開展電子簽約升級合同簽訂模式的建議

劉亞萍 范黎明

摘 要：新冠肺炎疫情發生后，電子簽約在確保應急物資第一時間送達抗疫前線卻無法面對面簽訂合同時體現了極大的優越性 。某油田公司目前采取紙質文本簽訂和管理合同，效率較低，成本較高，還存在合同簽字蓋章時監督與管理的風險，通過深入調研論證，建議建立公司自己的電子簽約平臺，將紙質簽約模式升級為電子簽約模式，經濟合同與勞動合同通過平臺簽約和管理，實現控本、提速、增效，進一步提升公司合同管理信息化水平。

一、背景現狀

某油田公司管理的合同平均每年1萬份，現階段，公司采取紙質文本簽訂和管理合同，每份合同從訂立到履行，還可能涉及變更、終止、解除等程序。合同文本、變更或解除協議需要公司負責人、法定代表人或者授權代理人簽字并蓋章，尤其年底集中簽章，工作量較大，影響工作效率。比如2019年公司合同共計9877份，每份合同一式八份，形成紙質文本8萬份，需要合同雙方簽字并蓋章之處32萬次。

同時，在公司大力推行兩化融合的背景下，公司業務全流程中的預算、項目、采購、招標、財務正在逐步實現信息化，而合同管理還沒有完全實現信息化，比如紙質簽約模式。

二、存在短板

（一）紙質合同簽約效率較低、成本較高

紙質合同面對面簽章、往返寄送、歸檔調閱等環節需要全程人為跟催，產生了不必要的時間和管理成本。2019年，油田公司合同平均審查時長約12天，位于油氣田板塊的末位。傳統的紙質合同再由雙方簽字蓋章又需要3-5個工作日;最后，人工存儲、歸檔、調閱紙質合同還要消耗時間、空間、資金，比如每年消耗的紙張成本約10萬元，紙質合同歸檔調閱需要大量人力和物力，無法實現永久保存。

（二）存在簽訂文本與審批文本不一致的風險

簽字蓋章環節，基本是合同雙方承辦人員在交接合同，有的還要通過郵寄、郵箱傳送等方式實現，合同文本存在篡改風險。目前，通過人工反復核對并給合同加蓋騎縫章的方式不僅效率低，也很難從根本上防范這類風險。

（三）實體印章權限控制難以平衡

公司合同加蓋合同專用章經歷了多次改革，由原來的各承辦單位送至公司企管法規處蓋章改為從2019年1月1日起，啟用38枚編號章，由各單位自行管理代表本單位的合同專用章，一定程度上解決了各單位蓋章難的問題，但是還要重視放權如何監督的問題。

另一方面，公司采用紙質臺帳記錄用印明細，容易出現信息不全、篡改、丟失的問題，使實體印章的審計工作缺乏可靠依據。

三、電子簽約的優勢

鑒于紙質合同簽約模式的弊端，為實現合同和印章一體化管控，提高簽約質量和效率，可以通過電子簽約取代紙質合同。原因如下：

（一）電子簽約與紙質簽約具有同等法律效力

電子簽約涉及兩個主要內容，一是電子合同，二是電子簽名。電子合同、電子簽名效力及相關證據的認定是公司經營活動順利進行的重要基礎，所以需要關注二者的法律效力。通過梳理論證現行法律規定及司法實踐經驗：依法使用電子簽名簽署的電子合同，對簽約的當事人具有約束力并可以作為證據。聯合國《電子商務示范法》和我國的《電子合同在線訂立流程規范》、《電子簽名法》分別對電子合同、電子簽名的概念做出規定;我國《合同法》明確規定了數據電文是合同的書面形式之一，電子合同屬于數據電文范圍，所以是合同的書面形式，其成立和生效適用《合同法》的規定;同時，《電子簽名法》規定了可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。因此，依法使用電子簽名簽署的電子合同，對相關交易的當事人具有約束力;我國《民事訴訟法》和《刑事訴訟法》均將電子數據列為證據的一種，可作為司法人員分析、認定案件事實的有效依據。因此，依法使用電子簽名簽署的電子合同就可以作為證據。另外，公司的合同均為經濟類合同，不存在法律規定的涉及身份關系和公共事業服務等不能使用電子簽名的合同。

（二）目前技術可以保障電子合同成為真實有效的證據

無論是紙質合同還是電子合同作為證據，都有被偽造和被認定無效的風險，但是電子證據的特殊性能夠通過技術手段應對風險。比如，由數字證書技術確保簽署身份有效性，區塊鏈技術加密存儲證據，時間戳技術對每個節點的真實狀態做出印記來固化證據，就可以保障電子證據符合法律規定的可靠電子簽名和證據原件形式要求，成為有效的證據。

（三）使用電子簽約更加安全可靠

在印章管控方面，電子印章申辦流程嚴格，簽約時可以查詢電子印章持有人及相關信息，每一次使用，都會記錄使用人姓名、使用時間、使用次數，自動生成簽章信息以供隨時查詢，使電子印章的使用情況得到監督。

在合同管控力度上，電子簽約可以保障合同簽署內容不可篡改，文本加密傳輸，默認修改留痕，強力控制審核文本的一致性，從而提升合同安全性。

四、下步建議

針對紙質簽約的短板和電子簽約的優勢，提出以下建議：

（一）建立大港油田公司電子簽約平臺

公司可以作為建立電子簽約平臺的主體，在PC端和手機移動端實現合同的簽訂和管理;作為主導建設方和使用方，對簽約平臺軟件供應商有一定資質要求，需具備“商用密碼產品的生產定點單位、商用密碼產品銷售許可證、商用密碼產品型號證書”資質。

（二）重新梳理業務流程，確保合同效力

一是保障電子合同相對方的法律權益。根據法律規定，擬制合同條款的一方需要保障相對方的知情權。要保障對方能夠隨時查看、調取已簽署的合同，否則合同會被司法認定無效或部分無效。

二是在電子合同中添加對簽約人提示條款。建議添加在合同或附件中，以明確告知簽約相對方電子簽約的法律意義和效力：

1、本人同意以電子化的方式簽訂本協議，并同意該協議與傳統紙質簽章的文件具有同等的法律效力;

2、本人同意貴公司或貴公司的電子簽名服務商為本人申請專屬的數字證書，并且授權其根據本人的意愿將數字證書應用于文件的簽署;

3、除非本協議另有約定，本合同自各方電子簽名（含數字證書）應用于合同文本之時起生效。

（三）采用制式文本試點運行、逐步推廣

比如供用電、水、氣、熱力合同、物業服務合同的文本具有重復性使用及認可度高的特點，需要介入的法律合規審查相對較少，可以試點入手、逐步推廣到其他類別的合同。

觸類旁通，公司的勞動合同也可以通過電子簽約平臺與ERP人力資源系統打通，減少簽訂、變更、解除和存儲紙質勞動合同的負擔，提高合同管理效率。公司的勞動合同是制式文本，需要填寫的是個性化條款，因簽訂、變更、解除、管理勞動合同的工作量很大，原始的簽約模式可以升級為電子簽約，不僅能夠提速增效，還可以節約用工成本，緩解用工緊張。