PW軟件中構建清晰、合理設計項目文件目錄，提高文件和數據查找的準確、便捷程度，能夠實現設計文件的全過程追蹤及查詢。

5、結論

文控作為項目運行過程的中轉站，集中了大量的文字信息，掌握了項目的最新動態，擁有所有項目文件資料，是設計項目運作過程中不可或缺的控制過程。作為文控專員，我們要在工作中學習總結文控管理經驗，保證在整個項目進行中文件都處于受控狀態，并且嚴格執行保密制度，做好文件資料保密工作。在未來的大中型項目中，采用先進的軟件系統進行文控管理，提高信息化標準。同時，也要加強學習，提高自身素質，增強工作水平，尋找更高效的文控管理模式，為公司的發展貢獻力量。

參考文獻：

[1]邵化梅.總承包項目文控管理初探[J].電力勘測設計，2010，4：76-78.