OA辦公自動化系統在企業中的應用

吳暉霞

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，辦公自動化系統的發展有了很大的提高，企業辦公管理系統應用的知識也越來越高。辦公自動化系統已廣泛應用于企業，可以提高整個企業的效率和可控性，有助于規范和改善現有的企業管理。降低辦公成本，改善管理執行，提高管理競爭力。本文介紹了辦公自動化系統從設計到應用的全過程，體現了辦公自動化系統在企業中的作用。

關鍵詞：OA系統;辦公自動化;應用

1引言

20世紀80年代初，隨著計算機技術和計算機局域網技術的發展，辦公自動化系統逐漸興起。辦公自動化系統在企業中的應用不僅解決了傳統辦公模式的低效問題，而且實現了快速，全面的信息采集和處理，為內部管理和重大決策提供了科學依據。隨著科學技術的不斷進步，辦公自動化系統的功能和內涵得到了進一步的發展和完善，為未來的信息社會提供了一個高效，快速，智能的辦公環境。

2 OA辦公自動化系統總體設計方案

2.1方案整體設計思路

辦公系統是LotusDomino系統支持平臺，提供系統安全服務和協作工作平臺數據庫服務。系統使用B/S（瀏覽器/服務器）結構。為了方便公司用戶和管理人員使用維護系統，支持公司總部，下屬單位和個人用戶建立多級定制門戶，并及時有效地發布信息還有助于獲取您需要的信息。

2.2辦公自動化系統建設的特點

2.2.1完全采用瀏覽器的訪問形式

瀏覽器/服務器架構逐漸成為當前信息化建設的默認標準，這將降低系統使用和維護成本，滿足大多數人的使用習慣，并有效支持遠程辦公和移動辦公。

2.2.2根據需求靈活多變的系統部署能力

系統架構使用基于多服務器和多應用程序架構的公平桌面系統框架。在此框架中，每個服務器和應用程序節點是相互關聯的，而不是獨立的，并且它們可以通過框架的底部進行通信和同步。

2.2.3靈活的多級系統管理

由于集團人員眾多，組織復雜，調整相對頻繁，系統需要適應企業管理的特點。系統不能限制注冊用戶的數量。系統支持下級單位經理的管理權限下放，實現企業內部的層級管理。

2.2.4框架加組件的體系架構

辦公系統的構建使用硬件和軟件（操作系統，數據庫等）。系統平臺開發了一個開放，易于擴展的應用系統框架。它包括用于特定應用程序的通用功能和統一用戶界面，并提供標準接口和靈活的配置功能。用戶可以開發自己的模塊，并且可以輕松地將模塊添加到整個框架中。通過簡單的配置和部署，它可以適應您自己的系統，易于擴展，并確保原始系統的可重用性。

3 OA辦公自動化在A企業中的應用分析

由于缺乏員工的知識和經驗，以及現有知識和經驗的共享，公司無法迅速改進;溝通渠道不明確，溝通速度和效率降低，任務分配不明確，導致協作不足。員工之間缺乏反饋和領導。為了加強員工之間的溝通，共享各種資源，簡化審批流程，企業通過電子郵件，短信，在線聯系等方式建立了知識共享和辦公協作平臺。

3.1 A公司辦公自動化現狀

該公司成立于2005年6月，位于中國蘇州高新區。主要從事液晶模塊信號檢測系統的開發和生產，涉及檢測，設備，產品，智能和通訊五大領域。目前，公司辦公室管理的缺點主要體現在以下幾個方面：一是在工作安排和監督方面，主要基于會議溝通，面對面安排，電話員工安排和報告等，嚴重浪費工作。縮短時間，降低監管效率。二是在審批工作中，手工交付工作報告，溝通，員工報告和文件仍然是主要方法，可能導致不合時宜和不完整的審批，內部溝通不到位。三是在文檔管理領域，數據存儲在各個職能部門中。當需要來自其他部門的信息時，必須由其他部門閱讀，這會浪費時間搜索紙質文檔。同時，當人們頻繁移動時，也會導致數據丟失或存儲不完整。四是遠程辦公，電子郵件和電話交互的成本仍然很高。公司采用辦公自動化系統，主要用于內部公共信息發布，電子郵件發送，部分報告，報告等，對提高辦公效率起到一定的作用。但是，從協調的角度來看，辦公自動化系統還沒有得到充分利用。無法實現辦公自動化，符合信息控制和控制系統建設的要求。

3.2 OA辦公自動化系統在A公司的應用策略分析

A公司應充分利用辦公自動化系統的功能，實現協同辦公和移動辦公。這些包括：

（1）合作工作。通過辦公自動化系統的協同工作功能，建立相應的工作流程，同時啟動和管理協同事務。具體項目包括：個人設置，文件起草，代理事宜，提醒等。（2）文件管理。該功能主要包括官方文件的起草，分發和審批，以滿足官方文件發布，接收和文件管理的需要。（3）文件管理包括監督和統計。使用此功能，您可以創建新郵件，收件箱，發件箱，草稿，垃圾郵件箱，并快速找到所需的郵件。（4）辦公自動化系統可用于建立開放的信息發布和通信平臺。通過公司的規章制度，可以發布電子公告，新聞信息，知識檔案等信息，有利于及時了解公司情況。實現及時交流，促進公司發展。（5）準備工作計劃。辦公自動化系統可以填寫工作計劃，讓部門和員工參與工作計劃。工作計劃的類型包括每周計劃，月度計劃和年度計劃，這些計劃可以實現工作計劃的整體管理。

3.3 OA辦公自動化系統運用效果分析

首先，該系統的廣泛使用繼續加強各部門雇員之間的聯系。該系列辦公界面易于使用，可以有效地為員工提供信息。在該系統的支持下，所有員工都可以參與辦公流程，了解企業各方面的發展，學習規章制度。它有助于管理者指導員工的日常行為，充分調動他們的積極性，為公司的發展做出貢獻，提高公司的自動化水平。有效管理合同和文件，促進人力資源部門的有效整合，促進跨部門溝通。大大節省人力和物力。

總之，辦公自動化系統不僅可以實現企業各部門之間的信息交流，還可以進一步提高信息收集和組織的效率，合理化辦公，促進企業管理部門的發展，提高水平?？茖W技術。全面管理，減少工作量，提高工作效率。但是，辦公自動化系統的全面實施并非一步到位。它需要一個漫長而復雜的過程，這需要公司總結實踐經驗，改進相關系統，并最終實現辦公自動化。

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