淺析建筑工程檔案資料管理問題及措施

彭海燕

摘 要：隨著城市化規模的不斷擴大，城市建設也開始呈現迅速發展的趨勢，建筑行業是城市建設中不可分割的一部分，而建筑工程檔案關系到建設的各個環節，做好建筑工程檔案資料管理工作是促進工程順利進行的重要方式。因此，應該做好相關管理工作，首先相關部門應該完善這方面的制度規定，為工程檔案資料管理提供有效依據。其次加強對管理人員的培養，使檔案資料管理可以更盡職盡責，進而建筑工程質量的不斷提升。

關鍵詞：建筑工程;檔案資料管理;問題;措施

隨著建筑業的蓬勃發展，在整體項目建筑工程中，建筑工程檔案資料的相關管理至關重要，資料信息是整個企業對于建筑經驗和技術的積累總結，資料的提供在整個工程的前中后期都有著重要的參考意義，因此建立起一個完善的工程檔案管理制度能夠對工程質量、工程進度等進行有效的監督管理。

1建筑工程檔案資料管理的重要性

1.1建筑工程工序復雜，建筑面積較大且時間較長，在設計知識面較廣的長期工程施工中，會產生相當大量的與建筑工程相關的檔案資料，而一般相關資料管理工作是對施工信息的保存，是保證施工質量的基礎。因此，在專門的檔案保管制度建立過程中，有很多相關的問題需要注意，一個完整的檔案保管部門能夠通過完整的保管制度對檔案資料進行總結，幫助企業提升運行水平與管理質量，從而提升工程質量，最終達到創造經濟效益、增強企業競爭力的目的。

2建筑工程檔案資料管理中的問題

2.1管理機制不夠完善

在進行管理的過程中，企業由于思想上的懈怠，并沒有認識到管理工作的重要性，以至于工作中呈現的效率不高，過于重視建設的進度，忽視了管理內容。工作人員也沒有意識到檔案管理的重要影響，在工作中的投入力度也不夠，以致于工作的順利展開存在一定困難。同時工程質量和資料管理之間存在的緊密聯系也沒有引起管理者的充分重視，資料管理工作不能系統、科學的開展，在開展之后也缺乏強有力的監督或者是監管不到位，總體來說，管理環節存在較大的缺陷。

2.2管理理念存在問題

很多企業在高速發展階段只是忙著占領市場，并未意識到檔案資料管理對建筑工程的重要影響，管理理念欠缺，認為檔案資料管理和建筑工作的正常展開沒有太大的關聯性，有些企業對檔案資料進行了管理，但是在方法上存在著不夠科學、合理的問題。以至于管理工作無論在質量還是在效率問題上都較低，雖然投入了較多的人力、財力和物力，但是并沒有起到有效輔助工程建設的作用。

2.3相關建設不到位

隨著科技的不斷發展，信息技術被應用到各個產業信息資料的建立對于提升企業的競爭力而言有較大的促進作用，同時也可以促進行業的有效發展。但是在實際管理過程中，相關基礎設施建設不到位，硬件跟不上時代發展的需要，管理水平不能得到提升，進而難以突出管理效果，而管理者的長期忽視，長此以往會產生惡性循環。

2.4檔案管理人員專業素質不高

隨著工程的不斷推進，檔案管理工作也在不斷發展，但是檔案管理人員專業素質卻跟不上時代發展的需要，專業的管理人才缺乏，很多人也存在錯誤的思想認識，同時企業對檔案資料管理工作也不夠重視，以至于這項工作一般都是由非專業人員擔任，而非專業人員對這方面的內容在認識上卻存在較大的欠缺，無法有效開展相關工作，隨著科技的不斷進步，相關管理工作越來越多的運用現代科學技術，但是由于管理人員的能力有限，檔案資料管理工作的質量和效率無法得到提升。

3提高建筑工程檔案管理質量的措施

3.1完善管理制度，引入精細化管理。

由于業主和相關部門對于工程質量安全越來越注重，檔案管理制度也應該健全起來，一個完整的管理制度可以確保相關人員的工作規范性與嚴謹性，同時相關的標準能夠促使檔案管理相關工作的履行與落到實處，在此，筆者建議對檔案管理引入精細化管理制度。精細化管理：精細化管理由管理理念創新衍生而來，隨著社會工作分工越來越精細化和專業化的發展，該理念被廣泛采用，建立在常規管理基礎之上。精細化管理除了擁有常規管理的基本思想與管理模式之外，以大幅度減少管理所占用資源為目標，通過管理人員職責細分、推動管理創新等方式，將管理職責明細化、具體化，及時將自身負責工作進行落實和檢查;除了對于管理人員職責的監督要求，精細化管理對于工作的細節和全過程也擁有極高要求，以期有效推行相關管理活動，最終獲得好的管理結果。精細化管理在資料檔案管理中的實際應用措施：1.人員精細化。將資料檔案管理工作的每一項細節工作都精細化到每一個相關人員身上，在實際工作中組成管理小組，設置組長、小組成員，分別負責工程數據記錄、原材料領用和歸還、實際施工記錄（例如地基厚度、場地建造長寬高）等。2.工作精細化。工作精細化要求相關人員細化資料檔案管理的每一項工作細節（例如資料收集、資料處理過濾、資料歸檔、資料存放與提取管理等），只有將工作過程精細化，例如出現設備使用天數和保養次數記錄數據的缺失，先從資料收集人員開始問責，逐步確定，記入考核中，同時要求該人員對相關數據的修復進行負責。

3.2優化管理人員配置。

管理人員是精細化管理的執行者，因此管理人員的素質十分重要，工程檔案資料管理具有一定特殊性，由于建筑市場競爭十分激烈，為防止商業間諜通過獲取公司資料達到項目獲得等目標，首先，基于信息安全的前提下，對管理人員進行第一道篩選，進入公司時間較短的不在考慮范圍。企業應該基于對員工信任度和工作方面的基礎上對員工進行選擇。其次，因為檔案資料設計方面較廣，涉及時間較長，工作量較大，相關數據和文本內容都十分復雜，因此需要在精細化管理的基礎管理之上對于相關工作進行配置優化，在內部管理人員中以責任心和工作經驗為前提進行選拔，對于之前從事各種崗位的內部人員（例如從事施工管理崗位），讓其留在施工崗位進行進行施工進度相關數據的收集，同時可以定期外聘相關專業人才開展培訓，提升管理人員的整體水平，并且進行定期的多方面綜合考核，使其在相關管理工作過程中更加得心應手。

3.3參數資料的編寫。

參數資料包括：施工材料質量報告參數、工程建筑實際參數等，相關參數的編寫要求十分嚴謹，需要制定相關的表格，數值確定和具體項目，表格中的內容應該嚴格按照相關市場準入部門和監管部門的要求進行編制，同時進行嚴格的編制，防止數據出現錯誤，導致在后面的竣工驗收過程中出現相關失誤，造成返工和全過程再確認等問題，加大工作量。

3.4發展趨勢

資料檔案的管理會朝著系統化發展，建設工程的資料檔案管理隨著企業自身發展需要，將會獨立出來，成為一個單獨運行的部門，系統化的信息管理工作，能夠對整個施工過程起到“數據把控”的作用，通過對于各個過程的相關信息采集，綜合整理并提出相關意見，幫助企業在工程的施工進度中不斷調整優化。

結語

目前在建設施工工程當中，相當一部分企業對于資料檔案的管理不重視，相關管理人員專業素質不足，在管理過程中不夠重視導致管理工作沒有落實，同時由于相關制度的不完善，導致整個資料檔案管理工作相比于其他管理工作處于一個尷尬的地位。本文通過對相關問題的探究，分析問題的原因并且提出了四項措施，同時引入了精細化管理的概念應用于資料檔案的管理之中，以期從管理制度建立入手，對資料檔案管理工作起到促進作用。

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